Case study Hải Sơn Foods: Số hóa nhà máy chế biến cá ngừ trên một nền tảng

Với một nhà máy chế biến cá ngừ và cá biển, mỗi ký nguyên liệu đi qua bàn cân đều quyết định trực tiếp đến giá thành, tỷ lệ thành phẩm và thu nhập của người lao động. Hải Sơn Foods đã chọn Faceworks để xây dựng một nền tảng quản trị duy nhất, nơi dữ liệu từ bàn cân tiếp nhận, từng công đoạn chế biến đến kho thành phẩm và bảng lương năng suất được kết nối liền mạch.

Thông tin dự án

Hải Sơn Foods – nhà chế biến cá ngừ và cá biển xuất khẩu

Công ty TNHH Thực phẩm Hải Sơn (Hai Son Foods) có hơn 18 năm kinh nghiệm trong chế biến thủy sản đông lạnh xuất khẩu. Sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp là cá ngừ đại dương với các quy cách loin, saku, steak, cube, cùng cá kiếm, cá nục heo và cá chẽm nuôi biển. Sản phẩm của Hải Sơn có mặt tại các thị trường Mỹ, châu Âu, Canada và Trung Đông, đáp ứng các tiêu chuẩn FDA, BRC, Halal và BAP.

Mỗi đơn hàng xuất khẩu đi kèm những yêu cầu riêng về kích cỡ cá, quy cách chế biến, tỷ lệ mạ băng, bao bì và nhãn hiệu. Để đáp ứng chính xác từng yêu cầu trong khi vẫn kiểm soát được định mức, nhà máy cần một hệ thống quản trị hiểu đúng đặc thù của ngành chế biến thủy sản.

Bài toán đặc thù của nhà máy chế biến thủy sản

Chế biến cá ngừ và cá biển có nhịp độ cao, nhiều công đoạn nối tiếp nhau và lực lượng lao động đông. Dữ liệu phát sinh liên tục ở mọi điểm: bàn cân tiếp nhận, các tổ cắt loin, định hình sản phẩm, cấp đông, đóng gói. Bài toán của nhà máy không chỉ là ghi nhận đủ dữ liệu mà còn phải ghi nhận đúng lúc và đúng người.

Bàn cân là trung tâm của mọi con số

Từ khối lượng nguyên liệu tiếp nhận, sản lượng từng công đoạn đến tỷ lệ thành phẩm, mọi chỉ số quan trọng đều bắt đầu từ bàn cân. Dữ liệu cân càng nhanh và chính xác, nhà máy càng sớm phát hiện chênh lệch định mức để điều chỉnh.

Đơn hàng xuất khẩu đa dạng quy cách

Mỗi đơn hàng mang một bộ thông số riêng. Kế hoạch sản xuất cần phân bổ đơn hàng hợp lý cho từng xưởng theo năng lực thực tế và bảo đảm mọi điều kiện sản xuất đã sẵn sàng trước khi vào chuyền.

Lực lượng lao động lớn, trả lương theo năng suất

Người lao động được bố trí linh hoạt giữa các công đoạn, có thể điều chuyển, tăng ca hoặc hỗ trợ tổ khác trong ngày. Lương năng suất vì vậy cần được tính chính xác theo sản lượng thực tế của từng người, từng tổ, ở từng công đoạn.

Giải pháp Faceworks: nền tảng may đo cho nhà máy chế biến thủy sản

Faceworks xây dựng cho Hải Sơn Foods một nền tảng quản trị theo đúng quy trình vận hành của nhà máy. Hệ thống được tổ chức quanh bốn trụ cột: đơn hàng và kế hoạch, cân và sản lượng, kho và đóng gói, con người và tiện ích nhà máy. Tất cả cùng chia sẻ một nguồn dữ liệu duy nhất.

Từ bàn cân nguyên liệu đến container xuất khẩu

Nguyên liệu được ghi nhận ngay tại bàn cân tiếp nhận, gắn với nhà cung cấp và vùng nuôi, phân loại theo loài và kích cỡ cá. Ở mỗi công đoạn tiếp theo, dữ liệu cân tiếp tục được ghi nhận và đối chiếu với tỷ lệ đầu ra tiêu chuẩn. Nhờ vậy, nhà máy theo dõi được hiệu suất từng công đoạn và truy ngược được nguồn gốc nguyên liệu của từng lô thành phẩm.

Mỗi lần cân là một dữ liệu sản lượng chính xác

Tại xưởng, khối lượng từ cân điện tử được đưa thẳng vào hệ thống kèm mã rổ, tổ thực hiện, sản phẩm và đơn hàng. Những lần cân bất thường được đánh dấu để kiểm tra. Quản lý xưởng nắm được sản lượng và tỷ lệ thành phẩm ngay trong ca thay vì chờ tổng hợp cuối ngày.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Kế hoạch bám sát năng lực từng xưởng

Đơn hàng được quản lý theo khách hàng, kênh phân phối và thị trường, với đầy đủ thông số kỹ thuật cho từng sản phẩm. Hệ thống hỗ trợ phân bổ đơn hàng cho các xưởng dựa trên năng lực sản xuất thực tế. Trước khi vào sản xuất, mỗi đơn hàng đều có checklist điều kiện cần đáp ứng. Trong quá trình thực hiện, hệ thống cảnh báo khi sản lượng thực tế lệch khỏi kế hoạch vượt ngưỡng cho phép.

Lương năng suất minh bạch, từ bàn cân đến bảng lương

Nhân sự được bố trí theo công đoạn và sản phẩm, mọi lần điều chuyển, mượn người hay tăng ca đều được ghi nhận. Sản lượng từ dữ liệu cân được duyệt theo quy trình nhiều cấp rồi khóa lại trước kỳ lương. Lương năng suất được tính theo đơn giá của từng công đoạn, từng nhóm sản phẩm. Người lao động yên tâm về thu nhập, bộ phận tiền lương tiết kiệm đáng kể thời gian đối chiếu.

Kho, đóng gói và tiện ích nhà máy trên cùng nền tảng

Sản lượng đóng gói được quy đổi theo kích cỡ thành phẩm và phân loại theo thùng. Kho được quản lý theo vị trí, có ngưỡng tồn tối thiểu và tối đa, phiếu nhập xuất đồng bộ qua kết nối API. Các tiện ích phục vụ người lao động như chấm công vân tay, quẹt thẻ suất ăn, lịch sử cổng xoay hay đăng ký công tác cũng được quản lý ngay trên hệ thống.

Điều hành bằng số liệu

Ban lãnh đạo theo dõi nguyên liệu tiếp nhận, tỷ lệ thành phẩm, tiến độ đơn hàng, tồn kho và nhân lực trong ca trên màn hình điều hành tổng hợp. Các báo cáo về năng suất, lương năng suất, định mức sản xuất, kế hoạch bao bì và vật tư luôn sẵn sàng mà không cần tổng hợp thủ công.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những thay đổi trong vận hành hằng ngày

Giá trị lớn nhất của nền tảng nằm ở việc mọi con số quan trọng của nhà máy đều xuất phát từ một nguồn dữ liệu thống nhất, ghi nhận ngay tại nơi phát sinh.

Kiểm soát định mức chủ động. Tỷ lệ thành phẩm được theo dõi theo từng công đoạn ngay trong ngày, giúp nhà máy phát hiện và xử lý chênh lệch sớm.

Người lao động an tâm. Sản lượng và lương năng suất được ghi nhận minh bạch, có quy trình duyệt rõ ràng.

Sẵn sàng cho đơn hàng xuất khẩu. Thông số kỹ thuật, điều kiện sản xuất và truy xuất nguồn gốc được quản lý đầy đủ cho từng đơn hàng.

Góc nhìn: vì sao nhà máy chế biến thủy sản cần nền tảng hợp nhất?

Ngành chế biến thủy sản có biên lợi nhuận phụ thuộc rất lớn vào tỷ lệ thành phẩm và năng suất lao động. Khi dữ liệu cân, sản lượng, nhân sự và tiền lương nằm ở các công cụ riêng lẻ, nhà máy khó nhìn thấy mối liên hệ giữa chúng và thường chỉ phát hiện vấn đề khi đã quá muộn.

Một nền tảng hợp nhất biến bàn cân thành nguồn dữ liệu gốc cho toàn bộ nhà máy, từ kế hoạch, định mức đến tiền lương. Câu chuyện của Hải Sơn Foods cho thấy cách tiếp cận may đo giúp hệ thống phản ánh đúng đặc thù sản xuất thủy sản thay vì buộc nhà máy thay đổi theo phần mềm.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Faceworks đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất trong các ngành thủy sản, bao bì, thiết bị y tế, may mặc, dệt sợi và vật liệu xây dựng, với các bài toán quản lý sản xuất, kế hoạch sản xuất, cập nhật thực tế sản xuất và quản lý kho.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm Faceworks có kết nối với cân điện tử không?

Có. Hệ thống nhận dữ liệu từ cân tiếp nhận nguyên liệu và cân tại các công đoạn, gắn từng lần cân với tổ thực hiện, sản phẩm và đơn hàng.

Hệ thống tính lương năng suất cho công nhân như thế nào?

Sản lượng được ghi nhận từ dữ liệu cân, duyệt theo quy trình nhiều cấp và khóa trước kỳ lương. Lương được tính theo đơn giá của từng công đoạn và nhóm sản phẩm.

Phần mềm có hỗ trợ kiểm soát tỷ lệ thành phẩm không?

Có. Hệ thống quản lý định mức nguyên liệu, hệ số đối ứng giữa các công đoạn và tỷ lệ cân đầu ra để theo dõi tỷ lệ thành phẩm ngay trong ngày.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với các nhà máy chế biến thủy sản, thực phẩm có nhiều công đoạn, sử dụng dữ liệu cân làm căn cứ sản lượng, có lực lượng lao động lớn và trả lương theo năng suất.