Truy xuất bằng Excel mất nhiều giờ
Khi có khiếu nại, nhân sự phải dò phiếu nhập, phiếu sản xuất, biên bản QC và hóa đơn xuất hàng ở nhiều nơi khác nhau.
Dashboard Traceability cho truy xuất nguồn gốc ngành thực phẩm
Dashboard Traceability cho truy xuất nguồn gốc ngành thực phẩm
Faceworks giúp doanh nghiệp thực phẩm quản lý truy xuất nguồn gốc từ nhà cung cấp nguyên liệu, COA, lô nhập, công thức phối trộn, lệnh sản xuất, QC, đóng gói, kho thành phẩm đến khách hàng và kịch bản thu hồi sản phẩm.
Bản chất nghiệp vụ
- Traceability trong thực phẩm không chỉ là biết sản phẩm bán cho ai, mà phải lần ngược được từng lô nguyên liệu, nhà cung cấp, chứng từ kiểm nghiệm, ca sản xuất và công thức đã dùng.
- Một mã thành phẩm có thể được tạo từ nhiều lô nguyên liệu; ngược lại một lô nguyên liệu có thể đi vào nhiều batch sản xuất, nhiều ngày đóng gói và nhiều khách hàng khác nhau.
- Dashboard traceability cần hiển thị quan hệ hai chiều: truy xuất xuôi từ nguyên liệu đến khách hàng và truy xuất ngược từ khiếu nại hoặc mã thành phẩm về nguồn gốc.
- Với Faceworks, dữ liệu truy xuất được sinh ra từ quy trình thật: nhập kho, kiểm nghiệm, cấp phát, sản xuất, QC, đóng gói, xuất kho, không phải nhập lại thủ công sau khi đã có sự cố.
Vấn đề thực tế khi chưa có dashboard chuyên sâu
Không biết phạm vi thu hồi
Nếu một lô nguyên liệu đi vào nhiều batch, doanh nghiệp khó xác định cần thu hồi đúng sản phẩm nào và khách hàng nào.
COA và kiểm nghiệm rời dữ liệu kho
Nguyên liệu đã nhập kho nhưng hồ sơ kiểm nghiệm, chứng nhận nhà cung cấp hoặc kết quả lab lại nằm ngoài hệ thống.
Không kiểm soát thay đổi công thức
Cùng một mã sản phẩm có thể có nhiều phiên bản công thức, gây khó giải thích khi chất lượng giữa các lô khác nhau.
QC không gắn với batch
Kết quả vi sinh, cảm quan, trọng lượng, độ ẩm hoặc nhiệt độ không được liên kết chặt với lệnh sản xuất.
Hạn dùng và nhãn dễ sai
Sản phẩm có hạn dùng theo ngày sản xuất, line, loại bao bì hoặc thị trường nhưng dữ liệu nhãn không được kiểm soát tự động.
Đứt liên kết giữa sản xuất và bán hàng
Thành phẩm xuất qua nhiều kho, đại lý, siêu thị, khiến lộ trình phân phối không còn rõ khi cần xử lý sự cố.
Báo cáo truy xuất không đủ chứng cứ
Khi audit HACCP, ISO 22000, BRC hoặc khách hàng lớn yêu cầu, doanh nghiệp phải gom tài liệu thủ công.
Các phân hệ ERP cần có
Nhà cung cấp và COA
Quản lý hồ sơ nhà cung cấp, chứng nhận, COA, tiêu chuẩn nguyên liệu và cảnh báo chứng từ hết hạn.
Lô nhập nguyên liệu
Ghi nhận số lot, hạn dùng, điều kiện bảo quản, kết quả kiểm nghiệm đầu vào và trạng thái giải phóng kho.
Công thức sản phẩm
Quản lý BOM/công thức nhiều phiên bản, tỷ lệ phối trộn, tiêu hao chuẩn và điều kiện áp dụng từng thị trường.
Lệnh sản xuất
Liên kết batch sản xuất với công thức, line, ca, nhân sự, thiết bị, thông số vận hành và sản lượng thực tế.
Cấp phát nguyên liệu
Theo dõi nguyên liệu nào được cấp cho batch nào, theo FIFO/FEFO, cân đong thực tế và sai lệch so với định mức.
QC theo công đoạn
Gắn kết quả kiểm tra nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, vi sinh, cảm quan và chỉ tiêu kỹ thuật vào từng batch.
Đóng gói và mã hóa
Quản lý mã thùng, mã pallet, hạn dùng, tem QR, quy cách đóng gói và dữ liệu in nhãn theo từng lô.
Kho thành phẩm
Theo dõi vị trí, tồn kho, điều chuyển, xuất bán, trả hàng và tình trạng phong tỏa khi có cảnh báo chất lượng.
Khách hàng và kênh bán
Liên kết sản phẩm đã xuất với khách hàng, đại lý, siêu thị, đơn xuất và vùng phân phối.
Recall sản phẩm
Khoanh vùng lô ảnh hưởng, lập danh sách thu hồi, theo dõi phản hồi khách hàng và hồ sơ xử lý sau sự cố.
Audit trail
Lưu lịch sử thay đổi công thức, lệnh sản xuất, QC, quyết định giải phóng hoặc phong tỏa lô.
Dashboard Traceability
Hiển thị bản đồ truy xuất xuôi/ngược, trạng thái lô, cảnh báo thiếu hồ sơ và thời gian phản ứng khi có sự cố.
Quy trình vận hành đề xuất
- Thiết lập chuẩn dữ liệu nhà cung cấp, nguyên liệu, chỉ tiêu kiểm nghiệm, công thức và quy tắc tạo mã lô.
- Khi nhập nguyên liệu, hệ thống ghi nhận lot, COA, hạn dùng, điều kiện bảo quản và trạng thái chờ QC.
- QC đầu vào kiểm nghiệm và quyết định giải phóng, phong tỏa hoặc trả nhà cung cấp ngay trên hệ thống.
- Kế hoạch sản xuất tạo batch theo công thức được duyệt, hệ thống tự đề xuất nguyên liệu theo FIFO/FEFO.
- Kho cấp phát nguyên liệu, cân thực tế, ghi nhận sai lệch tiêu hao và liên kết từng lot vào batch sản xuất.
- Sản xuất cập nhật thông số công đoạn, sản lượng, hao hụt, nhân sự, thiết bị và thời điểm hoàn thành batch.
- QC thành phẩm nhập kết quả kiểm tra; hệ thống chỉ cho phép đóng gói/xuất kho khi batch đạt điều kiện giải phóng.
- Khi có khiếu nại, dashboard cho phép nhập mã thành phẩm hoặc lô nguyên liệu để xem ngay phạm vi ảnh hưởng và danh sách khách hàng cần xử lý.
Lợi ích khi triển khai bằng Faceworks
Rút ngắn thời gian truy xuất
Từ nhiều giờ dò hồ sơ xuống vài phút nhờ dữ liệu được liên kết sẵn theo lô và batch.
Thu hồi đúng phạm vi
Không thu hồi quá rộng gây thiệt hại, cũng không bỏ sót lô có nguy cơ ảnh hưởng.
Tăng năng lực audit
Có thể xuất hồ sơ nguồn gốc, QC, sản xuất và phân phối theo yêu cầu khách hàng hoặc tiêu chuẩn chất lượng.
Kiểm soát rủi ro chất lượng
Cảnh báo lô thiếu COA, batch chưa đủ QC, nguyên liệu sắp hết hạn hoặc thành phẩm bị phong tỏa.
Minh bạch trách nhiệm
Biết ai duyệt công thức, ai giải phóng lô, ai thay đổi dữ liệu và thay đổi vào thời điểm nào.
Tùy biến theo nhà máy
Faceworks có thể bám theo quy trình phối trộn, chế biến, đóng gói, kho lạnh hoặc phân phối riêng của từng doanh nghiệp.
KPI nên theo dõi trên hệ thống
Thời gian truy ngược trung bình từ mã thành phẩm về lô nguyên liệu.
Tỷ lệ lô có đủ hồ sơ truy xuất và chứng từ QC.
Số lô được xuất khi chưa đạt điều kiện giải phóng.
Batch có cảnh báo chất lượng cần theo dõi.
Tỷ lệ phản hồi recall hoàn tất trong SLA.
Lịch sử thay đổi công thức và QC có audit trail.
Câu hỏi thường gặp
Dashboard Traceability có thay thế phần mềm kho không?
Không chỉ thay thế kho đơn thuần, dashboard cần lấy dữ liệu từ kho, sản xuất, QC, bán hàng và nhà cung cấp để hình thành chuỗi truy xuất đầy đủ.
Có truy xuất được từ khiếu nại khách hàng không?
Có. Người dùng có thể nhập mã sản phẩm, số lot, số thùng, đơn hàng hoặc khách hàng để truy ngược về batch sản xuất và nguyên liệu.
Faceworks có tùy biến theo tiêu chuẩn HACCP hoặc ISO 22000 không?
Có. Các điểm kiểm soát, biểu mẫu QC, trạng thái phong tỏa và báo cáo audit có thể thiết kế theo chuẩn doanh nghiệp đang áp dụng.
Có tích hợp tem QR hoặc barcode không?
Có. Faceworks có thể quản lý mã QR/barcode cho nguyên liệu, thùng, pallet, thành phẩm và hỗ trợ quét trong kho hoặc sản xuất.
Faceworks thiết kế phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể khảo sát, chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế màn hình, phân quyền, cảnh báo, báo cáo và tích hợp thiết bị hoặc hệ thống liên quan để phần mềm bám sát cách vận hành thực tế.
