Sự phát triển như vũ bão của công nghệ và các mạng xã hội, sàn thương mại điện tử giúp người tiêu dùng có thêm nhiều lựa chọn mua sắm nhưng cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, thương hiệu kinh doanh mỹ phẩm. Trong bối cảnh đó, triển khai phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks là lựa chọn sáng suốt giúp việc kinh doanh online đạt hiệu quả cao và doanh số ấn tượng hơn.

Ảnh 1: Phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks có thể giải quyết nhiều vấn đề phức tạp trong kinh doanh online.

Khó khăn khi không sử dụng phần mềm quản lý shop mỹ phẩm

Xu hướng mua hàng mỹ phẩm online tiếp tục bùng nổ nhờ sự tiện lợi, nhanh chóng, thông tin rõ ràng kèm theo phản hồi khách quan về hiệu quả sử dụng các sản phẩm, đặc biệt là trong các chiến dịch giảm giá Black Friday dịp cuối năm. Bởi vậy, bán hàng trên mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hiện vẫn là mảnh đất màu mỡ với ngày càng nhiều cải tiến phục vụ hoạt động kinh doanh online của các doanh nghiệp. 

Tuy nhiên cũng giống các ngành hàng khác, các doanh nghiệp, shop mỹ phẩm cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong quản lý kho hàng, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng… Để tạo ra nhiều sự lựa chọn cho khách hàng, các shop mỹ phẩm thường kinh doanh hàng chục thương hiệu có xuất xứ khác nhau và số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn sản phẩm. 

Sự đa dạng về thương hiệu mỹ phẩm, mẫu mã sản phẩm (bao bì, kiểu dáng, màu sắc, bộ sưu tập giới hạn…) khiến cho việc quản lý thông tin hàng hóa khi kinh doanh đa kênh trở nên phức tạp, rắc rối. Chưa kể, các loại mỹ phẩm đều có hạn sử dụng, nếu quản lý yếu kém có thể không đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng gây mất doanh thu hoặc xảy ra tình trạng bán hàng hết hạn, hư hỏng gây mất uy tín và tạo tiếng xấu cho shop mỹ phẩm.

Bên cạnh đó, hình thức thanh toán thủ công tại nhiều shop mỹ phẩm hiện nay không những dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn mà còn làm cho khách hàng không muốn quay lại mua hàng vì phải chờ đợi quá lâu khi thanh toán. Làm thế nào để xử lý gọn ghẽ tất cả những vấn đề này? Đừng lo lắng! Với sự hỗ trợ của phần mềm Faceworks, chủ shop mỹ phẩm có thể xử lý mọi công việc cần thiết trên một màn hình duy nhất. Hệ thống VOIP hỗ trợ giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng một cách hiệu quả. Phần mềm cho phép người dùng khởi tạo, lưu trữ, chia sẻ, tra cứu thông tin hàng hóa một cách chi tiết nhất, lập báo cáo nhập/xuất kho hàng, nhận thông báo về sản phẩm sắp hết hạn sử dụng ở bất kỳ nơi đâu: Tại shop, tại nhà riêng hay quán cà phê ven đường.  

Phần mềm quản lý shop mỹ phẩm cho phép người dùng quản lý các đơn hàng, thanh toán trên mọi kênh bán hàng từ website riêng, mạng xã hội Facebook, Instagram…  cho tới các sàn thương mại điện tử phổ biến như Shopee, Lazada, Tiki…

Hệ thống dữ liệu liên thông giữa các bộ phận, tự động kết nối với các thiết bị máy móc và lưu trữ sẵn trên phần mềm Faceworks giúp tối ưu, tiết kiệm thời gian thanh toán. Nhân viên thu ngân chỉ cần quét đúng mã vạch được in trên sản phẩm, phần mềm sẽ tự động tính số tiền phải trả cho mỗi đơn hàng.  Phần mềm hỗ trợ in ấn cùng lúc nhiều phiếu thu, chi hoặc hóa đơn chỉ bằng một lệnh in.

Ngoài ra các chủ shop mỹ phẩm cũng không cần phải lo ngại tình trạng thất thoát, đánh cắp dữ liệu, bí mật kinh doanh bởi hệ thống dữ liệu được tự động backup dự phòng thường xuyên và chính sách bảo mật tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ của công ty TIT. 

Phần mềm Faceworks hỗ trợ phân quyền chức năng (xem, sửa, xóa dữ liệu) sử dụng theo nhóm người dùng (vị trí, chức danh công việc) hoặc từng người dùng. Chỉ Quản trị viên (Admin) mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng. Đồng thời, mọi thao tác, hoạt động của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm đều được lưu vào Nhật ký/ Lịch sử chỉnh sửa. Sau đây là những chức năng nổi bật ở phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks:

Chức năng chính ở phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks

Quản lý khách hàng, nhà cung cấp mỹ phẩm

• Quản lý thông tin khách hàng: Mã khách hàng; thông tin liên hệ: Tên khách hàng, điện thoại, địa chỉ, email v.v
• Quản lý, phân loại khách hàng: Khách buôn sỉ – khách lẻ, khu vực mua hàng, khách quen/khách V.I.P – khách vãng lai v.v
• Quản lý thông tin nhà cung cấp mỹ phẩm: Mã nhà cung cấp; thông tin liên hệ: Tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, email, số mobile, link website, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế v.v
• Quản lý tiếp nhận sản phẩm, đặt lịch hẹn thời gian bảo hành và bàn giao sản phẩm. 

Lưu ý rằng một khách hàng có thể vừa là khách hàng và nhà cung cấp của shop mỹ phẩm. Đối với khách hàng là tổ chức, công ty, phần mềm Faceworks hỗ trợ lưu trữ thông tin liên hệ theo danh sách cụ thể.

Ảnh 2: Phần mềm Faceworks giúp doanh nghiệp tăng năng suất, kinh doanh online hiệu quả hơn.

Quản lý kho hàng

• Cập nhật số liệu khi nhập mỹ phẩm: Ngày nhập, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, kho nhập, đơn giá, hình thức khuyến mãi, chiết khấu, thuế suất…
• Quản lý phân nhóm, phân loại mỹ phẩm trong kho
• Báo cáo công nợ nhà cung cấp 
• Báo cáo số tiền đã thanh toán với nhà cung cấp
• Báo cáo hàng nhập mua theo ngày, nhà cung cấp, vật tư, kho hàng
• Báo cáo số lượng mỹ phẩm được áp dụng chương trình khuyến mãi, chiết khấu khi mua
• Báo cáo phân tích mua hàng theo mặt hàng,nhà cung cấp, thời gian…

Quản lý sản phẩm, quản lý đơn hàng 

• Quản lý sản phẩm chi tiết theo mã vạch, mẫu mã, màu sắc, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thời gian đổi trả hàng v.v
• Quản lý đơn đặt hàng: Hệ thống phần mềm quản lý shop mỹ phẩm cho phép người dùng theo dõi toàn bộ quá trình xuất hàng, vận chuyển của từng đơn hàng và cập nhật tình trạng các đơn hàng qua hệ thống thông báo tự động
• Theo dõi nhật ký mua hàng, ghi nhận các khoản thu từ khách hàng, tự động hạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ
• Quản lý mỹ phẩm hiện đang bán tại các chi nhánh, đại lý, trung tâm phân phối trên toàn quốc. 
• Quản lý giá bán buôn, giá bán lẻ đối với từng mặt hàng, loại hàng cho từng nhóm khách hàng khác nhau như khách buôn sỉ, khách lẻ, khách V.I.P v.v 

Quản lý đổi trả hàng

• Quản lý thông tin tiếp nhận sản phẩm đổi trả, đánh giá tình trạng sản phẩm 
• In phiếu tiếp nhận sản phẩm, tình trạng sản phẩm và gửi thông báo cho khách hàng
• In lệnh đổi trả hàng, phiếu xuất kho cho việc đổi trả hàng
• Hỗ trợ việc đổi trả hàng ngay trên một phiếu mua hàng
• Theo dõi các sản phẩm được yêu cầu đổi trả, hoàn tiền; thông báo và báo giá cho khách hàng nếu có phát sinh trong quá trình đổi trả

Ảnh 3: Phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks được thiết kế tùy chỉnh linh hoạt sao cho phù hợp nhất với quy trình hoạt động kinh doanh hiện có.

Quản lý nhân sự

• Quản lý hồ sơ nhân sự
• Quản lý hợp đồng nhân sự
• Quản lý đánh giá nhân viên 
• Quản lý nghỉ phép
• Quản lý tiền lương 

Ngoài ra, phần mềm quản lý shop mỹ phẩm Faceworks liên kết với máy chấm công để quản lý chấm công – tính lương theo chính sách trả lương, thưởng mà công ty đang áp dụng.

Quản lý tài chính

• Quản lý thanh toán
• Quản lý phân bổ doanh thu
• Quản lý hóa đơn mua hàng
• Theo dõi công nợ khách hàng
• Quản lý đề nghị thanh toán theo các hợp đồng ký với khách hàng
• Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng
• Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu

Hệ thống báo cáo kèm bảng biểu đa dạng

• Báo cáo bán hàng theo ngày/tháng/năm, theo từng khách hàng, theo kho hàng…
• Báo cáo số lượng sản phẩm được khuyến mãi, chiết khấu trong khoảng thời gian cụ thể
• Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng, khách hàng hoặc thời gian bán hàng
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo hóa đơn
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo khoảng thời gian mong muốn
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm hàng, kho hàng…
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng 
• Báo cáo công nợ bán hàng nếu khách hàng chưa thanh toán đơn hàng

Dễ thấy, phần mềm Faceworks đã kết nối mọi hoạt động, quy trình quản lý shop mỹ phẩm vào một hệ thống duy nhất. Chỉ cần vài cú nhấp chuột hay thao tác trên màn hình điện thoại, người quản lý nhanh chóng nắm được tất cả thông tin chi tiết liên quan đến sản phẩm như mã lô hàng, mã vạch, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán buôn, giá bán lẻ, xuất xứ, hạn sử dụng, cảnh báo tồn tối thiểu, tồn tối đa…; thực hiện thanh toán, trả lương một cách đơn giản, thuận tiện. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh online cũng diễn ra trơn tru, hiệu quả hơn!

Để biết thêm thông tin chi tiết về các gói phần mềm Faceworks, quý khách vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

• Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội
• 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM
• 0974 69 6600
• info@tit-vn.com
• https://faceworks.vn/