Đứng trước nhu cầu đi du lịch tăng cao của người dân sau hai năm dịch bệnh, các công ty lữ hành, du lịch cần sớm thực hiện chuyển đổi số, tối ưu quy trình quản lý tour du lịch để nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng cũng như các đối tác kinh doanh.

Ảnh 1: Quản lý, nhân viên và khách hàng đều có thể truy cập vào phần mềm Faceworks và sử dụng các tính năng được phân quyền.

Quản lý tour du lịch là gì?

Quản lý tour du lịch là một nhiệm vụ quan trọng và cũng hết sức phức tạp đối với mọi công ty du lịch. Công tác này thường bao gồm các hoạt động chính như sau:

• Quản lý tour và lên lịch trình cụ thể cho từng tour du lịch 
• Cập nhật thông tin tour du lịch (giá cả, loại tour, lịch trình, điểm đi và điểm đến kèm theo hình ảnh về địa điểm du lịch v.v.
• Theo dõi lịch trình các tour du lịch
• Quản lý hướng dẫn viên, nhân viên phục vụ… 

Bên cạnh đó, quản lý tour du lịch tại các công ty du lịch trong nước còn có trách nhiệm bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng; lắng nghe, tiếp thu nhận xét góp ý của khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ, tối ưu quy trình tổ chức tour để tăng năng suất, tăng doanh thu. Để làm được điều này, quản lý tour du lịch cần có một cái nhìn tổng thể và chi tiết nhất để lên kế hoạch, sắp xếp công việc, nhiệm vụ cụ thể cho từng giai đoạn và cân nhắc tránh những rủi ro thường mắc phải trong quy trình thực hiện.

Bằng việc chuyển đổi số quy trình quản lý tour du lịch, các doanh nghiệp sẽ tạo được niềm tin cho khách hàng với nguyên tắc, cách làm việc khoa học và những trải nghiệm dịch vụ du lịch hoàn hảo.

Những bất cập khi quản lý tour du lịch trên sổ sách, giấy tờ

Sau hai năm dịch bệnh bị hạn chế đi lại, nhu cầu đi du lịch của người dân trên toàn thế giới có xu hướng bùng phát. Nhiều du khách đã tỏ rõ sự háo hức mong chờ và sẵn sàng quay lại hoạt động du lịch ngay khi dịch bệnh được kiểm soát. Điều này đem lại cơ hội và cả thách thức rất lớn với ngành du lịch trong nước.  

Để nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng cũng như các đối tác kinh doanh, các công ty lữ hành, du lịch không chỉ cần chú trọng phát triển đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản mà còn cần nâng cao trải nghiệm của du khách ngay từ thời điểm tra cứu thông tin và đăng ký đặt tour du lịch. 

Nếu vẫn tiếp tục duy trì tất cả các nghiệp vụ quản lý tour du lịch trên sổ sách giấy tờ, các công ty sẽ tiếp tục tốn kém nhiều kinh phí để hoạt động, vận hành bộ máy cồng kềnh với lượng lớn người lao động mà không thể nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Ảnh 2: Quản lý tour du lịch trên sổ sách, giấy tờ gây tốn kém chi phí hoạt động mà không đem lại hiệu quả cao.

Thật vậy, các doanh nghiệp sẽ không thể đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và ngăn chặn khả năng thất thoát dữ liệu khi mọi thông tin đặt tour, điều tour đều lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ. Chưa kể mỗi lần khách hàng đăng ký đặt tour, hay công ty muốn gửi thông báo về lịch trình cụ thể cho khách, nhân viên sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sắp xếp thông tin về giờ giấc, địa điểm khởi hành của các tour trong ngày, tháng nào đó. Khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian để chờ đợi, trao đổi qua lại trong khi đa số các cuộc tư vấn đều diễn ra qua dịch vụ điện thoại trả phí.  

Bên cạnh đó, số lượng khách hàng và nhu cầu của từng loại khách hàng khác nhau gây nhiều khó khăn trong quá trình cập nhật, quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng. Vì không nắm bắt và phân loại được đặc trưng, yêu cầu của từng nhóm khách hàng nên doanh nghiệp không thể đánh giá đúng mức độ tiềm năng của họ. 

Quan trọng nhất, thông tin khách hàng, tour du lịch không được cập nhật đồng bộ, thống nhất dẫn tới việc xử lý dữ liệu để thực hiện thống kê, báo cáo theo cách thủ công cũng hết sức phức tạp và khó tránh khỏi sai sót.

Vì sao nên chuyển đổi số quy trình quản lý tour du lịch càng sớm càng tốt?

Như báo chí đã thông tin, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số cũng là một trong những định hướng hàng đầu của ngành du lịch nước ta nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu và thu hút sự chú ý của du khách. Theo đó, các doanh nghiệp cần sớm ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa các thông tin dữ liệu phục vụ quản lý cơ sở lưu trú, hãng lữ hành, hướng dẫn viên, điểm đến, cơ sở dịch vụ du lịch; cơ sở dữ liệu phục vụ nghiên cứu thị trường, quảng bá du lịch. Bởi vậy, cải tiến, tin học hoá quy trình quản lý tour du lịch là giải pháp tối ưu nhằm giảm bớt nhân sự, chi phí vận hành, đem lại hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm quản lý tour du lịch Faceworks giúp doanh nghiệp kiểm soát, giữ mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác quan trọng, tiết kiệm thời gian và ổn định chi phí hơn. Với những tính năng nổi bật như quản lý, thiết kế các tour du lịch; bán tour du lịch cho khách hàng; quản lý và chăm sóc hành khách, làm cho việc kinh doanh tour du lịch trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ảnh 3: Phần mềm Faceworks giúp việc quản lý tour du lịch trở nên đơn giản, thuận tiện, hiệu quả.

Chuyển đổi số quy trình quản lý tour du lịch cùng phần mềm Faceworks

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng của phần mềm Faceworks cho phép khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin về các tour du lịch khả thi hoặc tìm kiếm tour theo các tiêu chí cụ thể về giá cả, địa điểm du lịch, ngày khởi hành mong muốn… Nếu tìm được tour du lịch phù hợp, khách hàng có thể đặt tour trực tuyến với các thông tin cá nhân (tên, tuổi, điện thoại, địa chỉ liên hệ v.v). Sau đó hệ thống sẽ tự động cập nhật và lưu thông tin đặt chỗ lên cơ sở dữ liệu.

Đối với quản lý tour du lịch, hệ thống phần mềm Faceworks cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích như:

• Tìm kiếm, xem các đơn đăng ký tham gia tour du lịch
• Kiểm tra, xác nhận đơn đăng ký hợp lệ 
• Quản lý bán tour: Lịch khởi hành, nhà cung cấp liên quan, lịch trình tour, số chỗ còn đặt, danh sách khách hàng tham gia tour du lịch… 
• Quản lý hoạt động điều hành tour: Lên lịch điều hành, cảnh báo đến hạn, phân công và giám sát công việc điều hành tour, tiếp nhận đánh giá/phản hồi từ khách hàng..
• Cập nhật, chỉnh sửa thông tin khách hàng và thông tin đặt tour 
• Lên kế hoạch thanh toán: theo dõi thu chi liên quan đến tour/nhà cung cấp, khách hàng.
• Thiết kế và tính giá sản phẩm tour: Lên ý tưởng sản phẩm, lập các phương án tính giá, đánh giá thảo luận
• Thống kê tình hình đặt tour theo thời gian thực tế
• Thêm, xóa, sửa thông tin, hình ảnh của từng địa điểm du lịch khác nhau
• Lập báo cáo, thống kê tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Các tính năng khác của phần mềm quản lý tour du lịch Faceworks

Quản lý đặt dịch vụ (request/booking)

• Cho phép du khách đặt tour, dịch vụ khách sạn, du thuyền, phương tiện vận chuyển, dịch vụ hỗn hợp
• Tạo mới request/booking từ mẫu (template)  dựng sẵn 
• Xử lý booking: Lưu vết chỉnh sửa – thay đổi, lên danh sách công việc (To do list), nhập danh sách du khách…
• Lịch sử trao đổi: Ngày giờ trao đổi, phương thức trao đổi (email/điện thoại), nội dung trao đổi chi tiết
• Báo cáo thống kê doanh số booking dự báo và thực tế theo các tiêu chí khác nhau (theo thời gian, người phụ trách, theo loại tour v.v…)

Quản lý đối tác và nhà cung cấp

• Quản lý thông tin về nhà cung cấp bao gồm đầu mối liên lạc, thư viện ảnh, chính sách thay đổi – hủy dịch vụ, bản đồ vị trí…
• Thêm, phân loại, tra cứu nhà cung cấp dịch vụ: Khách sạn, nhà hàng, landtour, vận chuyển, du thuyền v.v…
• Cập nhật bảng giá dịch vụ theo mùa du lịch, theo hợp đồng, theo đối tượng khách…
• Cảnh báo, nhắc nhở khi sắp hết hạn hợp đồng
• Biểu đồ phân tích giá cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, Phần mềm quản lý tour du lịch sở hữu các tính năng nâng cao như:

• Quản lý đa chi nhánh: Phân cấp dữ liệu riêng cho từng chi nhánh cụ thể
• Báo cáo phân tích, thống kê đa chiều
• Đặt hàng trực tuyến theo thời gian thực tế
• Quản lý chiến dịch marketing, chương trình khuyến mãi
• Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động theo chi nhánh hoặc cả công ty

Phần mềm quản lý tour du lịch còn hỗ trợ các công ty lữ hành phân loại, cập nhật thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và cụ thể theo tính chất, yêu cầu của từng nhóm khách hàng khác nhau. Công việc đặt lịch tư vấn chăm sóc khách cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ chức năng giao việc, nhắc nhở công việc tự động qua SMS hoặc Email hàng ngày. 

Sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch, mỗi đầu việc, nhiệm vụ đều được thực hiện chỉn chu, chính xác mà vẫn tiết kiệm thời gian, kinh phí cho doanh nghiệp. Còn chần chờ gì nữa, hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm của chúng tôi để được trải nghiệm giải pháp phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworks.vn/