Bài viết hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý nhà thuốc kèm theo thông tin chi tiết về số lượng thuốc, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng… Đồng thời giới thiệu giải pháp phần mềm đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, kinh doanh nhà thuốc và làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. 

Phần mềm Faceworks giúp tối ưu hiệu quả quản lý nhà thuốc ở nhiều phương diện.

Cách tạo file Excel quản lý nhà thuốc

Để tạo file Excel quản lý nhà thuốc, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau:

• Số thứ tự

• Mã thuốc

• Tên thuốc (thường là tên biệt dược + hãng sản xuất + hàm lượng)

• Số lượng

• Giá nhập tham chiếu của mỗi loại thuốc

• Giá bán lẻ cho mỗi loại thuốc

• Giá bán cho các đơn hàng bán sỉ, bán buôn

Quản lý nhà thuốc cũng có thể bổ sung thêm một số thông tin để phân loại, nhận biết thuốc dễ hơn qua màu sắc, cách thức đóng gói… Bên cạnh đó, một số nhà thuốc còn yêu cầu nhân viên nhập thông tin hạn dùng của thuốc, mã vạch của từng loại thuốc để quản lý chi tiết hơn.  Dưới đây là mẫu Excel quản lý danh mục sản phẩm tại nhà thuốc:

Quản lý danh mục thuốc bằng file Excel.

Đối với file Excel quản lý bán hàng, quản lý nhà thuốc có thể tạo các trường thông tin gồm:

• Số thứ tự

• Mã thuốc

• Tên thuốc (thường là tên biệt dược + hãng sản xuất + hàm lượng)

• Số lượng

• Đơn giá

• Thành Tiền = Đơn giá * Số lượng

• Tên khách hàng

• Ghi chú

Mẫu file Excel quản lý bán hàng tại nhà thuốc.

Để quản lý kho thuốc, bạn có thể tham khảo mẫu Excel thông tin xuất – nhập – tồn với các trường thông tin trong bảng sau:

• STT

• Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch

• Mã thuốc

• Tên thuốc

• Đơn vị tính

• Số lượng

• Đơn giá

• Thành tiền

• Tồn kho ban đầu

• Tồn kho sau bán

• Ghi chú

Mẫu quản lý kho thuốc bằng Excel.

Trên đây là cách tạo file quản lý bán hàng tại nhà thuốc bằng Excel một cách đơn giản. Sử dụng bảng tính Excel đem lại sự thuận tiện, nhanh chóng hơn việc ghi chép thông qua giấy tờ, sổ sách. Tuy nhiên thuốc là một hàng hóa rất đặc biệt và về lâu dài khi số lượng thuốc cần quản lý tăng lên theo cấp số nhân thì file Excel chắc chắn sẽ bị quá tải dung lượng, gây khó khăn trong quá trình thao tác, xử lý dữ liệu. 

Những bất cập khi dùng file Excel quản lý nhà thuốc 

Có một vấn đề thường phát sinh trong quá trình quản lý thuốc bằng Excel liên quan đến sự thay đổi giá nhập của mỗi loại thuốc: Khi giá nhập tăng hoặc giảm, dữ liệu trên file Excel sẽ không được tự động cập nhật từ các phiếu nhập, do đó giá bán hiện tại có thể rẻ hơn cả giá nhập, điều này làm ảnh hưởng xấu đến doanh thu và lợi nhuận. 

Chẳng hạn, bạn nhập một chai bù nước điện giải với giá 15.000 đồng, giá bán buôn hiện tại ở nhà thuốc là 16.000 đồng nhưng sáng ngày hôm sau giá nhập hàng hóa này tăng lên 16.500, vì không điều chỉnh kịp thời nên nhân viên bán thuốc vẫn tiếp tục bán buôn 2000 chai cho khách với giá cũ. Đến cuối ngày kiểm kê tiền hàng thì mới phát hiện ra con số chênh lệch đáng kể này. Nhà thuốc buộc phải đưa ra lựa chọn: Một là chấp nhận lỗ để giữ uy tín với khách hàng, hai là yêu cầu khách hàng hoàn tiền và xác định khách hàng sẽ lựa chọn nhà thuốc khác vào lần mua hàng tiếp theo.

Giá nhập không cập nhật theo giá hiện tại có thể ảnh hưởng đến doanh thu nhà thuốc.

Trong khi đó, nếu quản lý nhà thuốc bằng phần mềm Faceworks thì mọi sự thay đổi sẽ được cập nhật liên tục thông qua hệ thống dữ liệu liên thông giữa các bộ phận, luôn đảm bảo giá hiện tại được tính toán chính xác dựa theo các phiếu nhập, phiếu xuất trong ngày. 

Hơn nữa, việc quản lý cùng lúc nhiều mã thuốc khác nhau trong file Excel cũng vô cùng phức tạp, khó tránh khỏi sai sót. Quá trình nhập liệu thuốc trên Excel cũng không được tối ưu gây khó khăn trong việc tìm kiếm, nhân viên mất rất nhiều thời gian để kiểm tra số lượng thuốc còn lại trong tủ thuốc, kho thuốc. Và dĩ nhiên, nhà quản lý không thể theo dõi hạn dùng, thông tin thuốc và tồn kho trên cùng một màn hình. 

Bởi vậy, file Excel quản lý nhà thuốc bằng chỉ phù hợp với những cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, với số thuốc hạn chế vì nếu quá nhiều sẽ rất khó để kiểm soát. Trong khi đó, dù được quảng cáo bằng những lời lẽ hoa mỹ nhưng trên thực tế các phần mềm quản lý nhà thuốc miễn phí lại không có đầy đủ các chức năng hỗ trợ việc mua bán, xuất nhập. Phần mềm miễn phí cũng không đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và khi xảy ra trục trặc, phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng thì người dùng sẽ không nhận được sự trợ giúp, hỗ trợ từ nhà cung cấp. 

Nếu bạn đang có ý định mở rộng hệ thống kinh doanh của mình và muốn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng thì sử dụng một phần mềm quản lý nhà thuốc thông minh, hiện đại như phần mềm Faceworks sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời. Đây là giải pháp giúp việc quản lý, tìm thuốc trở nên vô cùng đơn giản, nhanh chóng với hệ thống quản lý kho chính xác, chi tiết đến từng loại thuốc, vị trí lưu kho…

Lợi thế khi quản lý nhà thuốc bằng phần mềm Faceworks

Dưới đây là những ưu thế khi quản lý nhà thuốc bằng phần mềm Faceworks:

• Tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống, hỗ trợ phát hiện sai phạm nhanh chóng, chính xác
• Cấu hình cao, dễ thao tác
• Tùy biến linh hoạt (cung cấp tính năng phù hợp, cần thiết nhất cho quy trình, hoạt động kinh doanh)
• Chi phí hợp lý
• Dịch vụ hỗ trợ phần mềm hàng đầu (24/7)

Trong đó, hệ thống dữ liệu liên thông là ưu thế nổi bật ở phần mềm Faceworks giúp việc quản lý diễn ra tập trung, liền mạch trên cùng một hệ thống: 

• Dễ dàng kiểm tra giao dịch của mỗi loại thuốc trong ngày
• Dễ dàng sửa thông tin và thêm hướng dẫn sử dụng, liều dùng, hạn dùng của mỗi loại thuốc
• Dễ dàng thêm mới, tra cứu các loại thuốc trong kho dữ liệu khổng lồ
• Cập nhật danh sách, số lượng thuốc liên tục
• Cho phép kiểm kê tổng số từng loại thuốc hiện có, gợi ý nhập kho kịp thời
• Hỗ trợ kiểm tra xuất và nhập thuốc (thời gian, s ố lượng xuất – nhập từng lô hàng)
• Có thể tùy chỉnh chọn các kho, luân chuyển thuốc từ kho này sang kho khác theo yêu cầu
• Tạo mới các phiếu xuất kho và phiếu nhập kho

Phần mềm quản lý nhà thuốc của Faceworks hỗ trợ việc kiểm kê kho thường xuyên hoặc định kỳ, tự động cảnh báo những mã thuốc tồn quá nhiều hay gần hết hạn sử dụng để xử lý kịp thời. Tính năng quản lý kho thuốc giúp dễ dàng kiểm tra danh mục các loại thuốc, tối ưu hóa bài toán tồn kho, từ đó khắc phục triệt để những bất cập khi sử dụng file Excel quản lý nhà thuốc.

Phần mềm Faceworks còn cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích khác, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và quy trình vận hành của doanh nghiệp như:

• Quản lý khách hàng: Thông tin cá nhân (tên, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ), quản lý hồ sơ giao dịch, phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau.
• Quản lý nhà cung cấp: Quản lý thông tin của các nhà cung cấp, quản lý nhập hàng từ các nhà cung cấp (số lần nhập hàng, giá trị mỗi lần nhập, tổng giá trị nhập hàng theo từng nhà cung cấp, công nợ đối với từng nhà cung cấp v.v) 
• Quản lý nhân sự: Quản lý nhân viên (thông tin cá nhân, liên lạc, đánh giá nhân viên, hợp đồng nhân viên v.v); lên bảng chấm công chi tiết theo dữ liệu liên kết với máy chấm công hàng tháng, tự động tính và xuất bảng lương cho mỗi nhân viên; quản lý ca làm từng cá nhân và các hóa đơn tránh thất thoát và dễ dàng tính lương, thưởng, phạt.

Phần mềm Faceworks là giải pháp tối ưu giúp thực hiện các công việc quản lý nhà thuốc một cách chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Đây là giải pháp quản trị hoàn hảo giúp doanh nghiệp Tăng năng suất – Tăng doanh thu.

Liên hệ ngay số 0974 69 6600 để nhận tư vấn thiết kế bộ giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp hoặc tham khảo danh mục phần mềm trực tiếp trên trang  Faceworks.vn!

___________________________________

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com