Cách lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý sản xuất không chỉ đơn thuần là bỏ ra một khoản tiền và người dùng sẽ có ngay một giải pháp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Thực tế là, doanh nghiệp cần có quá trình tham khảo, cân nhắc và nắm chắc về hiệu quả đem lại đối với công việc sản xuất trước khi quyết định đầu tư. Bài viết dưới đây giúp người đọc tham khảo các bước chi tiết để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp.

1. Quản lý sản xuất là gì? 

Quản lý sản xuất là quá trình lập kế hoạch, điều phối, giám sát tiến độ và quản lý các hoạt động được thực hiện trong suốt quá trình chuyển đổi từ đầu vào sản xuất (nguyên liệu thô, nguồn nhân lực, vốn, máy móc…) thành hàng hoá, sản phẩm và từ hàng hoá sản phẩm chuyển giao tới các kênh phân phối. Hoạt động quản lý sản xuất cần đảm bảo đầy đủ nguồn lực cần thiết để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đạt yêu cầu về số lượng, tiêu chuẩn về chất lượng theo kế hoạch.

2. Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý sản xuất?

Khi phương thức quản lý còn nằm trên giấy tờ hoặc các bảng tính excel, người dùng sẽ vẫn gặp phải rất nhiều khó khăn và trở ngại, đây là lý do khiến phương thức quản lý bằng phần mềm trở nên hữu hiệu hơn hết:

• Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý sản xuất: Thiếu hệ thống bảng điều khiển trực quan để quan sát tình trạng sản xuất theo thời gian thực, gây khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và khối lượng sản phẩm trong từng công đoạn.
• Kế hoạch sản xuất chưa tối ưu, thiếu chính xác và linh hoạt: Kế hoạch sản xuất thường được lập thủ công, dựa trên kinh nghiệm và không đủ dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu và lên kế hoạch chính xác. Khi có sự cố xảy ra, người dùng sẽ rất mất thời gian trong việc điều chỉnh.
• Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho kém hiệu quả: Chậm trễ trong việc cập nhật thông tin thời gian thực về tồn kho và nhu cầu đặt hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu.

Giao diện Quản lý tài chính trên phần mềm quản lý sản xuất Faceworks.

3. Quy trình lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất

Faceworks sẽ đề xuất cho doanh nghiệp một quy trình đầy đủ trong khâu lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất, người dùng có thể tham khảo và linh hoạt trong việc áp dụng vào quá trình thực tế.

7 bước đơn giản giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất.

3.1. Xác định khó khăn, nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp sản xuất

Trước tiên, doanh nghiệp cần thu thập phản hồi từ các bộ phận nhân viên, những người trực tiếp tham gia sản xuất, quản lý và là các đối tượng sử dụng phần mềm sau này. Từ đó, kết hợp với định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể xác định rõ mục tiêu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, những khó khăn còn tồn đọng trong các công đoạn sản xuất hiện tại. Sau cùng, doanh nghiệp cần liệt kê, minh hoạ, cụ thể hoá các tính năng cần thiết và ưu tiên mà phần mềm quản lý sản xuất cần có để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp sản xuất.

3.2. Xác định ngân sách 

Việc lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất có mức chi phí phù hợp với ngân sách và khả năng tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng. Doanh nghiệp luôn đặt kỳ vọng thu về giá trị tương xứng với chi phí và nguồn lực bỏ ra, vậy nên doanh nghiệp cần xác định mức ngân sách đầu tư để lựa chọn phần mềm, gói dịch vụ phù hợp nhu cầu thực tế và cân đối chi tiêu, dự phòng rủi ro. 

3.3. Nghiên cứu và so sánh các phần mềm quản lý sản xuất

• Tính năng phần mềm: Xem xét mức độ đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của từng phần mềm quản lý sản xuất. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số tính năng quan trọng: cập nhật, theo dõi tiến độ sản xuất thực tế, quản lý chất lượng, theo dõi kho hàng, quản lý thiết bị, máy móc và tài sản của doanh nghiệp, cung cấp báo cáo phân tích dữ liệu…
• Chi phí: Khi so sánh, đánh giá về chi phí, người dùng cần yêu cầu phía đơn vị cung ứng phần mềm quản lý sản xuất gửi lại bản báo giá đầy đủ tổng chi phí trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, bao gồm: chi phí tư vấn/khảo sát, chi phí mua/thuê phần mềm, chi phí triển khai và lắp đặt, chi phí vận hành và bảo trì,… 
• Dịch vụ hỗ trợ: Người dùng cần đánh giá mức độ tận tâm trong việc hỗ trợ kỹ thuật và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp ngay từ khi tư vấn, khảo sát và đưa ra giải pháp phần mềm.
• Bảo mật và quyền riêng tư: Phần mềm cần phân quyền truy cập phù hợp cho từng đối tượng sử dụng, chẳng hạn như phân quyền truy cập dữ liệu cho từng xưởng sản xuất riêng biệt, từng cấp bậc chức vụ. Bên cạnh đó, đơn vị cung ứng phần mềm quản lý sản xuất cần tuân thủ quy định pháp lý về vấn đề bảo mật dữ liệu người dùng và quyền riêng tư.
• Khả năng tương thích: Đảm bảo rằng phần mềm quản lý sản xuất có khả năng tương thích với hệ thống và công nghệ hiện có của tổ chức. Nếu doanh nghiệp có dự định, mong muốn mở rộng, thì việc lựa chọn giải pháp phần mềm có sẵn, cố định tính năng có khả năng sẽ khiến doanh nghiệp gặp hạn chế trong tương lai khi có sự thay đổi trong quy trình làm việc hay quy mô doanh nghiệp. 
• Thời gian triển khai: Doanh nghiệp thường mong muốn một giải pháp phần mềm được triển khai nhanh chóng để có thể sử dụng và hưởng lợi ích từ nó càng sớm càng tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất công việc thông qua lộ trình triển khai cụ thể của các đơn vị cung ứng phần mềm quản lý sản xuất.
• Tính linh hoạt và điều chỉnh: Các phần mềm may đo, cố định tính năng sẽ khá thiếu linh hoạt trong việc đáp ứng đa dạng yêu cầu của từng doanh nghiệp. Vậy nên bên cạnh đó vẫn có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý sản xuất thiết kế theo yêu cầu riêng của từng khách hàng, giúp tối ưu hoá quy trình, cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất tương ứng với quy mô và nhu cầu của chính mình.

3.4. Đăng ký dùng thử/demo phần mềm quản lý sản xuất

 Một số đơn vị tại Việt Nam đang cung cấp bản dùng thử phần mềm quản lý sản xuất với một số chức năng cơ bản hoặc tổ chức các buổi demo chức năng hoàn toàn miễn phí cho doanh nghiệp. Việc trải nghiệm sẽ giúp khách hàng có góc nhìn tổng quan, toàn diện về khả năng đáp ứng nhu cầu của nhiều loại phần mềm quản lý sản xuất và hình dung cụ thể về giải pháp công nghệ mà doanh nghiệp thật sự mong muốn. Đơn cử, doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm/xem demo chi tiết phần mềm quản lý sản xuất đến từ đơn vị cung ứng phần mềm Faceworks tại đây. 

3.5. Tham khảo đánh giá, phản hồi từ bên thứ ba

Doanh nghiệp cần tìm hiểu đánh giá từ phía người dùng khác và trải nghiệm sử dụng thực tế của họ khi ứng dụng phần mềm vào quy trình sản xuất. Ngoài ra, người dùng có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, các nền tảng đánh giá phần mềm uy tín để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp.

3.6. Nhận tư vấn, khảo sát phần mềm quản lý sản xuất đến từ phía đơn vị cung ứng phần mềm

Một buổi tư vấn giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi chi tiết nhu cầu của mình và tìm hiểu khả năng đáp ứng của nhà cung cấp. Việc đơn vị cung ứng phần mềm khảo sát thực tế các công đoạn, quy trình sản xuất tại doanh nghiệp sẽ giúp giải pháp phần mềm quản lý sản xuất mà họ đưa ra càng tăng thêm tính thực tiễn. Doanh nghiệp có thể ưu tiên trải nghiệm với các nhà cung cấp không tính phí cho quá trình tư vấn, khảo sát.

3.7. Lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp

Khi một phần mềm đáp ứng được những yếu tố trên và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh và cải thiện hiệu suất làm việc, thì nó có thể được xem xét là phù hợp với doanh nghiệp. Đánh giá kỹ lưỡng và chọn lựa phần mềm quản lý sản xuất phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với việc chuyển đổi số và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Lợi thế nổi bật của giải pháp phần mềm quản lý sản xuất Faceworks 

Đồng hành cùng khách hàng ngay từ những bước đi đầu tiên, Faceworks cung cấp dịch vụ tư vấn, khảo sát miễn phí, trao đổi với khách hàng về những nhu cầu, mong muốn, khó khăn, nắm bắt quy trình vận hành của doanh nghiệp nhờ vào kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm với tệp khách hàng trải rộng khắp các ngành nghề, vùng miền. 

Danh sách các chức năng trên phần mềm ERP trong quản lý sản xuất.

Với đặc trưng tùy chỉnh, linh hoạt, phần mềm quản lý sản xuất của Faceworks luôn hướng đến đa dạng đối tượng sử dụng, linh hoạt trong các giải pháp chức năng:

• Nếu doanh nghiệp sản xuất của bạn có quy mô nhỏ và vừa, Faceworks đề xuất bạn một phần mềm chứa các tính năng cơ bản, vừa đủ để doanh nghiệp quản lý kho sản xuất mà vẫn tối ưu, hiệu quả, đó là: Lập kế hoạch, quản lý sản xuất, quản lý chất lượng (QC) và quản lý kho. 

• Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều phòng ban, bộ phận, Faceworks sẵn sàng cung cấp hệ thống quản lý sản xuất ERP, để doanh nghiệp quản lý sâu rộng bao quát từ khâu quản lý tài sản, thiết bị, đến quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, chất lượng, quản lý tài chính, kinh doanh kho hàng và khách hàng, nhà cung cấp,…

Faceworks tự tin có thể cung cấp cho khách hàng một giải pháp phần mềm quản lý sản xuất tối ưu chi phí với báo giá chi tiết đến từng chức năng và luôn sẵn lòng giải đáp khi khách hàng gặp vấn đề, thắc mắc về quy trình, giải pháp hay chức năng phần mềm. Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết các chức năng chính và video minh hoạ thao tác sử dụng mã QR để cập nhật thực tế sản xuất và kiểm tra kho của Phần mềm quản lý sản xuất Faceworks .

5. Lời kết

Với đội ngũ nhân lực dày dặn kinh nghiệm trong việc tư vấn, khảo sát, triển khai, Faceworks đã đồng hành cùng với hàng ngàn doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số. Quý khách hàng quan tâm và muốn tìm hiểu sâu hơn về giải pháp phần mềm quản lý sản xuất, hãy liên hệ với Faceworks qua hotline 0974 69 6600 , chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất.

_______________________________

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

➤ Địa chỉ: Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

➤ ĐT (tư vấn 24/7): 0974 69 6600

➤ Email: info@tit-vn.com