Không xác định nhanh quyền bảo hành
Nhân viên mất thời gian kiểm tra serial, ngày bán, hợp đồng và điều kiện bảo hành.
Dashboard bảo hành thiết bị y tế cho nhà cung cấp và trung tâm dịch vụ
Faceworks Medical Warranty Dashboard
Dashboard bảo hành thiết bị y tế cho nhà cung cấp và trung tâm dịch vụ
Dashboard bảo hành thiết bị y tế theo dõi phiếu bảo hành, serial, hợp đồng, SLA, lỗi, phụ tùng, kỹ sư, biên bản và tình trạng xử lý để giảm trễ hẹn và kiểm soát chi phí bảo hành.
Warranty ticketTheo dõi phiếu bảo hành theo serial, khách hàng, mức độ lỗi, trạng thái và SLA
Entitlement checkKiểm tra thời hạn bảo hành, điều kiện bảo hành, hợp đồng, phụ kiện và lịch sử sửa
Parts engineerĐiều phối kỹ sư, phụ tùng, thiết bị thay thế tạm và lịch hẹn hiện trường
Cost qualityTheo dõi chi phí bảo hành, lỗi lặp, phụ tùng thay và trách nhiệm hãng/khách
Mockup dashboard
Bảng điều hành nghiệp vụ theo thời gian thực
Khối mô phỏng giúp hình dung cách Faceworks gom dữ liệu vận hành, cảnh báo rủi ro và đề xuất quyết định ngay trên một màn hình.
Faceworks Control TowerDashboard bảo hành thiết bị y tế cho nhà cung cấp và trung tâm dịch vụ
PhiếuWT-240712-09 / máy monitor M-900
Khách hàngBệnh viện A, khoa ICU, SLA phản hồi 4 giờ
Tình trạngCòn bảo hành 42 ngày, lỗi nguồn không ổn định
Phụ tùngBoard nguồn còn 1 chiếc tại kho Hà Nội
Cảnh báoSerial đã phát sinh 3 lỗi trong 60 ngày
Gợi ýƯu tiên kỹ sư có chứng chỉ M-900, kiểm tra điều kiện điện tại khoa
Bản chất nghiệp vụ
Không chỉ là một màn hình nhập liệu, đây là bài toán điều hành có nhiều biến động
Bảo hành thiết bị y tế cần kiểm soát chặt hơn phiếu dịch vụ thông thường vì liên quan tới serial, thời hạn bảo hành, điều kiện sử dụng, phụ tùng chính hãng, chứng chỉ kỹ sư, SLA và hồ sơ biên bản với bệnh viện.
Một dashboard bảo hành tốt phải trả lời nhanh: thiết bị có còn bảo hành không, lỗi này có thuộc phạm vi bảo hành không, phụ tùng có sẵn không, kỹ sư nào phù hợp, khách đang chờ bao lâu và chi phí bảo hành đang tăng ở nhóm thiết bị nào.
Faceworks giúp trung tâm dịch vụ gom dữ liệu ticket, serial, hợp đồng, kho phụ tùng, lịch kỹ sư, biên bản và chi phí vào một dashboard. Quản lý có thể ưu tiên phiếu rủi ro, phát hiện lỗi lặp và kiểm soát trách nhiệm bảo hành với hãng/khách hàng.
Vấn đề thực tế
Những điểm nghẽn thường làm doanh nghiệp mất năng suất và khó kiểm soát
SLA dễ bị quá hạn
Phiếu bảo hành bệnh viện có cam kết phản hồi nhưng dashboard không cảnh báo đủ sớm.
Phụ tùng thiếu hoặc sai model
Kỹ sư đến nơi nhưng thiếu phụ tùng đúng serial/model làm phải hẹn lại.
Lỗi lặp không được phát hiện
Một serial hoặc model lỗi nhiều lần nhưng chưa có cảnh báo thay thế hoặc escalated.
Chi phí bảo hành khó kiểm soát
Phụ tùng, nhân công, di chuyển và thay thế tạm không được gom theo thiết bị.
Biên bản thất lạc
Ảnh, chữ ký, kết luận kỹ thuật và vật tư thay không lưu tập trung.
Khó phân biệt bảo hành và sửa phí
Một số lỗi do người dùng hoặc môi trường vận hành không thuộc bảo hành.
Không báo cáo được cho hãng
Hãng yêu cầu dữ liệu lỗi, phụ tùng và biên bản nhưng phải gom thủ công.
Phân hệ ERP
Các phân hệ cần có trong Dashboard bảo hành thiết bị y tế cho nhà cung cấp và trung tâm dịch vụ
Quy trình vận hành đề xuất
Luồng triển khai từ dữ liệu đầu vào đến quyết định quản trị
- Khách hàng gửi yêu cầu bảo hành qua hotline, portal, email hoặc nhân viên phụ trách.
- Hệ thống tạo phiếu, nhận diện serial, kiểm tra thời hạn và điều kiện bảo hành.
- Dashboard cảnh báo SLA và đề xuất mức ưu tiên xử lý theo thiết bị/khoa phòng/khách hàng.
- Điều phối viên kiểm phụ tùng, kỹ sư phù hợp và lịch hẹn hiện trường hoặc nhận máy về xưởng.
- Kỹ sư chẩn đoán, cập nhật nguyên nhân, phụ tùng thay, ảnh và biên bản xử lý.
- Nếu lỗi không thuộc bảo hành, hệ thống chuyển sang báo giá sửa phí hoặc xin duyệt ngoại lệ.
- Phiếu hoàn tất được lưu hồ sơ serial, chi phí và dữ liệu phục vụ claim với hãng.
- Quản lý xem dashboard lỗi lặp, chi phí bảo hành và serial/model cần hành động phòng ngừa.
Lợi ích quản trị
Giá trị doanh nghiệp nhận được khi quy trình được số hóa đúng cách
Xác định nhanh quyền bảo hành và phạm vi xử lý.
Xác định nhanh quyền bảo hành và phạm vi xử lý.
Giảm nguy cơ quá SLA với khách hàng bệnh viện/phòng khám.
Giảm nguy cơ quá SLA với khách hàng bệnh viện/phòng khám.
Điều phối đúng kỹ sư và phụ tùng cho từng model thiết bị.
Điều phối đúng kỹ sư và phụ tùng cho từng model thiết bị.
Theo dõi lỗi lặp để có quyết định thay thế, thu hồi hoặc báo hãng.
Theo dõi lỗi lặp để có quyết định thay thế, thu hồi hoặc báo hãng.
Minh bạch chi phí bảo hành theo serial, khách hàng và model.
Minh bạch chi phí bảo hành theo serial, khách hàng và model.
Lưu đầy đủ biên bản và hồ sơ phục vụ kiểm tra hoặc claim hãng.
Lưu đầy đủ biên bản và hồ sơ phục vụ kiểm tra hoặc claim hãng.
KPI quản lý
Những chỉ số nên theo dõi sau khi triển khai
| Tỷ lệ đúng SLA | Số phiếu phản hồi/xử lý trong cam kết bảo hành. |
| First time fix | Tỷ lệ xử lý xong ngay lần đầu nhờ đúng kỹ sư và phụ tùng. |
| Chi phí bảo hành/serial | Chi phí phát sinh theo từng thiết bị hoặc nhóm model. |
| Lỗi lặp 60 ngày | Số serial phát sinh nhiều phiếu trong kỳ. |
| Phụ tùng sẵn sàng | Tỷ lệ phiếu có đủ phụ tùng trước khi kỹ sư đi. |
| Phiếu chuyển sửa phí | Số phiếu không thuộc phạm vi bảo hành và chuyển sang báo giá. |
Tùy biến theo đặc thù
Faceworks xây phần mềm theo quy trình thực tế của doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến dashboard bảo hành cho hãng thiết bị y tế, nhà phân phối, đơn vị dịch vụ kỹ thuật hoặc doanh nghiệp cho thuê thiết bị. Quy trình có thể có bảo hành hãng, bảo hành mở rộng, máy thay thế tạm, sửa tại xưởng hoặc tại bệnh viện.
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể phân tích và xây phần mềm theo đúng quy trình đó.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Có kiểm tra được thiết bị còn bảo hành không?
Có. Hệ thống kiểm serial, ngày bán, hợp đồng và điều kiện bảo hành.
Có quản lý claim với hãng không?
Có. Dữ liệu lỗi, phụ tùng, ảnh và biên bản có thể dùng để lập hồ sơ claim.
Có theo dõi lỗi lặp không?
Có. Dashboard phân tích lỗi theo serial, model, khách hàng và phụ tùng.
Có dùng trên mobile cho kỹ sư không?
Có. Kỹ sư có thể cập nhật hiện trường, ảnh, vật tư và chữ ký khách hàng.
