Phiếu chờ thu bị tồn
Bệnh nhân đã khám hoặc có chỉ định nhưng chưa thanh toán, gây lệch doanh thu và khó kiểm soát dịch vụ thực hiện.
Dashboard thu ngân cho phòng khám và chuỗi phòng khám
Faceworks ERP theo quy trình doanh nghiệp
Dashboard thu ngân cho phòng khám và chuỗi phòng khám
Faceworks giúp phòng khám quản lý thu ngân: phiếu thu, công nợ bệnh nhân, bảo lãnh bảo hiểm, gói dịch vụ, hoàn tiền, thanh toán đa phương thức, kết ca, đối soát và doanh thu theo bác sĩ, phòng ban.
Doanh thu hôm nay842 triệuTheo cơ sở
Phiếu chờ thu126Cần xử lý
Bảo lãnh chờ duyệt38Theo bảo hiểm
Chênh lệch kết ca4 caCần đối soát
Mockup dashboard điều hành
Dashboard được thiết kế để người quản lý nhìn nhanh doanh thu, vận hành, rủi ro, dòng tiền và các điểm cần xử lý theo từng đơn vị hoặc điểm phục vụ.
Mockup dashboard – Dashboard thu ngân
Phòng khám / Thu ngân phòng khám
Doanh thu hôm nay842 triệu
Theo cơ sở
Phiếu chờ thu126
Cần xử lý
Bảo lãnh chờ duyệt38
Theo bảo hiểm
Chênh lệch kết ca4 ca
Cần đối soát
PT-24018Khám tổng quátChờ thuBệnh nhân ATheo dõi
PT-24031Gói xét nghiệmĐã quẹt thẻChờ hóa đơnĐạt
BH-24044Bảo hiểm BChờ duyệtTạm ứngCảnh báo
RF-24012Hoàn tiềnDịch vụ hủyQuản lý duyệtRủi ro
CA-08Kết caLệch 320kCần đối soátCảnh báo
PT-24059Trả gópCông nợNhắc thanh toánTheo dõi
Bản chất nghiệp vụ
Thu ngân phòng khám là điểm giao giữa chỉ định dịch vụ, hồ sơ bệnh nhân, bảo hiểm, khuyến mại, gói dịch vụ, thanh toán và kế toán. Một phiếu thu đúng không chỉ thu đủ tiền mà còn phải đúng dịch vụ, đúng bác sĩ, đúng chương trình, đúng hình thức thanh toán và đối soát được cuối ca.
Dashboard thu ngân cần cho thấy phiếu nào chờ thu, phiếu nào đã thanh toán, ca nào lệch quỹ, khoản nào bảo hiểm chưa duyệt, công nợ nào quá hạn và doanh thu đang phân bổ cho bác sĩ, chuyên khoa, cơ sở như thế nào.
Faceworks có thể tùy biến cho phòng khám đa khoa, nha khoa, thẩm mỹ, xét nghiệm, chuỗi phòng khám, mô hình bảo lãnh bảo hiểm và thanh toán online.
Vấn đề thực tế doanh nghiệp thường gặp
Dịch vụ hủy nhưng tiền chưa xử lý đúng
Hoàn tiền, chuyển tiền sang dịch vụ khác hoặc giữ lại cọc không có luồng duyệt rõ.
Bảo hiểm và bảo lãnh xử lý chậm
Hồ sơ bảo hiểm cần duyệt, tạm ứng, đồng chi trả nhưng thu ngân và kế toán không thấy cùng trạng thái.
Kết ca lệch tiền mặt
Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, công nợ và hoàn tiền không được đối chiếu tự động.
Gói dịch vụ khó theo dõi số lượt
Bệnh nhân mua gói nhưng sử dụng nhiều lần, nhiều cơ sở, nhiều dịch vụ nên thu ngân dễ tính sai.
Khuyến mại áp dụng không kiểm soát
Giảm giá, voucher, mã bác sĩ, chương trình thành viên thiếu điều kiện và quyền duyệt.
Công nợ bệnh nhân bị bỏ quên
Dịch vụ trả sau, bảo lãnh, trả góp hoặc khách doanh nghiệp chưa có nhắc nợ rõ.
Báo cáo doanh thu phân bổ chậm
Muốn xem doanh thu theo bác sĩ, chuyên khoa, phòng ban, cơ sở phải tổng hợp thủ công.
Các phân hệ cần có
Một hệ thống đủ dùng phải nối được dữ liệu khách hàng, vận hành, tài chính, nhân sự và báo cáo quản trị thành một luồng thống nhất.
01
Phiếu thu dịch vụ
Tạo phiếu thu từ chỉ định, gói khám, toa thuốc, xét nghiệm hoặc dịch vụ phát sinh.
02
Thanh toán đa phương thức
Hỗ trợ tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, QR, trả góp và thanh toán online.
03
Bảo lãnh bảo hiểm
Quản lý hồ sơ bảo lãnh, tạm ứng, đồng chi trả, kết quả duyệt và đối soát bảo hiểm.
04
Gói dịch vụ
Theo dõi gói bán trước, số lượt đã dùng, còn lại, chuyển nhượng và hết hạn.
05
Hoàn tiền và hủy dịch vụ
Cấu hình lý do hủy, hoàn, chuyển tiền, người duyệt và bằng chứng xử lý.
06
Kết ca thu ngân
Tổng hợp tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, hoàn tiền, công nợ, chênh lệch và biên bản ca.
07
Công nợ bệnh nhân
Theo dõi khoản phải thu, quá hạn, trả góp, bảo lãnh, khách doanh nghiệp và nhắc nợ.
08
Hóa đơn điện tử
Liên kết phát hành hóa đơn, điều chỉnh, hủy, thay thế và trạng thái gửi khách.
09
Khuyến mại và voucher
Kiểm soát chương trình, điều kiện áp dụng, quyền duyệt và doanh thu sau giảm.
10
Phân bổ doanh thu
Phân bổ doanh thu theo bác sĩ, chuyên khoa, phòng ban, cơ sở, dịch vụ và kênh bán.
11
Đối soát thanh toán
Đối soát ngân hàng, POS, ví điện tử, cổng thanh toán và bảo hiểm.
12
Dashboard thu ngân
Tổng hợp doanh thu, phiếu chờ thu, công nợ, kết ca lệch, hoàn tiền và bảo lãnh.
Quy trình vận hành đề xuất
- Bác sĩ, lễ tân hoặc hệ thống tạo chỉ định dịch vụ, gói khám, thuốc hoặc xét nghiệm cho bệnh nhân.
- Thu ngân nhận phiếu chờ thu, kiểm tra chương trình, bảo hiểm, gói dịch vụ và công nợ hiện có.
- Bệnh nhân thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, QR, ví điện tử hoặc bảo lãnh bảo hiểm.
- Nếu hủy, hoàn tiền hoặc giảm giá ngoài chính sách, hệ thống chuyển luồng duyệt quản lý.
- Cuối ca, thu ngân kết ca, đối chiếu từng phương thức thanh toán và xử lý chênh lệch nếu có.
- Kế toán nhận dữ liệu doanh thu, công nợ, hóa đơn điện tử và đối soát ngân hàng hoặc bảo hiểm.
- Quản lý xem dashboard để xử lý phiếu tồn, ca lệch, công nợ quá hạn và bảo lãnh chờ duyệt.
- Dữ liệu thu ngân được phân bổ về bác sĩ, chuyên khoa, cơ sở và báo cáo điều hành.
Lợi ích khi triển khai
- Giảm phiếu chờ thu và thất thoát doanh thu dịch vụ.
- Đối soát ca thu ngân rõ theo từng phương thức thanh toán.
- Kiểm soát hoàn tiền, hủy dịch vụ và giảm giá bằng luồng duyệt.
- Theo dõi gói dịch vụ, bảo hiểm và công nợ bệnh nhân chính xác hơn.
- Phân bổ doanh thu theo bác sĩ, chuyên khoa, cơ sở và dịch vụ nhanh hơn.
- Tạo nền dữ liệu sạch cho kế toán, hóa đơn và báo cáo quản trị phòng khám.
KPI nên theo dõi
- Doanh thu theo ca
- Phiếu chờ thu
- Chênh lệch kết ca
- Công nợ quá hạn
- Bảo lãnh chờ duyệt
- Tỷ lệ hoàn tiền
Câu hỏi thường gặp
Dashboard thu ngân có dùng cho chuỗi phòng khám không?
Có. Faceworks có thể tổng hợp theo cơ sở, thu ngân, chuyên khoa, bác sĩ và dịch vụ.
Có đối soát nhiều hình thức thanh toán không?
Có. Hệ thống có thể đối soát tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, QR, ví điện tử và bảo hiểm.
Có quản lý gói dịch vụ không?
Có. Gói dịch vụ có thể theo dõi số lượt đã dùng, còn lại, hết hạn và chuyển nhượng.
Có kiểm soát hoàn tiền không?
Có. Hoàn tiền, hủy dịch vụ và giảm giá ngoài chính sách có thể đi qua luồng duyệt.
Faceworks xây phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Faceworks khảo sát quy trình thật, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển phần mềm ERP theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo đúng quy trình đó.
