Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là bài toán sống còn

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là bước đi bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện để có thể tồn tại và phát triển trong thời đại công nghệ hiện nay nếu không muốn bị nghiền nát bởi bánh xe sáng tạo. Bài viết sau đây Faceworks sẽ trình bày chi tiết về chuyển đổi số trong doanh nghiệp, lý do doanh nghiệp phải chuyển đổi số, quy trình chuyển đổi số và giải pháp chuyển đổi số hiệu quả với doanh nghiệp.

(Chuyển đổi số)

1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc doanh nghiệp áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào các lĩnh vực hoạt động nhằm thay đổi mô hình kinh doanh, cách thức vận hành doanh nghiệp để mang lại giá trị mới cao hơn cho nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một lĩnh vực sẽ có quy trình áp dụng chuyển đổi số khác nhau nhưng không được xa rời bản chất là sáng tạo ra phương thức sản xuất hoặc cách hoạt động mới dựa trên dữ liệu số, công nghệ số. Mục tiêu chuyển đổi số là thay đổi mô hình kinh doanh và cách tổ chức tập hợp dữ liệu, con người để tạo ra doanh thu lớn hơn, tạo ra giá trị và cơ hội mới cho doanh nghiệp.

2. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc tất yếu nếu doanh nghiệp không muốn bị nghiền nát bởi vòng xoáy sáng tạo. Rất nhiều sản phẩm, rất nhiều doanh nghiệp đã bị bánh xe công nghệ phát triển lấn qua và không thể vực dậy. Sự tiêu vong của những chiếc xe ngựa khi ô tô ra đời, sự biến mất của những chiếc máy tính thô kệch cồng kềnh khi laptop xuất hiện, sự lùi lại của máy ảnh phim khi máy ảnh kỹ thuật số ra đời hay sự biến mất của đĩa CD khi nhạc số phát triển chính là những minh chứng điển hình khi mà sản phẩm, doanh nghiệp không chịu chuyển đổi số.

Ảnh 2: Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chuyển đổi số càng sớm càng tốt vì những lý do sau đây.

2.1. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tồn tại được với thay đổi của thị trường

Dịch bệnh Covid bùng nổ là một đòn đánh bất ngờ với doanh nghiệp khi nhà máy và cửa hàng phải đóng cửa, dây chuyền sản xuất buộc ngừng hoạt động. Có cả vài trăm nghìn doanh nghiệp đã “ngã ngựa” trong lúc hỗn loạn do không kịp để ứng phó và thích nghi với thị trường.

Đa số các doanh nghiệp còn tồn tại và vươn lên mạnh mẽ sau dịch là do có áp dụng công nghệ hợp lý để không gián đoạn quy trình làm việc. Hơn nữa, chúng ta đang sống và phát triển trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0. Doanh nghiệp chỉ có một lựa chọn duy nhất là thích nghi với công nghệ để có thể tồn tại và cạnh tranh được với đối thủ nếu không muốn bị khách hàng bỏ rơi hay lãng quên.

2.2. Tối ưu năng suất lao động nhân công

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp trực tiếp cắt giảm những công việc thủ công không tốn nhiều thời gian. Khi giao cho máy móc đảm nhận những công việc đó không chỉ tối ưu thời gian hơn và độ chính xác cũng cao hơn. Lúc này nhân sự trong doanh nghiệp có nhiều thời gian để tập trung vào công việc chuyên môn, tăng chất lượng thực hiện công việc.

Trước đây doanh nghiệp hoàn toàn không thể “nhúc nhích” và ngưng trệ hoàn toàn nếu nhân viên không đến công ty. Tuy nhiên khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì nhân sự có nhiều cách để có thể làm việc ở bất cứ đâu bất cứ lúc nào thông qua máy tính cá nhân. Vì thế quy trình làm việc và năng suất lao động trong doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Các phần mềm quản lý công việc hiện đại ra đời giúp doanh nghiệp có không gian làm việc chung nhưng vẫn bảo mật, đảm bảo thông tin nội bộ công ty không bị ảnh hưởng.

2.3. Quản lý doanh nghiệp dễ dàng

Với cách quản lý truyền thống các sếp mất rất nhiều thời gian để bám sát và đốc thúc nhân viên. Nhưng khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì việc quản lý công việc, quản lý nhân viên sẽ được thực hiện bởi phần mềm. Khi đó lãnh đạo công ty chủ động và dễ dàng hơn trong việc đọc báo cáo và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Nhân viên làm việc cũng được giám sát và quản lý tự động thông qua phần mềm. Số liệu doanh nghiệp cũng được phần mềm thu thập và thống kê rõ ràng, minh bạch đảm bảo lãnh đạo hoạch định doanh nghiệp và đưa ra chiến lược quản trị chính xác hơn.

2.4. Nâng cao chất lượng sản phẩm

Khi sản phẩm được sản xuất bằng cách áp dụng công nghệ, máy móc hiện đại sẽ đảm bảo độ chính xác, tỉ mỉ cao hơn. Đồng thời doanh nghiệp sử dụng máy móc cũng khiến năng lực sản xuất tăng lên. Sản phẩm doanh nghiệp được tạo ra vừa nhanh, vừa đẹp đáp ứng được nhu cầu thay đổi nhanh chóng của thị trường. Áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp rút ngắn thời gian khách hàng nhận được sản phẩm, từ đó chất lượng dịch vụ cũng được cải thiện đáng kể.

2.5. Tối đa hóa doanh thu

Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số sẽ tối ưu hóa được chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa được năng lực sản xuất vì thế việc có thể tối đa hóa doanh thu là tất yếu. Đồng thời công nghệ số còn giúp mọi quy trình trong doanh nghiệp được tự động hóa từ đó chi phí vận hành giảm, tài chính doanh nghiệp được tối ưu hơn cho việc sản xuất và tạo ra doanh thu.

3. Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Mỗi lĩnh vực sẽ có cách thức hoạt động khác nhau, vì thế cách triển khai quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung vẫn gồm các bước bắt buộc sau đây.

Ảnh 3: Doanh nghiệp thực hiện đúng các bước trong quy trình chuyển đổi số để đạt hiệu quả cao nhất

Bước 1: Nghiên cứu nội tại doanh nghiệp

Nghiên cứu doanh nghiệp là bước đầu tiên phải thực hiện khi muốn chuyển đổi số. Bước nghiên cứu sẽ bao gồm: xác định hiện trạng doanh nghiệp, xác định mong muốn của doanh nghiệp và đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số.

– Xác định hiện trạng doanh nghiệp

Bước xác định hiện trạng doanh nghiệp do các cấp lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện. Khi đó nhân sự lãnh đạo xác định rõ ràng những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp, xác định vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và xác định xem chuyển đổi số có thể giải quyết vấn đề theo hướng tích cực hơn không. Bởi chuyển đổi số chỉ phát huy hiệu quả cao nhất khi có tính phù hợp với nhu cầu và thực trạng của doanh nghiệp.

– Xác định mong muốn doanh nghiệp

Sau khi nghiên cứu hiện trạng doanh nghiệp thì bước tiếp theo cần làm khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp là xác định mong muốn của công ty. Cấp lãnh đạo cần họp bàn và có sự thống nhất cao về việc chuyển đổi số. Tất cả nhân viên trong công ty cũng cần biết về kế hoạch chuyển đổi số doanh nghiệp thì mới có thể thích nghi và kịp thời giải quyết những phát sinh có thể xảy ra khi công nghệ số được áp dụng khi làm việc.

– Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp khi chuyển đổi số

Khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp cấp lãnh đạo cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân lực, vật lực và tài chính doanh nghiệp. Về yếu tố con người, doanh nghiệp cần đánh giá trình độ của nhân lực xem có thể đáp ứng việc sử dụng công nghệ hay không. Về vật lực, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ về cơ sở vật chất xem có phù hợp để lắp đặt, nâng cao công nghệ hay không. Về tài chính chắc chắn doanh nghiệp phải có chính sách cân bằng chi tiêu tài chính hợp lý vì chuyển đổi số không miễn phí.Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần cân nhắc xem lượng dữ liệu doanh nghiệp đã đủ lớn để thực hiện chuyển đổi số hay chưa, tránh tình trạng lãng phí tài nguyên số.

Bước 2: Chuẩn bị nguyên liệu để chuyển đổi số

Bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp là chuẩn bị những yếu tố cần thiết để chuyển đổi số. Đầu tiên là chuẩn bị dự trù tài chính để chi trả cho những sản phẩm, ứng dụng công nghệ số sắp được doanh nghiệp áp dụng. Thứ hai là chuẩn bị về yếu tố con người. Lãnh đạo công ty phải làm tư tưởng thành công cho nhân viên, phải cho họ thấy chuyển đổi số là hoạt động cần thiết giúp mang lại nhiều lợi ích cho nhân sự và doanh nghiệp. Bởi chuyển đổi số không thể thành công nếu chỉ xuất phát từ phía lãnh đạo, thay đổi văn hóa doanh nghiệp còn khó hơn nhiều so với thay đổi công nghệ.

Điều quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị tư liệu chuyển đổi số chính là chuẩn bị yếu tố công nghệ. Doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn sản phẩm, ứng dụng công nghệ phù hợp với nhu cầu và thực trạng doanh nghiệp. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không phải lựa chọn sản phẩm nhiều tính năng hay đắt tiền nhất mà là chọn sản phẩm phù hợp nhất. Lựa chọn ứng dụng phù hợp doanh nghiệp vừa vận hành hiệu quả đồng thời cũng tiết kiệm lượng lớn chi phí đầu tư cho công nghệ chuyển đổi số.

Bước 3: Áp dụng sản phẩm của chuyển đổi số vào doanh nghiệp

Sau khi đã lựa chọn được sản phẩm và ứng dụng phù hợp thì bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm chính là từng bước áp dụng nó vào quy trình hoạt động và vận hành của doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động của doanh nghiệp ban đầu sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng chỉ sau một thời gian là nhân sự có thể thích nghi. Lúc này chắc chắn việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ phát huy tác dụng và mang lại nhiều lợi ích giống như mong đợi.

Bước 4: Đánh giá và cải thiện lại quy trình chuyển đổi số

Một bước không thể thiếu khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp chính là đánh giá mức độ phù hợp và cải thiện các vấn đề phát sinh trong quá trình áp dụng công nghệ. Nếu cảm thấy việc thực hiện chuyển đổi số không hiệu quả doanh nghiệp doanh nghiệp nên tạm ngưng sử dụng và chuyển đổi sang ứng dụng công nghệ số khác hoặc chuyển về phương pháp cũ để tránh ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

4. Phần mềm Faceworks hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và hiệu quả

Ảnh 4: Phần mềm Faceworks là ứng dụng chuyển đổi số phù hợp nhất cho mọi doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP Faceworks chính là giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả nhất. Chỉ một phần mềm duy nhất hội tụ đầy đủ các chức năng công nghệ tối ưu cho hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm:

– Chức năng quản lý tài chính, hạch toán kế toán tài chính và kế toán quản trị tự động.

– Chức năng quản lý chi tiết và chính xác thông tin cung ứng và mua hàng.

– Chức năng quản lý thành phẩm phân phối và bán hàng.

– Chức năng quản lý quan hệ khách hàng và nhà cung ứng.

– Chức năng quản lý quy trình sản xuất hàng hóa.

– Chức năng quản lý kho hàng.

– Chức năng quản lý tài sản.

– Chức năng quản lý công việc và hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.

– Chức năng quản lý nhân sự và lương thưởng của nhân sự.

– Chức năng báo cáo dữ liệu doanh nghiệp.

Điểm đặc biệt của Faceworks là khi chọn sử dụng phần mềm doanh nghiệp sẽ được chúng tôi hỗ trợ khảo sát để đánh giá mức độ phù hợp và nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ phát huy hiệu quả tối đa đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp hơn. Các ứng dụng của Faceworks có tính tương thích cao với tất cả các thiết bị, bất cứ nhân sự nào trong doanh nghiệp cũng dễ dàng cài đặt và sử dụng để vận hành công việc hiệu quả ở mọi lúc, mọi nơi.

5. Lời kết

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là bước tiến không thể thiếu với bất cứ doanh nghiệp nào đang hoạt động trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0. Đặc biệt là khi Chính phủ đang từng ngày khuyến khích doanh nghiệp áp dụng công nghệ số để chuyển mình. Mỗi lãnh đạo doanh nghiệp cần nâng cao chuyển môn và đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến chuyển đổi số. Chuyển đổi số là một hành trình dài, doanh nghiệp bắt buộc phải có chiến lược cụ thể dựa trên những phân tích thực tế về nội tại công ty. Hy vọng tất cả các doanh nghiệp sẽ đều dễ dàng và thành công khi hội nhập với xu hướng chuyển đổi số toàn cầu. Mọi thắc mắc về ứng dụng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp xin liên hệ thông tin sau. Faceworks sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/