Doanh thu cao nhưng không biết lãi thật
Phòng khám thấy tổng thu tăng nhưng không tách được giá vốn thuốc, vật tư, phí bác sĩ, phí thuê ngoài và giảm giá.
Dashboard lợi nhuận cho phòng khám theo dịch vụ và ca thu
Faceworks ERP theo quy trình doanh nghiệp
Dashboard lợi nhuận cho phòng khám theo dịch vụ và ca thu
Faceworks giúp phòng khám theo dõi doanh thu, giá vốn thuốc vật tư, chi phí bác sĩ, chi phí cận lâm sàng, giảm giá, công nợ, hoàn tiền và lợi nhuận theo dịch vụ, bác sĩ, chuyên khoa, ca thu.
Doanh thu hôm nay486 triệuKhám, CLS, thuốc
Lãi gộp tạm tính38,6%Theo dịch vụ
Ca thu chênh lệch3 caCần đối soát
Công nợ phát sinh74 triệuBảo lãnh và khách đoàn
Mockup dashboard điều hành
Dashboard được thiết kế để người quản lý nhìn nhanh trạng thái vận hành, điểm nghẽn, cảnh báo và các chỉ số cần xử lý trong ngày.
Mockup dashboard – Dashboard lợi nhuận
Phòng khám / Thu ngân phòng khám
Doanh thu hôm nay486 triệu
Khám, CLS, thuốc
Lãi gộp tạm tính38,6%
Theo dịch vụ
Ca thu chênh lệch3 ca
Cần đối soát
Công nợ phát sinh74 triệu
Bảo lãnh và khách đoàn
CA-01Nội tổng quátDT 82trLãi 41%Đạt
CA-02Sản phụ khoaCLS caoLãi 35%Theo dõi
DV-118Xét nghiệmGiá vốn 46%Cần ràCảnh báo
BS-07Tim mạchDoanh thu tốtTái khám caoĐạt
CN-03Bảo hiểmCông nợ 28trChờ đối soátTheo dõi
TH-18Hoàn tiềnSai dịch vụĐã duyệtKiểm soát
Bản chất nghiệp vụ
Lợi nhuận phòng khám không thể nhìn bằng doanh thu thu ngân đơn thuần. Mỗi lượt khám có thể gồm phí khám, chỉ định cận lâm sàng, thủ thuật, thuốc, vật tư, gói khám, giảm giá, bảo lãnh, công nợ và chi phí bác sĩ.
Dashboard lợi nhuận cần nối dữ liệu thu ngân với hồ sơ khám, đơn thuốc, kho thuốc, chỉ định, bảng giá, chính sách hoa hồng, chi phí vật tư và công nợ để biết dịch vụ nào thật sự có biên lợi nhuận tốt.
Faceworks có thể tùy biến cho phòng khám đa khoa, chuyên khoa, nha khoa, thẩm mỹ, chuỗi phòng khám, phòng khám có bảo hiểm, khách đoàn, gói khám sức khỏe hoặc dịch vụ cận lâm sàng nội bộ.
Vấn đề thực tế doanh nghiệp thường gặp
Thu ngân và kế toán lệch số liệu
Tiền mặt, chuyển khoản, POS, ví điện tử, công nợ, hoàn tiền và bảo lãnh không được đối soát theo ca.
Giảm giá thiếu kiểm soát
Nhân viên áp dụng ưu đãi, miễn phí, combo hoặc điều chỉnh giá nhưng không có luồng duyệt và phân tích tác động lợi nhuận.
Dịch vụ cận lâm sàng khó tính giá vốn
Xét nghiệm, siêu âm, X-quang, thủ thuật có vật tư tiêu hao và chi phí nhân sự khác nhau nhưng thường tính chung.
Thuốc và vật tư không gắn lượt khám
Đơn thuốc, vật tư thủ thuật, kit xét nghiệm xuất kho nhưng không quy đủ về đúng hồ sơ và dịch vụ.
Bác sĩ và chuyên khoa khó so sánh
Doanh thu theo bác sĩ có thể cao nhưng biên lợi nhuận thấp do chỉ định, vật tư hoặc chính sách hoa hồng.
Công nợ bảo hiểm chậm thu
Dịch vụ đã thực hiện nhưng hồ sơ, chứng từ hoặc bảo lãnh chưa đối soát làm lợi nhuận tiền mặt sai lệch.
Không thấy lợi nhuận theo chi nhánh
Chuỗi phòng khám khó so sánh chi nhánh vì cấu trúc dịch vụ, nhân sự, chi phí thuê ngoài và tỷ lệ công nợ khác nhau.
Các phân hệ cần có
Một hệ thống đủ dùng không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà phải nối được các bộ phận liên quan thành một luồng vận hành thống nhất.
01
Doanh thu thu ngân
Tổng hợp tiền khám, dịch vụ, cận lâm sàng, thuốc, gói khám, phụ thu và các hình thức thanh toán.
02
Giá vốn thuốc vật tư
Liên kết thuốc, vật tư tiêu hao, kit xét nghiệm, lô hạn dùng, giá nhập và xuất kho theo hồ sơ.
03
Chi phí bác sĩ
Tính phí khám, hoa hồng, chia doanh thu, lương theo ca hoặc chính sách riêng của phòng khám.
04
Chi phí cận lâm sàng
Theo dõi vật tư, hóa chất, phí máy, thuê ngoài, nhân công và chi phí theo từng chỉ định.
05
Giảm giá và ưu đãi
Quản lý mã khuyến mại, duyệt giảm giá, miễn phí, combo, gói khám và tác động biên lợi nhuận.
06
Công nợ bảo lãnh
Theo dõi bảo hiểm, khách đoàn, đối tác, hồ sơ chờ duyệt, chứng từ và thời hạn thanh toán.
07
Đối soát ca thu
Kiểm tiền mặt, chuyển khoản, POS, hoàn tiền, hủy phiếu, chênh lệch và người chịu trách nhiệm.
08
Hoàn tiền và hủy dịch vụ
Kiểm soát lý do hủy, hoàn tiền, dịch vụ chưa làm, thuốc chưa xuất và phê duyệt nội bộ.
09
Lợi nhuận theo dịch vụ
Tính doanh thu, giá vốn, chi phí trực tiếp, giảm giá, lãi gộp và biên lợi nhuận từng dịch vụ.
10
Lợi nhuận theo bác sĩ
So sánh doanh thu, chỉ định, tỷ lệ tái khám, chi phí, hoa hồng và lãi gộp theo bác sĩ.
11
Báo cáo chi nhánh
Tổng hợp doanh thu, lãi gộp, công nợ, chi phí trực tiếp, ca thu và nhóm dịch vụ theo cơ sở.
12
Dashboard điều hành
Hiển thị lợi nhuận ngày, dịch vụ lỗ, ca thu lệch, công nợ tăng và cảnh báo giảm giá bất thường.
Quy trình vận hành đề xuất
- Người bệnh phát sinh dịch vụ, chỉ định, thuốc, gói khám hoặc công nợ trong quá trình khám.
- Thu ngân lập phiếu thu, áp dụng chính sách giá, ưu đãi, bảo lãnh và hình thức thanh toán.
- Hệ thống liên kết phiếu thu với hồ sơ khám, thuốc, vật tư, chỉ định cận lâm sàng và bác sĩ phụ trách.
- Kho thuốc và vật tư ghi nhận xuất dùng theo đơn, lô, hạn dùng, giá vốn và dịch vụ liên quan.
- Cuối ca, thu ngân đối soát tiền mặt, chuyển khoản, POS, hoàn hủy và chênh lệch nếu có.
- Kế toán cập nhật công nợ, bảo hiểm, khách đoàn, phí thuê ngoài và các chi phí trực tiếp.
- Dashboard tính lãi gộp theo dịch vụ, bác sĩ, chuyên khoa, chi nhánh, ca thu và ngày vận hành.
- Quản lý dùng số liệu để điều chỉnh bảng giá, ưu đãi, định mức vật tư và chính sách chia doanh thu.
Lợi ích khi triển khai
- Nhìn lợi nhuận thật thay vì chỉ nhìn doanh thu thu ngân.
- Kiểm soát giá vốn thuốc, vật tư và chi phí cận lâm sàng theo hồ sơ.
- Giảm chênh lệch ca thu, hoàn tiền và giảm giá ngoài quy định.
- So sánh hiệu quả dịch vụ, bác sĩ, chuyên khoa và chi nhánh.
- Theo dõi công nợ bảo lãnh, khách đoàn và hồ sơ chờ đối soát.
- Có dữ liệu điều chỉnh bảng giá và chính sách ưu đãi phù hợp.
KPI nên theo dõi
- Biên lợi nhuận gộp
- Doanh thu trên lượt khám
- Tỷ lệ giảm giá
- Chênh lệch ca thu
- Công nợ quá hạn
- Lợi nhuận theo dịch vụ
Câu hỏi thường gặp
Dashboard lợi nhuận có thay thế phần mềm kế toán không?
Không nhất thiết. Faceworks có thể cung cấp dữ liệu quản trị chi tiết và kết nối với kế toán nếu doanh nghiệp cần.
Có tính giá vốn thuốc theo lô không?
Có. Thuốc và vật tư có thể tính theo lô, giá nhập, hạn dùng và phiếu xuất thực tế.
Có đối soát ca thu không?
Có. Hệ thống có thể đối soát tiền mặt, chuyển khoản, POS, hoàn tiền và chênh lệch theo ca.
Có xem lợi nhuận theo bác sĩ không?
Có. Doanh thu, chi phí trực tiếp, hoa hồng và lãi gộp có thể tổng hợp theo bác sĩ hoặc chuyên khoa.
Faceworks xây phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Faceworks khảo sát quy trình thật, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển phần mềm ERP theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo đúng quy trình đó.
