Các bước đơn giản giúp tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai ERP không cố định mà còn phụ thuộc vào mô hình triển khai ERP cũng như số lượng các tính năng, mô đun cài đặt trong phần mềm. Chủ doanh nghiệp cần dự trù tổng chi phí triển khai ERP và ước tính các phát sinh một cách kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo có thể giải quyết được mọi vấn đề và đủ kinh phí suốt quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống ERP.

Ảnh 1: Lựa chọn phần mềm phù hợp là cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí triển khai ERP.

Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?

Như đã biết ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu của tất cả các bộ phận trên một hệ thống duy nhất. Thay vì phải cài đặt nhiều phần mềm khác nhau như phần mềm quản lý khách hàng, bán hàng, kho, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự…, giải pháp ERP sẽ gộp chung tất cả các chức năng này vào một gói phần mềm duy nhất nhưng vẫn đảm bảo sự liên thông, kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận.

Ngân sách cho mỗi dự án ERP thường dao động trong khoảng từ 40, 50 triệu đồng cho đến 1 tỷ đồng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, tùy thuộc vào mục đích sử dụng, yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Thông thường, tổng chi phí triển khai ERP sẽ được cộng gộp từ các khoản sau:

• Chi phí bản quyền phần mềm
• Chi phí mua hoặc thuê máy chủ 
• Chi phí chuyển đổi, chuẩn hóa dữ liệu
• Chi phí tùy chỉnh theo đặc thù, quy trình hoạt động của doanh nghiệp
• Chi phí thử nghiệm
• Chi phí đào tạo
• Chi phí bảo trì, tư vấn hỗ trợ sau khi doanh nghiệp triển khai ERP

>>> Video: Những khó khăn điển hình khi triển khai ERP và cách khắc phục bằng phần mềm Faceworks

Triển khai ERP đã được chứng minh hiệu quả vượt trội trong thực tiễn, giúp nhiều doanh nghiệp bứt tốc, phát triển đột phá và vươn lên dẫn đầu thị trường. Cụ thể, hệ thống ERP thu thập và phân tích dữ liệu tốt hơn rất nhiều so với các phương pháp truyền thống, làm tăng năng suất, đẩy nhanh chu kỳ chuyển đổi tiền mặt trong doanh nghiệp và giảm chi phí vận hành, thuê nhân công v.v. 

Cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí triển khai ERP là lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nói cách khác, chủ doanh nghiệp cần liệt kê một cách chi tiết và chính xác những tính năng và mô-đun cần thiết như quản lý sản xuất, quản lý tài chính, CRM, bán hàng, marketing, quản trị nhân sự, quản lý kho hàng v.v 

Các đơn vị cung cấp giải pháp ERP uy tín như phần mềm Faceworks luôn tư vấn, thuyết phục khách hàng tiến hành khảo sát và phân tích chi tiết quy trình vận hành và mức độ chuẩn hóa dữ liệu tại doanh nghiệp. Công đoạn này có thể mất thời gian hơn so với việc mua gói phần mềm cố định, khuôn mẫu tuy nhiên thành quả mà doanh nghiệp nhận được sẽ hơn cả mong đợi. Bởi lẽ, không phải tất cả các tính năng, mô-đun trong phần mềm đều mang đến lợi ích cho tất cả các doanh nghiệp. Và nếu bỏ qua bước này, nhà quản lý sẽ không hiểu rõ giá trị cũng như những chuyển biến tích cực từ việc triển khai ERP.

Các bước đơn giản giúp tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ERP

Bước 1: Xác định mô hình ERP phù hợp

ERP tại chỗ và ERP đám mây là hai mô hình triển khai ERP phổ biến nhất hiện nay. Nhà quản trị cần hiểu rõ những ưu, nhược điểm riêng của từng mô hình để đưa ra sự lựa chọn thích hợp nhất cho bộ máy doanh nghiệp.

Đúng như tên gọi, mô hình ERP tại chỗ cho phép doanh nghiệp lưu trữ phần mềm trên máy chủ tại chỗ, rất thích hợp với các doanh nghiệp lớn nhưng sẽ là gánh nặng về chi phí và quản lý đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ERP tại chỗ thường được định giá cùng giấy phép sử dụng một lần, vĩnh viễn và phí hỗ trợ liên tục.

Trong khi đó, mô hình SaaS hay còn gọi là hệ thống ERP đám mây không đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đầu tư vào việc tái cấu trúc, xây dựng cơ sở hạ tầng với khoản chi phí trả trước khổng lồ. Ví dụ như phần mềm Faceworks có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơI chỉ với một thiết bị có kết nối Interrnet (laptop, PC, tablet, smartphone…) nên người dùng không phải cài đặt phần mềm hay phụ thuộc vào một máy chủ duy nhất; đồng thời dễ dàng phát hiện các vấn đề nảy sinh và giải quyết kịp thời.

Ảnh 2: Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Một số nhà cung cấp mô hình SaaS định giá dựa trên số lượng người dùng, khối lượng giao dịch hay số lượng dữ liệu. Dĩ nhiên, để khẳng định ERP đám mây có phải là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình hay không, nhà quản trị cần thực hiện khảo sát cơ sở vật chất, quy trình vận hành hiện tại, dự đoán tốc độ tăng trưởng (lượng người dùng, lượt mua sắm/giao dịch, đơn hàng…) đồng thời cân nhắc các chi phí phát sinh khác.

Bước 2: Lựa chọn những tính năng cần thiết

Để tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ERP, các nhà cung cấp giải pháp ERP uy tín luôn tư vấn khách hàng lựa chọn các tính năng phù hợp cho doanh nghiệp của mình thay vì cố gắng nhồi nhét thật nhiều tính năng nghe có vẻ “công nghệ cao” nhưng doanh nghiệp không bao giờ sử dụng.

Thông tin từ đội ngũ thiết kế phần mềm Faceworks cho biết, những công cụ phổ biến nhất gồm có kế toán, quản lý tài chính, quản lý kho hàng và quản trị nhân sự; ngược lại, giao diện thương mại B2C hay mô đun CRM chỉ cần thiết đối với một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù. Dĩ nhiên, sẽ có những tính năng cần thiết trong tương lai mà nhà quản lý cần cân nhắc có nên trang bị ngay từ đầu hay không. Chẳng hạn, hiện tại doanh nghiệp không cần thiết lập tính năng đa ngôn ngữ, đa tiền tệ ở mô đun tài chính; nhưng nếu có kế hoạch chuẩn bị mở rộng kinh doanh ở thị trường quốc tế, thì việc thiết lập sẵn tính năng này ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc yêu cầu nhà cung cấp bổ sung sau khi triển khai ERP một thời gian dài.

Ảnh 3: Lựa chọn những tính năng cần thiết giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai ERP. 

Bước 3: Dự trù tổng chi phí và ước tính các phát sinh

Ở bước này, bạn cần tính toán tổng chi phí triển khai ERP dựa trên các số liệu có được từ nhà cung cấp. Tổng chi phí triển khai phần mềm (với cùng các mô đun chức năng) sẽ có sự chênh lệch giữa các nhà cung cấp và giữa các doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau. 

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cũng cần suy nghĩ và ước tính các khoản chi phí phát sinh không mong muốn, chẳng hạn như training nhân viên hay chuyển đổi dữ liệu ngoài dự kiến. Thống kê cho thấy, doanh nghiệp cần dự trù tối thiểu 10% cho chi phí không lường trước trên tổng chi phí triển khai ERP, nhằm đảm bảo có thể giải quyết được mọi vấn đề phát sinh và đủ kinh phí để hoàn thiện hệ thống ERP.

Bước 4: So sánh báo giá triển khai ERP từ các nhà cung cấp

Sau khi đã hiểu rõ mình mong đợi gì từ việc triển khai ERP và quyết định mô hình, tính phù hợp nhất cho doanh nghiệp, giờ là lúc bạn cần xin báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Việc so sánh này không phải để tìm ra phần mềm có giá rẻ nhất mà nhằm tìm được phần mềm chất lượng và phù hợp nhất.

Trên hết, việc đặt ra kỳ vọng thực tế là cách tốt nhất để ngăn chặn ngân sách của công ty vượt qua ngoài vòng kiểm soát. Trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, có 3 mục tiêu lớn cần ưu tiên hướng tới khi triển khai ERP:

• Tăng năng suất (Giảm chi phí lao động)
• Tăng sản lượng
• Tăng doanh thu

Nếu nhà cung cấp không dám đảm bảo 2/3 mục tiêu kể trên thì nhiều khả năng, các nhà lãnh đạo vẫn sẽ gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp dù đã triển khai ERP.

Trên đây là 4 bước đơn giản giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ERP. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, chi phí hợp lý, dịch vụ hỗ trợ hàng đầu và kinh nghiệm triển khai tích lũy nhiều năm, đội ngũ phát triển phần mềm Faceworks sẽ đem đến bộ giải pháp phù hợp nhất cho khách hàng! 

Tất cả các phân hệ của phần mềm đều được phát triển trên một nền tảng và lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Nhà quản trị có thể dễ dàng thao tác, quản lý và tra cứu thông tin một cách chính xác và nhanh chóng, giảm thiểu được các công việc trùng lặp. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể hạn chế quyền truy cập và thao tác dữ liệu của nhân viên theo ý muốn do đó hệ thống dữ liệu luôn được quản lý toàn vẹn, bảo mật.

Chúng tôi luôn tính toán đến trường hợp mở rộng, nằm ngoài những bài toán và nghiệp vụ cơ bản để đưa ra một giải pháp toàn diện, hoàn hảo nhất cho khách hàng. Phần mềm sẽ được xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu thực tiễn nên doanh nghiệp sẽ không cần phải thay đổi quy trình làm việc khi sử dụng.

Phần mềm Faceworks giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí triển khai ERP không cần thiết như xây dựng hạ tầng máy chủ, chi phí đầu tư phần mềm ban đầu, chi phí nhân sự vận hành và chi phí bảo hành. Mặt khác, hạ tầng điện toán đám mây của Faceworks cũng được đầu tư tại trung tâm dữ liệu uy tín. Do đó, phần mềm luôn hoạt động với tốc độ cao và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay hotline 0974 69 6600 để được tư vấn thiết kế phần mềm miễn phí hoặc tham khảo sản phẩm trực tiếp trên trang web https://faceworks.vn/

 Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

 Tags: chi phí triển khai ERP, triển khai ERP, phần mềm Faceworks