Không biết thiết bị đang ở đâu
Thiết bị luân chuyển giữa kho, khách hàng, kỹ thuật, bảo trì hoặc thu hồi nhưng không có trạng thái realtime.
Dashboard vòng đời thiết bị cho doanh nghiệp cho thuê thiết bị y tế
Dashboard vòng đời thiết bị cho doanh nghiệp cho thuê thiết bị y tế
Faceworks giúp doanh nghiệp cho thuê thiết bị y tế quản lý toàn bộ vòng đời thiết bị: mua sắm, hồ sơ kỹ thuật, kiểm định, cho thuê, giao nhận, lắp đặt, bảo trì, hiệu chuẩn, thu hồi, khấu hao, doanh thu thuê và lịch sử sử dụng tại khách hàng.
Bản chất nghiệp vụ
- Thiết bị y tế cho thuê là tài sản có yêu cầu kỹ thuật, kiểm định, hiệu chuẩn, hồ sơ pháp lý, lịch bảo trì và lịch sử sử dụng rất chặt.
- Một thiết bị có thể luân chuyển qua nhiều khách hàng, bệnh viện, phòng khám, hợp đồng và địa điểm lắp đặt trong vòng đời sử dụng.
- Dashboard vòng đời phải trả lời nhanh: thiết bị đang ở đâu, đang cho ai thuê, còn hạn kiểm định không, doanh thu/chi phí ra sao, khi nào cần bảo trì.
- Faceworks có thể tùy biến theo máy thở, monitor, bơm tiêm điện, máy xét nghiệm, thiết bị phục hồi chức năng hoặc thiết bị y tế gia đình.
Vấn đề thực tế khi chưa có dashboard chuyên sâu
Hết hạn kiểm định vẫn cho thuê
Nếu không cảnh báo hạn hiệu chuẩn/kiểm định, doanh nghiệp có rủi ro pháp lý và an toàn sử dụng.
Hợp đồng thuê rời hồ sơ thiết bị
Doanh thu thuê, thời hạn, phụ kiện đi kèm và trách nhiệm bảo trì không gắn với serial thiết bị.
Bảo trì bị động
Chỉ khi khách báo lỗi mới xử lý, không có lịch bảo trì phòng ngừa theo giờ chạy hoặc chu kỳ.
Khó tính hiệu quả tài sản
Không biết thiết bị nào khai thác tốt, thiết bị nào nhàn rỗi, chi phí sửa chữa cao hoặc nên thanh lý.
Phụ kiện thất lạc
Dây, cảm biến, adapter, xe đẩy, đầu dò hoặc bộ kit đi kèm không được kiểm soát khi giao nhận.
Lịch sử sử dụng không đầy đủ
Không có chuỗi hồ sơ từ mua sắm, lắp đặt, sử dụng, sửa chữa, hiệu chuẩn đến thu hồi.
Dịch vụ sau thuê thiếu SLA
Yêu cầu kỹ thuật, thay thế, bảo trì tại khách hàng không được theo dõi deadline và chất lượng.
Các phân hệ ERP cần có
Hồ sơ thiết bị
Quản lý serial, model, hãng, cấu hình, phụ kiện, tài liệu, chứng nhận và tình trạng tài sản.
Mua sắm và nhập kho
Theo dõi nhà cung cấp, giá mua, bảo hành, nghiệm thu, nhập kho và phân loại tài sản.
Kiểm định/hiệu chuẩn
Quản lý hạn kiểm định, lịch hiệu chuẩn, kết quả, chứng chỉ và cảnh báo trước hạn.
Hợp đồng thuê
Liên kết thiết bị với khách hàng, thời hạn thuê, giá thuê, phụ kiện, điều khoản và gia hạn.
Giao nhận/lắp đặt
Quản lý biên bản giao, ảnh hiện trạng, checklist phụ kiện, địa điểm lắp đặt và người nhận.
Theo dõi sử dụng
Ghi nhận giờ chạy, lịch sử vận hành, tình trạng sử dụng và phản hồi từ khách hàng.
Bảo trì phòng ngừa
Lập lịch bảo trì theo chu kỳ, giờ chạy, loại thiết bị, SLA và checklist kỹ thuật.
Sửa chữa sự cố
Quản lý ticket lỗi, chẩn đoán, linh kiện thay thế, thời gian xử lý và thiết bị thay thế tạm.
Thu hồi thiết bị
Theo dõi lịch thu hồi, kiểm tra hiện trạng, vệ sinh, khử khuẩn, nhập kho hoặc sửa chữa.
Khấu hao và chi phí
Tính khấu hao, chi phí sửa chữa, linh kiện, logistics và lợi nhuận theo thiết bị.
Doanh thu khai thác
Theo dõi doanh thu thuê, tỷ lệ sử dụng, ngày nhàn rỗi, công nợ và hiệu quả tài sản.
Dashboard vòng đời
Hiển thị trạng thái thiết bị, kiểm định, hợp đồng, bảo trì, khai thác và rủi ro vận hành.
Quy trình vận hành đề xuất
- Tạo hồ sơ thiết bị khi mua sắm: serial, model, phụ kiện, chứng từ, giá mua và tình trạng ban đầu.
- Nhập kho và kiểm tra điều kiện sẵn sàng cho thuê, bao gồm kiểm định, hiệu chuẩn và vệ sinh thiết bị.
- Khi ký hợp đồng, hệ thống gán serial cụ thể, phụ kiện đi kèm, thời hạn thuê, giá thuê và trách nhiệm bảo trì.
- Giao nhận/lắp đặt tại khách hàng bằng checklist, ảnh hiện trạng, biên bản và xác nhận người nhận.
- Trong thời gian thuê, hệ thống theo dõi lịch bảo trì, kiểm định, ticket kỹ thuật, giờ chạy và phản hồi khách hàng.
- Khi có sự cố, kỹ thuật tạo ticket, cập nhật chẩn đoán, linh kiện, SLA và phương án thay thế nếu cần.
- Khi kết thúc hợp đồng, thiết bị được thu hồi, kiểm tra hiện trạng, vệ sinh, sửa chữa hoặc đưa lại vào kho sẵn sàng.
- Dashboard tổng hợp hiệu quả vòng đời: doanh thu thuê, chi phí, thời gian nhàn rỗi, bảo trì trễ và thiết bị cần thanh lý.
Lợi ích khi triển khai bằng Faceworks
Biết thiết bị đang ở đâu
Theo dõi trạng thái và vị trí thiết bị theo serial trong suốt vòng đời.
Giảm rủi ro pháp lý
Cảnh báo kiểm định, hiệu chuẩn, chứng chỉ và điều kiện sẵn sàng cho thuê.
Tối ưu khai thác tài sản
Biết thiết bị nào sinh lời, nhàn rỗi, sửa nhiều hoặc nên thanh lý.
Nâng chất lượng dịch vụ
Ticket kỹ thuật, bảo trì và SLA được quản lý tập trung.
Kiểm soát phụ kiện
Checklist giao nhận giúp giảm thất lạc phụ kiện và tranh chấp với khách hàng.
Tùy biến theo loại thiết bị
Faceworks thiết kế theo quy trình thiết bị bệnh viện, phòng khám, gia đình hoặc thiết bị xét nghiệm.
KPI nên theo dõi trên hệ thống
Thiết bị y tế đang quản lý theo serial.
Tỷ suất khai thác thiết bị.
Thiết bị sắp hết kiểm định/hiệu chuẩn.
Tỷ lệ thiết bị đang cho thuê.
Ticket kỹ thuật xử lý đúng SLA.
Thời gian nhàn rỗi trung bình mỗi thiết bị.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý thiết bị theo serial không?
Có. Mỗi thiết bị có hồ sơ riêng theo serial, model, phụ kiện, hợp đồng và lịch sử bảo trì.
Có cảnh báo hết hạn kiểm định không?
Có. Faceworks có thể cảnh báo trước hạn kiểm định, hiệu chuẩn, chứng chỉ hoặc bảo hành.
Có quản lý phụ kiện đi kèm khi giao nhận không?
Có. Checklist giao nhận có thể ghi phụ kiện, ảnh hiện trạng và xác nhận của khách hàng.
Có tính hiệu quả khai thác thiết bị không?
Có. Dashboard theo dõi doanh thu thuê, ngày nhàn rỗi, chi phí sửa chữa, khấu hao và lợi nhuận theo thiết bị.
Faceworks thiết kế phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể khảo sát, chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế màn hình, phân quyền, cảnh báo, báo cáo và tích hợp thiết bị hoặc hệ thống liên quan để phần mềm bám sát cách vận hành thực tế.
