Hướng dẫn cách chuyển đổi số cho cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch

Kinh doanh nông sản, thực phẩm sạch vẫn luôn là lĩnh vực có thị trường và tiềm năng rộng mở. Thực hiện chuyển đổi số đúng cách là giải pháp hoàn hảo giúp chủ doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, tránh lãng phí, thất thoát tiền của và các nguồn lực khác.

Vì sao nên chuyển đổi số thay vì quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch theo cách truyền thống?

Dễ thấy, các mặt hàng nông sản, thực phẩm sạch thường có hạn sử dụng ngắn, không thể để quá lâu và phần lớn cần được bảo quản trong kho lạnh. Nếu quản lý không chặt chẽ sẽ rất dễ xảy ra tình trạng lãng phí, thất thoát.

Trước đây, việc quản lý hàng hóa trong kho bảo quản nông sản, thực phẩm sạch khá phức tạp, chủ yếu dựa vào thông tin ghi chép trên giấy tờ, sổ sách, hóa đơn nên rất cồng kềnh, mất thời gian và hay xảy ra nhầm lẫn.

Sau đó, các chủ doanh nghiệp đã chuyển sang quản lý, lưu trữ dữ liệu trên bảng tính Excel. Các sheet cơ bản trong mẫu file Excel quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch thường bao gồm danh mục hàng hóa, bảng kê doanh thu, quản lý xuất nhập tồn, quản lý khách hàng v.v 

Ảnh 1: Mẫu file Excel quản lý danh mục sản phẩm tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. 

Ảnh 2: Mẫu file Excel thống kê doanh thu, lãi lỗ tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. 

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý mà người dùng sẽ lựa chọn lược bỏ hay bổ sung thêm các trường thông tin của bảng tính. Cách này giúp tiết kiệm thời gian, công sức hơn so với phương án tính toán, lưu trữ trên giấy tờ nhưng vẫn có nhiều hạn chế do Excel chỉ là trang tính đơn thuần, được tạo ra nhằm phục vụ nhu cầu tính toán, thống kê dữ liệu. 

Chẳng hạn, dữ liệu ở file Excel quản lý danh mục hàng hóa là cơ sở để thiết lập hàm tính toán cho bảng kê doanh thu hàng ngày. Tuy nhiên, số liệu về giá bán và giá nhập là cố định, nên mỗi khi có sự thay đổi nhà quản lý phải nhập lại một cách thủ công trên một bảng tính mới (nếu không sẽ làm sai lệch giá trị tổng); khi tổng hợp, kết xuất dữ liệu vẫn mất nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do yếu tố con người. Các hàm tính trong Excel rất đa dạng nhưng cũng đòi hỏi người dùng phải thực sự am hiểu, không nên sao chép các hàm tính một cách rập khuôn theo mẫu có sẵn. 

Ảnh 3: Mẫu file Excel quản lý khách hàng tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. 

Sử dụng Excel để quản lý khách hàng cũng gây ra nhiều bất cập, bởi trang tính không có chức năng cảnh báo, đặt lịch hoặc chăm sóc khách hàng tự động. Công cụ này cũng không thể tự động cập nhật dữ liệu như phần mềm chuyên dụng nên người dùng bắt buộc phải cập nhật thủ công mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng từ thông tin liên lạc cho đến lịch sử giao dịch, mua sắm tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. Do đó tiến độ, năng suất làm việc của bộ phận, nhân viên bán hàng cũng bị giảm sút. 

Mặt khác, file Excel quản lý hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn không có chức năng cảnh báo khi các mặt hàng hết hạn, “cận date”. Trong tệp chỉ chứa các dữ liệu được nhập trước đó như ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch, mã hàng hoá, đơn giá, hạn dùng (nếu có) v.v Quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch sẽ phải tự tra cứu và tổng hợp thông tin từng mặt hàng, sau đó mới chuẩn bị và đưa ra phương án giải quyết như giảm giá, tặng kèm, chế biến món ăn sẵn, tiêu hủy v.v

Ảnh 4: Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. 

Chuyển đổi số bằng phần mềm Faceworks sẽ giúp khắc phục triệt để những nhược điểm của phương pháp quản lý truyền thống. Phần mềm có giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng làm quan, sử dụng thành thạo dù không có chuyên môn, nghiệp vụ về công nghệ thông tin hay tài chính, kế toán. 

Mọi tác vụ được thiết kế tập trung trong một phần mềm duy nhất, cung cấp luồng dữ liệu liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận từ đó đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. Mọi biến động liên quan đến mã hàng, loại hàng, lượng hàng nhập xuất tồn trong kho đều được cập nhật liên tục, chi tiết theo thời gian thực tế, hạn chế tối đa thất thoát lãng phí. 

Chủ doanh nghiệp cũng không cần có mặt 24/24 tại kho hàng, cửa hàng để nắm bắt tình hình hoặc chỉ đạo kinh doanh bởi phần mềm Faceworks cho phép người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi thông qua laptop, máy tính hay điện thoại thông minh có kết nối internet. Bên cạnh đó, phần mềm còn có nhiều ưu thế nổi trội so với cách quản lý truyền thống như:

• Tạo báo cáo, phân tích số liệu nhanh chóng, đơn giản với hệ thống bảng biểu đa dạng 
• Đẩy mạnh tương tác nội bộ, dễ dàng trao đổi tài liệu và xử lý kịp thời các công việc, sự cố phát sinh bởi tất cả nhân sự bộ máy từ quản lý đến nhân viên đều làm việc trên cùng một hệ thống
• Dữ liệu xuất nhập tồn kho sẽ được thống kê tự động vào bán hàng, kế toán mà không cần người dùng phải cấu trúc hay phân chia lại 
• Tự động gửi nhắc nhở, cảnh báo qua SMS, Email khi đến ngày xuất hàng, ngày nhập hàng dự kiến hay thông báo lượng hàng cận date, tồn kho quá hạn… 
• Dễ dàng phát hiện sai phạm, thiếu sót của từng bộ phận nhờ tính năng phân cấp quản lý theo vị trí, chức vụ
• Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và bảo mật các thông tin quan trọng (quản trị viên sẽ cho phép tài khoản nào được xem hay chỉnh sửa những nội dung nào)

Hướng dẫn chuyển đổi số đúng cách cho cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch bằng phần mềm Faceworks          

Phần mềm Faceworks có thể đáp ứng mọi nhu cầu quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. Khác với những phần mềm được thiết lập cố định, Facework được thiết kế tùy biến, linh hoạt dựa trên quy trình quản lý, hệ thống dữ liệu sẵn có kèm theo những điều kiện, yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Vậy nên doanh nghiệp không cần phải lo lắng về vấn đề chuẩn hóa dữ liệu hay chuẩn bị phương án thay đổi quy trình quản lý.

Dưới đây là giới thiệu chi tiết về một số chức năng cơ bản mà quý doanh nghiệp có thể ứng dụng để quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch trên phần mềm Faceworks:

Chức năng quản lý danh mục hàng hóa

• Quản lý chi tiết tên, mã, giá trị hàng hóa
• Quản lý chi tiết đơn hàng và các hóa đơn chứng từ liên quan
• Phân nhóm và loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí khác nhau
• Cho phép sử dụng đơn vị tính, đếm hàng hóa và khả năng quy đổi đa dạng, chính xác
• Lưu trữ toàn bộ thông tin về xuất xứ, chủng loại, màu sắc, đặc điểm, ghi chú, ngày xuất, ngày nhập, hạn sử dụng v.v

Chức năng quản lý đối tác, nhà cung cấp, phân phối  

• Quản lý chi tiết thông tin về các đối tác, khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ liên lạc, ghi chú quan trọng)
• Quản lý lượng hàng nhập chi tiết từ các nhà cung cấp, tự động thống kê số lượng hàng hóa theo từng nhà cung cấp hoặc số lượng nhà cung cấp theo từng loại hàng hóa
• Quản lý từng khách hàng (cung cấp lịch sử giao dịch: đã mua những loại hàng hóa nào tại cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch) hoặc quản lý từng mặt hàng (đã bán cho những khách hàng nào) một cách chi tiết

Chức năng quản lý nhập xuất tồn

• Quản lý chi tiết hoạt động nhập – xuất với đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa, sản phẩm
• Quản lý nhập thiết bị, nguyên vật liệu
• Quản lý nhập hàng lưu chuyển, nhập hàng hoàn trả từ khách hàng
• Dễ dàng kiểm kê và đối chiếu lượng hàng hóa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế kho hay tồn kho lý thuyết và tồn kho thực tế
• Kịp thời đưa ra biện pháp điều chỉnh hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực tế

Chuyển đổi số bằng phần mềm Faceworks là cách nhanh nhất để doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu trong quản lý cửa hàng nông sản, thực phẩm sạch. Để nhận được tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp quản trị doanh nghiệp tân tiến nhất hiện nay, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworks.vn/