Case study Nhựa Y tế Việt Nam (MPV): Số hóa 2 nhà máy thiết bị y tế trên một nền tảng

Trong ngành thiết bị y tế, mỗi sản phẩm rời dây chuyền đều mang theo một yêu cầu không thể thỏa hiệp: chính xác và truy xuất được. Với Công ty Cổ phần Nhựa Y tế Việt Nam (MPV), giữ vững yêu cầu ấy ở quy mô hai nhà máy, hơn 30 xưởng và khoảng 600 cán bộ công nhân viên đồng nghĩa với việc dữ liệu sản xuất phải được kết nối thông suốt. Từ tháng 7/2023, toàn bộ chuỗi vận hành của MPV, từ đơn hàng, kế hoạch, sản xuất, kho đến chất lượng, đã chính thức chạy trên một nền tảng quản trị duy nhất do Faceworks đồng hành xây dựng.

Thông tin dự án

MPV – nhà sản xuất vật tư y tế đặt chất lượng lên hàng đầu

Công ty Cổ phần Nhựa Y tế Việt Nam (MPV) chuyên sản xuất thiết bị và vật tư y tế dùng một lần. Những dòng sản phẩm như bơm kim tiêm, dây truyền dịch, ống thông và túi cho ăn của doanh nghiệp phục vụ trực tiếp cho hoạt động khám chữa bệnh, nơi chất lượng luôn là ưu tiên số một.

Vận hành song song hai nhà máy với hơn 30 xưởng, MPV vừa sản xuất theo đơn hàng vừa chủ động sản xuất dự trù để bảo đảm nguồn cung. Mô hình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa kinh doanh, kế hoạch, sản xuất và kho. Đồng thời, doanh nghiệp phải giữ được chuỗi kiểm soát xuyên suốt từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm cuối cùng.

Khi đà tăng trưởng đặt ra bài toán mới về dữ liệu

Giống nhiều doanh nghiệp sản xuất Việt Nam, MPV khởi đầu với Excel và Google Sheets. Đây là những công cụ quen thuộc, linh hoạt và đã phục vụ tốt giai đoạn đầu. Khi quy mô mở rộng lên hai nhà máy, số đơn hàng và mã sản phẩm tăng nhanh, ban lãnh đạo MPV sớm nhận thấy doanh nghiệp cần một nền móng dữ liệu vững chắc hơn để tiếp tục phát triển.

Kế hoạch cần bám sát thực tế

Để lập kế hoạch, bộ phận kế hoạch phải tổng hợp đơn hàng từ kinh doanh và lượng hàng đã sản xuất từ nhiều nguồn khác nhau. Số liệu càng cập nhật kịp thời, kế hoạch càng sát nhu cầu và càng sớm đến được với xưởng.

Sản lượng cần được nhìn thấy sớm hơn

Sản lượng tại xưởng được ghi trên tem phiếu, tổng hợp ra giấy rồi nhập lại vào bảng tính để trưởng ca, trưởng bộ phận và phòng hành chính nhân sự kiểm tra. Quy trình nhiều bước khiến số liệu thường chỉ hoàn chỉnh vào cuối ngày.

Kho cần một bức tranh chung

Nguyên liệu, hàng đang nằm giữa các công đoạn, bán thành phẩm và thành phẩm được lưu tại nhiều kho của hai nhà máy. MPV cần nắm tồn kho theo từng nhà máy, từng vị trí một cách nhanh chóng ngay trên thiết bị di động.

Báo cáo cần sẵn sàng khi lãnh đạo cần

Dữ liệu đến từ nhiều nguồn nên mỗi báo cáo quản trị đều phải gom và đối chiếu trước khi hoàn thiện. Ban lãnh đạo mong muốn có số liệu tức thời để ra quyết định nhanh hơn.

Lựa chọn của MPV: một nền tảng may đo thay vì nhiều phần mềm rời rạc

Thay vì ghép nối nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận, MPV hướng tới một hệ thống duy nhất được xây dựng theo đúng quy trình đặc thù của mình. Nguyên tắc xuyên suốt rất rõ ràng: mỗi dữ liệu chỉ nhập một lần tại đúng nơi phát sinh rồi được dùng chung cho mọi bộ phận.

Đây cũng là thế mạnh của Faceworks. Thay vì yêu cầu khách hàng thay đổi cách làm để vừa với phần mềm, đội ngũ Faceworks khảo sát kỹ từng quy trình và xây dựng hệ thống theo cách MPV đang vận hành. Nhờ vậy, người dùng tiếp cận hệ thống mới một cách tự nhiên và doanh nghiệp giữ nguyên được những thế mạnh trong cách tổ chức sản xuất của mình.

Lời giải từ Faceworks: kết nối toàn bộ nhà máy trong một dòng dữ liệu

Nền tảng Faceworks tại MPV kết nối các khâu bán hàng, mua hàng, kỹ thuật, kế hoạch, sản xuất, kho, chất lượng, bảo trì và nhân sự. Văn phòng làm việc trên web, xưởng sản xuất dùng PC và tablet, còn người lao động sử dụng ứng dụng di động. Tất cả cùng nhìn vào một nguồn số liệu duy nhất.

Kế hoạch sản xuất “nhìn thấy” đơn hàng và tồn kho

Đơn hàng được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống và kết hợp với dữ liệu kỹ thuật như định mức, quy trình công đoạn cùng lượng tồn kho hiện có. Bộ phận kế hoạch nhờ đó lập kế hoạch cho cả đơn hàng lẫn sản xuất dự trù trên cùng một bức tranh số liệu. Kế hoạch được duyệt sẽ chuyển ngay xuống xưởng, nhu cầu nguyên liệu tự động chuyển sang bộ phận mua hàng.

Mỗi lần quét mã là một dữ liệu sản lượng

Tại từng xưởng của hai nhà máy, công nhân quét mã QR trên tem để ghi nhận sản lượng ngay khi hoàn thành công đoạn. Số liệu hiển thị tức thời trên màn hình của trưởng ca và quản lý, đồng thời trở thành căn cứ tính khoán sản lượng. Những bước tổng hợp giấy cuối ca và nhập lại bảng tính đã được thay thế bằng một thao tác quét mã.

Giao diện minh họa, số liệu mô phỏng.

Chuỗi mã QR – nền tảng của truy xuất nguồn gốc

Nguyên liệu như hạt nhựa, hóa chất và khí được gắn mã QR ngay từ khi nhập kho. Mỗi công đoạn sản xuất được quản lý như một kho riêng, nên MPV luôn biết lượng hàng đang nằm ở công đoạn nào. Khi cần, doanh nghiệp có thể truy ngược một lô hàng về lô nguyên liệu đầu vào, các công đoạn đã đi qua và thời điểm thực hiện. Với một nhà sản xuất thiết bị y tế, đây là năng lực đặc biệt giá trị.

Kho thông suốt giữa hai nhà máy

Thủ kho thực hiện nhập xuất ngay trên điện thoại bằng thao tác quét mã. Tồn kho được theo dõi theo từng nhà máy, từng vị trí và từng công đoạn. Hệ thống cũng kết nối với phần mềm kế toán MPV đang sử dụng, giúp dữ liệu kho và mua bán liền mạch mà không phải nhập lại.

Kết nối con người: từ văn phòng đến từng công nhân

Kết quả kiểm tra chất lượng được gắn với từng lô hàng, thiết bị sản xuất có lịch bảo trì rõ ràng trên hệ thống. Khoảng 600 cán bộ công nhân viên dùng ứng dụng di động để theo dõi sản lượng khoán, lịch đào tạo, văn bản nội bộ và thông tin cá nhân. Các văn phòng tại nhiều thành phố cũng làm việc trên cùng nguồn dữ liệu với nhà máy.

Bước chuyển trong vận hành hằng ngày

Thay đổi dễ nhận thấy nhất nằm ở hành trình của một con số. Trước đây, sản lượng đi từ tem phiếu ra giấy, từ giấy vào bảng tính rồi qua nhiều cấp kiểm tra. Giờ đây, sản lượng được ghi nhận một lần bằng thao tác quét mã và có mặt ngay trên báo cáo.

Những giá trị MPV ghi nhận sau khi vận hành

Từ tháng 7/2023, nền tảng Faceworks đã trở thành công cụ làm việc hằng ngày của khối văn phòng, các xưởng sản xuất và người lao động tại MPV. Việc doanh nghiệp tiếp tục mở rộng thêm nghiệp vụ mới trên cùng hệ thống cho thấy nền tảng đã thực sự gắn bó với hoạt động của nhà máy.

Một nguồn số liệu cho mọi bộ phận. Kế hoạch, sản xuất, kho, kế toán và ban lãnh đạo cùng làm việc trên một hệ thống. Không còn nhiều phiên bản file cần đối chiếu.

Thời gian dành cho điều hành thay vì tổng hợp. Những giờ làm việc trước đây dành cho nhập liệu và gom số liệu nay được dùng để theo dõi tiến độ và cải tiến sản xuất.

Nền móng vững chắc cho kiểm soát chất lượng. Chuỗi dữ liệu QR từ nguyên liệu qua từng công đoạn giúp MPV chủ động trong truy xuất và kiểm soát chất lượng từng lô hàng.

Góc nhìn: vì sao doanh nghiệp thiết bị y tế nên chọn nền tảng hợp nhất?

Sản xuất thiết bị y tế có ba đặc thù: sản lượng lớn, nhiều công đoạn và yêu cầu truy xuất nguồn gốc nghiêm ngặt. Khi kế hoạch, sản xuất, kho và chất lượng nằm ở các công cụ riêng biệt, dữ liệu dễ bị đứt quãng đúng ở những điểm cần kiểm soát nhất.

Một nền tảng hợp nhất giữ cho chuỗi dữ liệu liền mạch từ lô nguyên liệu đến thành phẩm. Doanh nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu kiểm soát của ngành vừa có số liệu kịp thời để điều hành. Câu chuyện của MPV cho thấy một nhà máy quy mô lớn hoàn toàn có thể chuyển mình lên nền tảng số mà vẫn giữ được cách làm việc quen thuộc của mình.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Bên cạnh ngành thiết bị y tế, Faceworks đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất bao bì, may mặc, dệt sợi và vật liệu xây dựng trong các bài toán quản lý sản xuất, kế hoạch sản xuất, cập nhật thực tế sản xuất và quản lý kho.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm Faceworks có hỗ trợ truy xuất nguồn gốc bằng mã QR không?

Có. Nguyên liệu được gắn mã QR từ khi nhập kho và mỗi công đoạn sản xuất được quản lý như một kho riêng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể truy ngược lô hàng về lô nguyên liệu và các công đoạn đã đi qua.

Hệ thống có kết nối với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang dùng không?

Có. Faceworks kết nối nền tảng với phần mềm kế toán khách hàng đang sử dụng để dữ liệu liền mạch và không phải nhập lại.

Phần mềm quản lý sản xuất Faceworks phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với nhà máy có nhiều xưởng, nhiều công đoạn, cần kế hoạch bám sát đơn hàng, cần ghi nhận sản lượng tại chỗ và quản lý kho bằng mã QR. Đặc biệt, Faceworks phù hợp với doanh nghiệp có quy trình đặc thù mà phần mềm đóng gói khó đáp ứng.