Case study ALD: Quản lý đơn hàng cánh tủ và kho hai miền bằng mã QR

Một đơn hàng cánh tủ có thể gồm hàng chục chi tiết, mỗi chi tiết mang một bộ thông số riêng về kiểu cánh, loại cốt, màu sắc, mặt sau và kích thước. Khi sản phẩm trải trên ba dòng Acrylic, PETG, cánh huỳnh và hàng hóa nằm ở kho của cả hai miền, ALD cần một hệ thống giúp mọi đơn hàng và từng tấm thành phẩm luôn được theo dõi chính xác. Từ cuối năm 2025, ALD vận hành toàn bộ đơn hàng, sản xuất, kho và giao hàng trên nền tảng Faceworks.

Thông tin dự án

ALD – nhà cung cấp cánh tủ Acrylic, PETG và cánh huỳnh

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu ALD hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối cánh tủ, tấm hoàn thiện cho ngành nội thất. Ba dòng sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp là Acrylic, PETG và cánh huỳnh trên cốt gỗ công nghiệp, bên cạnh sản phẩm gương.

Khách hàng của ALD chủ yếu là các xưởng và đơn vị thi công nội thất. Mỗi đơn hàng được đặt theo kích thước và yêu cầu riêng của từng công trình. ALD duy trì hệ thống kho riêng cho từng dòng sản phẩm tại cả miền Bắc và miền Trung để phục vụ khách hàng nhanh nhất.

Bài toán: đơn hàng nhiều chi tiết, kho ở nhiều nơi

Trước khi triển khai hệ thống, ALD quản lý chủ yếu bằng Excel. Khi số lượng đơn hàng tăng lên và hoạt động mở rộng ra hai miền, doanh nghiệp cần một công cụ đủ sức quản lý những đơn hàng có cấu trúc phức tạp và kết nối dữ liệu giữa văn phòng, xưởng và các kho.

Mỗi đơn hàng là một bộ thông số kỹ thuật

Một đơn cánh tủ gồm nhiều chi tiết với kiểu cánh, kiểu cắt, loại cốt, mặt sau, nhóm màu và kích thước khác nhau, kèm phụ phí và chi phí phát sinh. Thông tin cần được ghi nhận đầy đủ, quy đổi chính xác ra mét vuông và chuyển xuống xưởng mà không sai sót.

Sản xuất cần bám sát từng đơn

Diện tích đã cắt, sản lượng của từng máy và tiến độ từng đơn hàng là những con số ban điều hành cần nắm hằng ngày, kể cả với những đơn hàng kéo dài qua nhiều tháng.

Kho hai miền cần một bức tranh chung

Mỗi dòng sản phẩm có kho riêng, hàng hóa luân chuyển giữa hai miền. Doanh nghiệp cần biết chính xác từng tấm thành phẩm đang ở kho nào và bảo đảm giao đúng, giao đủ cho từng đơn.

Giải pháp Faceworks: nền tảng may đo cho đơn hàng cánh tủ

Faceworks xây dựng cho ALD một nền tảng quản trị trên web và ứng dụng di động, kết nối với thiết bị IoT tại xưởng. Hệ thống được thiết kế riêng cho đặc thù đơn hàng cánh tủ, với luồng đơn hàng riêng cho từng dòng Acrylic, PETG và cánh huỳnh.

Đơn hàng được bóc tách đến từng chi tiết cánh

Mỗi đơn hàng được nhập với đầy đủ chi tiết cánh, kiểu cánh, kiểu cắt, loại cốt, mặt sau, nhóm màu và mã màu. Hệ thống tự quy đổi ra mét vuông, tính phụ phí và chi phí phát sinh, đồng thời phân bổ chi tiết vào từng thùng hàng. Đơn mới đi qua bước chờ xác nhận, mọi yêu cầu chỉnh sửa từ khách hàng đều được ghi nhận và theo dõi đến khi xử lý xong. Với khách hàng đặt số lượng lớn, đơn hàng có thể được nhập hàng loạt từ file.

Kế hoạch ép và sản xuất theo từng đơn

Từ đơn hàng đã xác nhận, hệ thống tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu và vật tư dự trù. Vật tư được xuất kho theo kế hoạch ép, thành phẩm ép được nhập kho ngay khi hoàn thành. Thiết bị IoT và đầu đọc QR tại xưởng giúp ghi nhận sản lượng theo từng máy, diện tích đã cắt và tiến độ của từng đơn hàng, kể cả những đơn đang thực hiện dở dang giữa hai tháng. Sản phẩm lỗi được ghi nhận và theo dõi đến khi xử lý xong.

Kho đa điểm, theo dõi bằng mã QR

Mỗi tấm thành phẩm được gắn mã QR. Thủ kho dùng ứng dụng di động để quét mã khi nhập kho, chuyển kho giữa hai miền và xuất kho giao hàng. Tồn kho được theo dõi riêng cho từng dòng sản phẩm, có báo cáo lũy kế theo từng kho. Khi xuất hàng, hệ thống đối chiếu từng tấm với đơn hàng để bảo đảm giao đúng và đủ.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Giao hàng, công nợ và thông báo tức thời

Bộ phận kinh doanh và giao vận theo dõi danh sách đơn cần giao, lượng hàng cần giao trong ngày, lịch sử giao hàng và thanh toán của từng khách hàng. Báo cáo doanh số và công nợ luôn sẵn sàng. Những sự kiện quan trọng như đơn mới chờ xác nhận, yêu cầu chỉnh sửa hay sản phẩm lỗi cần xử lý được gửi thông báo đến đúng người phụ trách.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những thay đổi trong vận hành hằng ngày

Từ cuối năm 2025, nền tảng Faceworks đã trở thành công cụ làm việc chung của 57 người dùng tại ALD, từ văn phòng đến xưởng và kho ở cả hai miền.

Đơn hàng chính xác từ đầu. Thông số từng chi tiết cánh được chuẩn hóa ngay khi tiếp nhận, hạn chế sai sót khi chuyển xuống sản xuất.

Kho hai miền minh bạch. Từng tấm thành phẩm được theo dõi bằng mã QR từ lúc nhập kho đến khi giao cho khách hàng.

Điều hành mọi lúc, mọi nơi. Ban lãnh đạo nắm tiến độ, giao hàng và công nợ trên web hoặc điện thoại.

Góc nhìn: vì sao doanh nghiệp vật liệu nội thất nên số hóa từ đơn hàng?

Ngành cánh tủ và vật liệu hoàn thiện nội thất có đặc thù sản xuất theo kích thước riêng của từng công trình. Đơn hàng càng nhiều chi tiết, rủi ro sai thông số càng lớn nếu chỉ dựa vào bảng tính.

Một nền tảng quản lý xuất phát từ đơn hàng giúp mọi bộ phận làm việc trên cùng một bộ thông số, từ kinh doanh, sản xuất đến kho và giao hàng. Câu chuyện của ALD cho thấy cách tiếp cận may đo giúp hệ thống phản ánh đúng cấu trúc đơn hàng đặc thù của doanh nghiệp.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Faceworks đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất trong các ngành vật liệu nội thất, dệt may, bao bì, thủy sản, thiết bị y tế và vật liệu xây dựng, với các bài toán quản lý sản xuất, kế hoạch sản xuất, cập nhật thực tế sản xuất và quản lý kho.

Câu hỏi thường gặp

Faceworks đã xây dựng hệ thống gì cho ALD?

Faceworks xây dựng cho ALD một nền tảng quản trị trên web và ứng dụng di động, gồm quản lý đơn hàng cánh tủ, kế hoạch ép, sản xuất, kho đa điểm bằng mã QR, giao hàng, công nợ và báo cáo.

Hệ thống của ALD vận hành từ khi nào?

Hệ thống đi vào vận hành từ cuối năm 2025 với 57 người dùng trên web và ứng dụng di động.

Phần mềm quản lý đơn hàng cánh tủ nhiều chi tiết như thế nào?

Mỗi đơn hàng được nhập đến từng chi tiết cánh với kiểu cánh, kiểu cắt, loại cốt, mặt sau, màu sắc và kích thước. Hệ thống tự quy đổi mét vuông, tính phụ phí và theo dõi yêu cầu chỉnh sửa.

Hệ thống quản lý kho ở nhiều nơi bằng cách nào?

Mỗi dòng sản phẩm có kho riêng tại từng miền. Nhập kho, chuyển kho và xuất kho được thực hiện bằng quét mã QR trên ứng dụng di động, tồn kho cập nhật ngay sau mỗi lần quét.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, phân phối vật liệu nội thất và các doanh nghiệp làm hàng theo kích thước riêng, có đơn hàng nhiều chi tiết và kho đặt ở nhiều nơi.