Đến hẹn lại lên, bộ phận HR các doanh nghiệp đang rục rịch chuẩn bị hoặc hoàn tất bản báo cáo nhân sự cuối năm để thống kê hiệu quả tuyển dụng và đào tạo, tình hình biến động nhân sự, mức độ chấp hành nội quy… trong năm 2022. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và đầy đủ về cách viết một bản báo cáo nhân sự hoàn chỉnh, đem lại cái nhìn bao quát nhất giúp ban giám đốc dễ dàng đưa ra chiến lược nhân sự cho năm tiếp theo.

Ảnh1: Một bản báo cáo nhân sự cuối năm hoàn chỉnh không thể thiếu những nội dung quan trọng trên đây.

Top 5 nội dung quan trọng trong báo cáo nhân sự cuối năm gồm:

1. Tổng quan về tình hình nhân sự trong năm 2022
2. Hiệu quả tuyển dụng của công ty, phòng ban 
3. Tình hình đào tạo nhân sự của công ty 
4. Mức thu nhập của hệ thống nhân sự 
5. Mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhân sự

Báo cáo nhân sự cuối năm cần được trình bày rõ ràng, trực quan và thể hiện đầy đủ thông tin, số liệu chính xác nhất để tất cả lãnh đạo, nhà quản trị, dù không có chuyên môn, nghiệp vụ tuyển dụng – đào tạo nhân sự cũng nắm được tình hình chung về nhân sự của doanh nghiệp. Mời quý độc giả cùng tham khảo những nội dung quan trọng dưới đây để bổ sung, hoàn thiện bản báo cáo nhân sự trong năm 2022 của phòng ban, công ty mình!

• Tổng quan về tình hình nhân sự trong năm 2022

Một bản báo cáo nhân sự hoàn chỉnh cần đảm bảo chứa đầy đủ số liệu kèm theo sự phân tích, so sánh với những năm trước đó để ban giám đốc đưa ra chiến lược nhân sự phù hợp, hiệu quả hơn cho năm tiếp theo. Trên cơ sở đó, báo cáo nhân sự cuối năm 2022 cần thống kê được số lượng nhân sự hiện tại (trong số này có bao nhiêu nhân viên chính thức, nhân viên part time, thử việc…), số lượng nhân viên xin thôi việc, nhân viên nghỉ thai sản/đau ốm v.v

Tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được thể hiện rõ nét qua các chỉ số cơ bản như tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, cơ cấu theo công việc. Trong đó, chỉ số cơ cấu theo công việc giúp ban lãnh đạo, nhà quản trị biết được bộ phận, phòng ban nào đang thiếu nhân sự cũng như bộ phận, phòng ban nào đang dư thừa từ đó đưa ra điều chỉnh thích hợp.

Còn tỷ lệ nhân sự nghỉ việc được tính theo công thức: Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc  = Số lượng nhân viên thôi việc (không tính nhân viên thử việc) : số lượng trung bình nhân viên làm việc trong năm. Tỷ lệ này càng cao thì đồng nghĩa với chi phí tuyển dụng càng lớn.

• Hiệu quả tuyển dụng của công ty, phòng ban 

Đây là nội dung cực kỳ quan trọng trong báo cáo nhân sự cuối năm giúp trưởng bộ phận, cấp trên nắm được nhu cầu – hiệu quả tuyển dụng của các chiến dịch tuyển dụng. Phần báo cáo này cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thời gian tuyển dụng: Khung thời gian tuyển dụng, từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc một đợt tuyển dụng.
• Kênh tuyển dụng: Các nền tảng được lựa chọn để đăng bài tuyển dụng, quảng cáo, truyền thông nhằm thu hút thêm nhiều hồ sơ đăng ký của ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên: Cho thấy biến động về số lượng ứng viên qua từng giai đoạn khác nhau từ vòng nộp hồ sơ, phỏng vấn, thử việc.
• Chi phí tuyển dụng: Tổng kết ngân sách toàn bộ chiến dịch tuyển dụng, chi phí trung bình cho 1 ứng viên qua từng giai đoạn tuyển dụng.
• Kết quả tuyển dụng: Danh sách ứng viên được nhận kèm theo đánh giá chung về toàn bộ chiến dịch tuyển dụng. 

Ở phần này, bộ phận HR cũng có thể phân tích hiệu quả tuyển dụng từ các kênh thông qua Chỉ số hiệu quả được tính theo công thức: Chỉ số hiệu quả = Tổng chi phí tuyển dụng hoặc Chi phí cho từng kênh tuyển dụng : Tổng số hồ sơ nhận được. 

Tương tự, cách tính tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu cũng được áp dụng theo công thức: Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số lượng ứng viên trúng tuyển : Tổng số lượng ứng viên đăng ký. Số liệu này càng cao chứng tỏ hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp càng hiệu quả và ngược lại. Nếu tỷ lệ đạt yêu cầu thấp, HR cần xem xét liệu  yêu cầu công việc của doanh nghiệp có quá cao? Kênh tuyển dụng có phù hợp? Quy trình tuyển dụng đã thật sự hợp lý hay chưa? Trong báo cáo nhân sự cuối năm, HR có thể đưa ra nhận xét và phân tích các nguyên nhân dẫn đến kết quả cuối cùng của mỗi đợt tuyển dụng. 

Ảnh 2: Báo cáo nhân sự cuối năm cần được trình bày trực quan, dễ hiểu để tất cả lãnh đạo, nhà quản trị đều nắm được tình hình chung về nhân sự của doanh nghiệp.

• Tình hình đào tạo nhân sự của công ty 

Báo cáo nhân sự cuối năm không thể thiếu bảng tổng hợp tình hình đào tạo của doanh nghiệp, bởi đây là nội dung quan trọng giúp ban giám đốc biết được hiệu quả của công tác đào tạo – nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động.  

Ở phần báo cáo này, bạn cũng cần thống kê chi phí đào tạo nhân viên bao gồm việc mua khóa học, thuê chuyên gia, giảng viên, chuẩn bị giáo trình, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ đào tạo v.v

• Mức thu nhập của hệ thống nhân sự 

Khi viết báo cáo nhân sự cuối năm 2022, bộ phận HR cần nắm được mức thu nhập hiện tại của toàn thể người lao động trong doanh nghiệp so với thị trường, từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất phương án điều chỉnh mức lương nếu thấy bất hợp lý. 

Ngoài ra, báo cáo cần thống kê mức thu nhập bình quân từ lương và phụ cấp, mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương với chế độ lương, thưởng khác nhau dựa trên thâm niên, mức độ hoàn thành chỉ tiêu, đặc thù giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và thậm chí ngay giữa các nghiệp vụ hoạt động và hiệu quả hoạt động chung ở từng chi nhánh, cơ sở sản xuất…

• Mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhân sự 

Bộ phận HR có thể trình bày nội dung này trong báo cáo nhân sự cuối năm thông qua các chỉ số sau đây:

•  Tỷ lệ vi phạm nội quy theo bộ phận, hoặc từng lĩnh vực; phân loại theo từng mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
• Tỷ lệ nghỉ ốm, nghỉ phép của nhân viên: Nếu tỷ lệ này cao, bạn cần phân tích các nguyên nhân để tìm cách khắc phục. 
• Thời gian đi làm muộn của nhân viên từng tháng/quý/năm. Có thể lập bảng so sánh số liệu tăng giảm giữa các phòng ban, bộ phận để đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp. 

Trên đây là những nội dung quan trọng không nên bỏ sót khi viết báo cáo nhân sự cuối năm 2022, hi vọng sẽ giúp ích cho các nhân viên, bộ phận HR trong nước. Tiếp theo, đội ngũ nghiên cứu và phát triển phần mềm Faceworks rất hân hạnh được giới thiệu và cung cấp bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp tối ưu và tinh gọn quy trình quản lý, tổng hợp, lưu trữ và phân tích hệ thống thông tin, dữ liệu. 

Ảnh 3: Phần mềm quản lý nhân sự Faceworks giúp việc lập báo cáo nhân sự cuối năm trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Lập báo cáo nhân sự cuối năm chưa bao giờ dễ dàng đến thế với phần mềm Faceworks 

Bởi phải đưa ra được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nhân sự nên có rất nhiều số liệu thực tế cần phải tổng hợp trong báo cáo nhân sự cuối năm như số lượng nhân sự của từng bộ phận qua từng thời kỳ, số lượng ứng viên đăng ký, chi phí mỗi kỳ tuyển dụng v.v.

Nếu xảy ra thiếu sót, nhầm lẫn dữ liệu thì mọi phân tích, đánh giá của báo cáo đều trở nên vô giá trị, không thể hiện được bức tranh tổng thể về tình hình nhân sự trong thực tiễn. 

Giải pháp lý tưởng nhất lúc này là triển khai phần mềm Faceworks, một trong những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay; với hệ thống báo cáo, bảng biểu đa dạng, dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng và dễ dàng xuất ra các file excel hoặc pdf trong nháy mắt. Nhờ đó, bộ phận HR sẽ được san sẻ phần lớn gánh nặng công việc, từ đó giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự Faceworks có đầy đủ chức năng hữu ích gồm:

• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý nhân viên
• Quản lý chấm công và tiền lương
• Quản lý đào tạo nhân sự
• Đánh giá nhân sự

Trên hệ thống, mỗi nhân viên công ty sẽ được cấp một tài khoản riêng, phân quyền theo vị trí, chức danh để truy cập các thông tin cần thiết như thời hạn hoàn thành công việc/nhiệm vụ, thông báo của công ty, hiệu quả/hiệu suất làm việc cá nhân theo thời gian thực tế v.v

Luôn ôtn trọng và ghi nhận sự sáng tạo, văn hóa khác biệt của mỗi doanh nghiệp, phần mềm Faceworks sẽ được thiết kế tuỳ chỉnh linh hoạt, sao cho phù hợp và tối ưu nhất với quy trình quản lý nhân sự hiện tại. Phần mềm có thể tích hợp với máy chấm công để quản lý thời gian làm việc của nhân viên, đánh giá mức độ tham gia vào công việc và phản ánh chính xác năng lực của từng cá nhân. Hoạt động tính – trả lương, thưởng cho người lao động cũng sẽ diễn ra nhanh chóng nhờ thông tin về hiệu suất và thời gian làm việc, làm thêm giờ của từng nhân viên sẵn có trên hệ thống.

Với phần mềm Faceworks, không chỉ báo cáo nhân sự cuối năm mà mọi văn bản cũng như nghiệp vụ quan trọng đều được xử lý một cách đơn giản, hiệu quả. Để biết thêm chi tiết về các giải pháp quản trị doanh nghiệp của chúng tôi, quý khách vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworkss.vn/