Cách lựa chọn phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi triển khai phần mềm quản lý dự án, có doanh nghiệp tăng năng suất, tăng doanh thu nhưng cũng có doanh nghiệp “tiền mất tật mang” vì phần mềm không đáp ứng được các nhu cầu quản trị. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết được cách lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với quy trình làm việc và định hướng của doanh nghiệp.

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Như đã biết, quản lý dự án là quá trình áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để thực hiện các hoạt động trong một dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu, đạt được mục tiêu trong phạm vi giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực. 

Phần mềm quản lý dự án là công cụ giúp quản lý và điều phối các hoạt động của dự án từ khi lập kế hoạch đến đánh giá và cải thiện chất lượng sau khi kết thúc dự án. Phần mềm thường có các chức năng như: Tính năng tạo lập và quản lý kế hoạch dự án; quản lý và phân bổ tài nguyên (nhân lực, thiết bị, ngân sách); giao việc cho các phòng ban, đội nhóm và thành viên tham gia triển khai dự án; theo dõi tiến độ; cảnh báo công việc quá hạn, sắp đến hạn hoàn thành v.v. Dựa trên các mốc thời gian đã tạo trong kế hoạch, nhà quản lý có thể theo sát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ đã phân công, kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề, rủi ro phát sinh (nếu có). 

Phần mềm quản lý dự án giúp tăng cường sự phối hợp, giao tiếp giữa các thành viên. Việc lưu trữ và phân tích dữ liệu thông minh trên phần mềm hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định hiệu quả dựa trên các số liệu và báo cáo khách quan. 

2. Vai trò của phần mềm quản lý dự án 

Top 5 lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận được khi triển khai phần mềm quản lý dự án 

• Cải thiện cách thức quản lý dự án: Phần mềm giúp người dùng có góc nhìn tổng quan về tiến độ, tình trạng công việc, các mốc thời gian quan trọng của dự án. Đồng thời, phần mềm quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch, tiến độ, phân công nhiệm vụ chi tiết, giúp nhà quản trị dễ dàng điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi, tối ưu hóa việc phân công, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình: Phần mềm thực hiện nhiều tác vụ tự động như lập lịch, báo cáo tiến độ, giảm thiểu các thao tác thủ công, tăng năng suất và giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại cho nhóm dự án.
• Tăng tương tác và giao tiếp nội bộ: Phần mềm quản lý dự án tạo ra hệ thống quản lý trực tuyến trên một nền tảng duy nhất, cho phép các thành viên tham gia dự án có thể chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ và trao đổi ý kiến với dữ liệu nhất quán, chính xác.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích, báo cáo, theo dõi tiến độ, giúp các nhà quản lý có thông tin chi tiết và chính xác để đưa ra các quyết định quan trọng về dự án.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: Phần mềm hỗ trợ việc lập kế hoạch ứng phó với các rủi ro, bao gồm các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu hoặc chuyển giao rủi ro. Việc cung cấp các báo cáo tổng hợp về rủi ro giúp quản lý dự án và các bên liên quan nắm bắt tình hình, nâng cao ý thức và sự phối hợp trong quản lý rủi ro của dự án, tránh xảy ra những rủi ro, sai sót thường gặp trong quản lý dự án.
• Rõ ràng, minh bạch trong công việc: Sự minh bạch trên phần mềm giúp phân công trách nhiệm rõ ràng, thưởng phạt theo năng lực làm việc, tránh xảy ra tình trạng trốn tránh trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Ban quản lý dự án sẽ luôn theo sát được luồng công việc, tiến độ công việc và nhận được thông báo real-time về những cảnh báo quan trọng trong khi vận hành. Quản lý dự án có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của các nhân viên theo thời gian và đưa ra các mức thưởng phạt để giúp khích lệ tinh thần cho nhân viên.

3. Hướng dẫn các bước lựa chọn phần mềm quản lý dự án hiệu quả

Bước 1: Xác định nhu cầu quản lý dự án

Trước khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp cần liệt kê các yêu cầu quản trị hoặc những khó khăn trong thực tiễn cần giải quyết triệt để. Đây là bước quan trọng để xác định nhu cầu quản lý dự án, nhằm khoanh vùng các chức năng thiết yếu trong phần mềm; giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai sau này (nhờ hạn chế và loại bỏ các chức năng không phù hợp). 

Bước 2: Loại bỏ các phần mềm không có khả năng tích hợp, mở rộng

Số liệu tổng hợp từ bộ phận tư vấn giải pháp của phần mềm Faceworks cho thấy, có hơn 40% khách hàng của Faceworks đã từng mua phần mềm đóng gói và chỉ sử dụng được trong một thời gian ngắn vì không có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, thiếu chức năng quan trọng hoặc trở nên quá tải khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động. Các nhà cung cấp phần mềm đóng gói thường từ chối yêu cầu bổ sung chức năng/tích hợp/tăng số lượng người dùng hoặc báo giá rất cao cho các chức năng, yêu cầu phát sinh. Do đó, ở bước này, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý dự án có khả năng tích hợp với các hệ thống, phần mềm đang sử dụng trong doanh nghiệp, cho phép bổ sung các tính năng mới với đơn giá phù hợp và không giới hạn người sử dụng. 

3 bước đơn giản để lựa chọn phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 3: Đánh giá nhà nhà cung cấp

Người dùng cần tham khảo các bài phân tích, xếp hạng của chuyên gia về công nghệ để đánh giá chất lượng và độ tin cậy của các nhà cung cấp phần mềm. Một số tiêu chí cần thiết để đưa ra quyết định cuối cùng gồm: 

• Chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Một tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cần đảm bảo nội dung đầy đủ, chất lượng, dễ hiểu, có tính logic, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Bên cạnh đó, người dùng cần xem xét mức độ chuyên nghiệp, tận tình, thân thiện khi đưa ra phản hồi của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật trong thời điểm phát sinh sự cố. Các chính sách, thời gian bảo hành, cập nhật, nâng cấp phần mềm cần rõ ràng và có độ tin cậy.

• Chi phí sử dụng phần mềm

Khi đánh giá về mức chi phí, cần xem xét tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời sử dụng phần mềm, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp gồm có:

1. Chi phí mua/thuê phần mềm

• Giá mua hoặc thuê bản quyền phần mềm, bao gồm cả các gói hỗ trợ ban đầu.
• Phí thường niên hoặc định kỳ cho việc sử dụng phần mềm.

1. Chi phí triển khai và cài đặt

• Chi phí thiết lập hạ tầng công nghệ, cấu hình phần mềm.
• Chi phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên.
• Chi phí tích hợp, kết nối với các hệ thống, phần mềm khác.

1. Chi phí vận hành và bảo trì

• Chi phí cho việc quản trị, duy trì hệ thống phần mềm.
• Chi phí hỗ trợ, giải đáp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
• Chi phí cập nhật, nâng cấp phần mềm theo thời gian.

1. Chi phí gián tiếp

• Chi phí do thời gian chuyển đổi, học tập sử dụng phần mềm mới.
• Chi phí do sự gián đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong quá trình triển khai.
• Chi phí do các rủi ro, sự cố có thể xảy ra khi sử dụng phần mềm.

Việc lựa chọn phần mềm có mức chi phí phù hợp với ngân sách và khả năng tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng. Trên hết là, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương án đem lại giá trị tương xứng với chi phí và nguồn lực bỏ ra.

• Mức độ bảo mật 

Hậu quả của các sự cố rò rỉ dữ liệu, thông tin bảo mật vô cùng khôn lường vậy nên , doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án với độ bảo mật cao. Doanh nghiệp có thể xem xét các gợi ý dưới đây để đánh giá độ bảo mật của phần mềm:

• Quản lý quyền truy cập (Phần mềm cần thiết lập quyền truy cập phù hợp cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu).
• Cơ chế xác thực đa yếu tố.
• Lưu trữ và sao lưu dữ liệu (Cần có các biện pháp lưu trữ an toàn, dự phòng dữ liệu tại các địa điểm khác nhau; tạo lịch sao lưu dữ liệu định kỳ; có phương án phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố).
• Tuân thủ quy định pháp lý (Nhà cung cấp cần tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật thông tin tại từng quốc gia, cùng với đó là cam kết về việc bảo mật dữ liệu người dùng).

• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến

Phần mềm cần đủ linh hoạt để thích ứng với các yêu cầu và quy trình dự án khác nhau. Khả năng tùy biến cao giúp phần mềm dễ dàng đáp ứng các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

4. Lợi thế nổi trội của phần mềm Faceworks

4.1. Tùy chỉnh linh hoạt

Phần mềm Faceworks có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng  nguyện cụ thể của doanh nghiệp, từ quy trình phức tạp đến yêu cầu quản lý đặc thù. Faceworks được thiết kế và xây dựng với mục tiêu cung cấp cho khách hàng một giải pháp công nghệ đáp ứng quy trình riêng biệt của mỗi doanh nghiệp. Faceworks có khả năng mở rộng API cho phép kết nối linh hoạt với các hệ thống phần mềm hoặc phần cứng khác cũng như các công nghệ đọc dữ liệu hiện có như QR code, barcode, RFID,… dễ dàng đồng bộ hoá với hệ thống hiện tại mà không gây ra sự gián đoạn lớn.

4.2. Bảo mật

Phần mềm Faceworks có nhiều giải pháp đảm bảo về bảo mật cho khách hàng. Nhà quản lý hoàn toàn có thể hạn chế quyền truy cập và thao tác dữ liệu đối với nhân viên của mình:

• Mã hoá dữ liệu trên đường truyền, đăng nhập 3 yếu tố, phát hiện thiết bị lạ truy cập hệ thống.
• Phát hiện và cảnh báo hành động bất thường từ người dùng.
• Backup dữ liệu định kỳ phòng trừ disaster recovery.

4.3. Giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện phần mềm được thiết kế với layout thông minh, các chức năng được sắp xếp logic, dễ dàng truy cập, nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.

4.4. Khảo sát, tư vấn miễn phí 

Faceworks cung cấp dịch vụ khảo sát, tư vấn thiết kế phần mềm miễn phí để hiểu rõ các yêu cầu, quy trình cụ thể của doanh nghiệp, đưa ra logic phân tích chi tiết và khả thi để hoàn thiện giải pháp phù hợp dành cho doanh nghiệp.

Kết lại, phần mềm quản lý dự án Faceworks có thể giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí bởi logic của phần mềm hoàn toàn được khảo sát và thống nhất trên tinh thần tối ưu hoá quy trình làm việc của doanh nghiệp.

______________________________

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(TIT Technology and Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/