Thông tin buyer nằm rải rác
Email, file Excel, chat, tech pack, comment sample và approval không nằm trên một hồ sơ style thống nhất.
Dashboard Merchandising cho quản lý đơn hàng may mặc
Faceworks ERP theo quy trình doanh nghiệp
Dashboard Merchandising cho quản lý đơn hàng may mặc
Faceworks giúp bộ phận merchandising theo dõi yêu cầu buyer, phát triển mẫu, costing, BOM, nguyên phụ liệu, approval, production status, shipment, claim và giao tiếp giữa buyer với nhà máy.
Style đang theo dõi420Theo buyer và mùa hàng
Approval quá hạn36Lab dip, trim, sample
NPL rủi ro ETA58 mãẢnh hưởng production
Shipment cần xử lý24Booking, packing, chứng từ
Mockup dashboard điều hành
Dashboard được thiết kế để người quản lý nhìn nhanh trạng thái vận hành, điểm nghẽn, cảnh báo và các chỉ số cần xử lý trong ngày.
Mockup dashboard – Dashboard Merchandising
May mặc / May mặc
Style đang theo dõi420
Theo buyer và mùa hàng
Approval quá hạn36
Lab dip, trim, sample
NPL rủi ro ETA58 mã
Ảnh hưởng production
Shipment cần xử lý24
Booking, packing, chứng từ
STY-24018Buyer APP sampleChờ duyệtTheo dõi
STY-24031Buyer BLab dip trễ2 ngàyCảnh báo
PO-24052JacketNPL thiếuDây kéoRủi ro
PO-24069Sơ miInline passĐang mayỔn định
PO-24084VáyBooking xongChờ packingĐạt
CLM-24012Claim sizeĐang phản hồiBuyer CCần xử lý
Bản chất nghiệp vụ
Merchandising là trung tâm điều phối giữa buyer, sale, costing, mẫu, mua hàng, kho NPL, sản xuất, QC, logistics và kế toán. Nếu thông tin buyer thay đổi mà không cập nhật kịp, toàn bộ chuỗi đơn hàng có thể lệch.
Dashboard Merchandising cần cho biết style nào đang ở giai đoạn nào, approval nào còn chờ, NPL nào trễ ETA, PO nào sắp vào sản xuất, shipment nào có rủi ro và claim nào cần phản hồi.
Faceworks có thể tùy biến theo quy trình FOB, CMT, ODM, nhiều buyer, nhiều season, nhiều nhà máy, quy trình approval phức tạp, hàng mẫu nhiều vòng hoặc đơn hàng xuất khẩu cần chứng từ chặt.
Vấn đề thực tế doanh nghiệp thường gặp
Approval bị trễ nhưng không cảnh báo
Lab dip, trim card, fit sample, size set, PP sample, TOP sample quá hạn nhưng merchandiser chỉ biết khi buyer nhắc.
BOM thay đổi không đồng bộ
Buyer đổi phụ liệu, màu, size, artwork hoặc packing nhưng mua hàng và sản xuất chưa nhận bản mới.
NPL trễ ảnh hưởng sản xuất
Merchandiser cần biết ETA vật tư nào ảnh hưởng ngày cắt, ngày chuyền và shipment nhưng dữ liệu mua hàng tách rời.
Khó theo dõi nhiều buyer cùng lúc
Mỗi buyer có milestone, cách duyệt, chứng từ và tiêu chuẩn khác nhau nên dễ bỏ sót việc.
Production status cập nhật chậm
Buyer hỏi tiến độ, merchandiser phải hỏi nhiều bộ phận mới biết cắt, may, QC, packing tới đâu.
Claim và phản hồi không có luồng rõ
Khi khách claim chất lượng hoặc giao trễ, hồ sơ điều tra, trách nhiệm và phản hồi chưa được kiểm soát.
Shipment thiếu chứng từ phút cuối
Packing list, booking, CO, invoice, inspection report hoặc chứng từ khác chưa sẵn sàng trước ngày xuất.
Các phân hệ cần có
Một hệ thống đủ dùng không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà phải nối được các bộ phận liên quan thành một luồng vận hành thống nhất.
01
Hồ sơ buyer
Quản lý buyer, season, brand, contact, yêu cầu chất lượng, packing, chứng từ và quy tắc approval.
02
Hồ sơ style
Lưu tech pack, hình ảnh, màu size, BOM, artwork, wash, packing, giá và lịch sử thay đổi.
03
Quản lý sample
Theo dõi proto, fit, size set, PP, TOP, salesman sample, ngày gửi, comment và trạng thái duyệt.
04
Approval buyer
Quản lý lab dip, trim card, bulk fabric, artwork, label, carton, packing và hạn phản hồi.
05
Costing và giá
Theo dõi costing version, giá bán, CM, NPL, margin, điều khoản thanh toán và phê duyệt giá.
06
BOM và NPL
Liên kết BOM với mua hàng, ETA, nhập kho, QC đầu vào, thiếu hụt và thay thế vật tư.
07
Production status
Hiển thị tiến độ mẫu, NPL, cắt, may, QC, hoàn thiện, packing, inspection và shipment.
08
Shipment và chứng từ
Theo dõi booking, packing list, invoice, CO, chứng từ xuất khẩu, lịch tàu và trạng thái giao hàng.
09
Claim và CAPA
Quản lý claim chất lượng, giao trễ, điều tra nguyên nhân, CAPA, phản hồi buyer và chi phí liên quan.
10
Nhắc việc merchandiser
Tạo task, deadline, người phụ trách, cảnh báo quá hạn và lịch làm việc theo buyer.
11
Trao đổi nội bộ
Ghi comment, file, quyết định, phê duyệt và lịch sử thay đổi để tránh mất thông tin.
12
Dashboard điều hành
Tổng hợp style, approval, NPL, production, shipment, claim và việc quá hạn theo merchandiser.
Quy trình vận hành đề xuất
- Merchandiser tạo hồ sơ buyer, season, style, tech pack, màu size, deadline và yêu cầu đặc biệt.
- Costing tạo phiên bản giá, BOM, margin mục tiêu và trình duyệt nội bộ nếu cần.
- Bộ phận mẫu theo dõi từng vòng sample, gửi buyer, nhận comment và cập nhật trạng thái approval.
- Mua hàng liên kết BOM với NPL, ETA, nhập kho, QC đầu vào và cảnh báo vật tư ảnh hưởng sản xuất.
- Sản xuất cập nhật trạng thái cắt, may, QC, hoàn thiện và packing để merchandiser trả lời buyer kịp thời.
- Logistics cập nhật booking, chứng từ, lịch tàu, packing list và trạng thái shipment.
- Khi có claim hoặc thay đổi, hệ thống tạo luồng xử lý, lưu file, phân công người phụ trách và deadline phản hồi.
- Dashboard tổng hợp việc quá hạn, approval đang chờ, NPL rủi ro và PO cần ưu tiên theo buyer.
Lợi ích khi triển khai
- Giảm bỏ sót approval, sample và việc cần phản hồi buyer.
- Tập trung tech pack, BOM, comment và lịch sử thay đổi theo style.
- Nối merchandising với mua hàng, sản xuất, QC và logistics.
- Trả lời buyer nhanh hơn bằng production status cập nhật.
- Kiểm soát claim, CAPA và chi phí liên quan rõ ràng.
- Giúp trưởng bộ phận theo dõi tải việc và hiệu quả từng merchandiser.
KPI nên theo dõi
- Tỷ lệ approval đúng hạn
- Số style đang mở
- NPL trễ ETA
- PO có rủi ro shipment
- Claim theo buyer
- Task quá hạn theo merchandiser
Câu hỏi thường gặp
Dashboard Merchandising có quản lý sample không?
Có. Faceworks có thể theo dõi nhiều vòng mẫu, comment buyer, ngày gửi và trạng thái duyệt.
Có cảnh báo approval quá hạn không?
Có. Hệ thống có thể cảnh báo lab dip, trim, sample, artwork hoặc packing approval quá hạn.
Có liên kết với mua hàng NPL không?
Có. BOM và ETA nguyên phụ liệu có thể nối với tiến độ sản xuất và shipment.
Có dùng cho nhiều buyer không?
Có. Dashboard có thể phân quyền và tổng hợp theo buyer, season, merchandiser, style và PO.
Faceworks xây phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Faceworks khảo sát quy trình thật, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển phần mềm ERP theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo đúng quy trình đó.
