Kiến thức cho doanh nghiệp

Trang chủ Tin tức Kiến thức cho doanh nghiệp Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

17/01/2019 | 4190 lượt xem

Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Trong doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, mỗi cán bộ nhân viên, phụ trách quản lý cần kết hợp với nhau theo nhiều cách khác nhau để có thể làm tốt nhất mọi việc. Tùy vào đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp mà thủ kho, người quản lý sẽ có những bí kíp riêng để linh hoạt áp dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất. Dưới đây là một vài kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả chia sẻ từ các chuyên gia, các quý bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng.

Thiết lập một quy trình đồng nhất, chi tiết, rõ ràng cho việc quản lý hàng tồn kho, đảm bảo hoạt động trơn tru từ việc nhập hàng, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản cho đến việc xuất hàng.
Tất cả các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác đảm bảo đầy đủ các thông tin về: mã hàng, màu, kích thước,… trước khi nhập kho. Việc dán nhãn này sẽ thuận tiện rất nhiều cho việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa trong kho. Tùy thuộc vào loại hàng và tính chất kho để lựa chọn cách sắp xếp hàng hóa phù hợp nhất. Có thể theo quy tắc FIFO – nhập trước xuất trước hoặc quy tắc LIFO – nhập sau xuất trước về sau việc quản lý vật tư sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.
Có thể lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa.
Đừng để bị lạc và biến kho của mình trở thành mê cung. Có những doanh nghiệp số lượng hàng tồn kho rất lớn, điều đó đồng nghĩa với diện tích kho sẽ rất rộng với hàng trăm hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Nếu không có sơ đồ quy định vị trí cố định của từng mặt hàng sẽ rơi vào tình trạng hàng hóa trong khi bị loạn lạc. Mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng, bên cạnh đó cần có các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tự tìm hiểu hàng hóa trong kho.
Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ. Việc thất thoát hàng hóa trong kho là một điều thường xuyên xảy ra nguyên nhân có thể là do sự nhầm lẫn trong quá trình nhập, xuất, tồn, hoặc trộm cắp, cháy nổ, hư hỏng,… Để đảm bảo an ninh và hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát này, bạn cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho. Nếu kho có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông thì cần cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn.
Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn, thường xuyên kiểm kho. Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Giúp doanh nghiệp xác nhận được số lượng hàng tồn kho thực tế so với số liệu trên báo cáo. Ngoài ra hoạt động kiểm kê cũng là dịp để rà soát, phân loại các loại hàng hóa bị hỏng hóc, suy giảm chất lượng.
Sử dụng phân hệ phần mềm quản lý kho Faceworks – một phần quan trọng trong giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Phần mềm là công cụ trợ giúp đắc lực của doanh nghiệp trong việc kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập vật tư, xử lý sổ sách, lập báo cáo định kỳ, theo dõi, truy xuất dữ liệu tức thời, nhanh chóng độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.

Những điểm chính trong phần mềm quản lý kho Faceworks

Lập và in Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển, phiếu xuất lắp ráp và phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm.
Quản lý nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho, vật tư xuất nhập theo nhiều đơn vị tính khác nhau (tấn-kg, thùng-hộp, két-chai,…)
Quản lý xuất nhập vật tư theo bộ (mỗi bộ được định nghĩa bởi nhiều vật tư chi tiết).
Quản lý xuất nhập tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
Quản lý xuất nhập hàng hóa vật tư theo kho, theo vị trí với sơ đồ kho được thiết kế trên phần mềm.
Phân bổ chi phí vận chuyển và chi phí khác (phí hải quan, phí bốc dỡ…) cho vật tư, lô, kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể.
Quản lý hạn mức vật tự, hàng hóa tồn trong kho (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu)
Phân tích tuổi vật tư, hàng hóa tồn trong kho.
Quản lý xuất nhập vật tư, hàng hóa theo nhiều tiêu thức (mặt hàng, nhóm hàng, dạng xuất nhập)
Quản lý và theo dõi đơn hàng, đồng thời dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và đưa ra kế hoạch hàng mua.
Tính giá vốn tự động theo phương pháp: Giá đích danh, giá bình quân gia quyền, giá bình quân thời điểm, giá nhập trước xuất trước.
Cập nhật kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi đã có giá trị kiểm kê.
In báo cáo: Bảng kê xuất nhập vật tư, hàng hóa, bảng kê xuất khuyến mãi, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn, báo cáo tồn kho theo hạn mức, báo cáo vật tư chậm luân chuyển, báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, báo cáo nhu cầu vật tư…