Văn bản đi đúng luồng
Văn thư tiếp nhận, lãnh đạo phân công, phòng ban xử lý và hệ thống tự lưu toàn bộ lịch sử.
Demo phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Demo Faceworks E-Office · Quản lý văn phòng điện tử
Demo phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Trải nghiệm trực tiếp cách doanh nghiệp quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, phê duyệt, lịch họp, công việc và hồ sơ số trên một hệ thống điều hành thống nhất.
Văn bản chờ xử lý18
Văn bản quá hạn04
Lịch họp hôm nay07
Tờ trình chờ duyệt06
Bài toán quản trị
Văn phòng điện tử phải quản lý được cả luồng xử lý, không chỉ lưu văn bản
Một văn bản có thể đi qua văn thư, lãnh đạo, nhiều phòng ban phối hợp, bộ phận pháp chế và người ký. Nếu chỉ lưu file trên thư mục chung, doanh nghiệp khó biết văn bản đang ở đâu, ai đang giữ việc và hạn nào cần hoàn thành.
Demo dưới đây mô phỏng cách văn phòng số hóa toàn bộ vòng đời của thông tin: tiếp nhận, phân loại, phân công, xin ý kiến, trình duyệt, ký số, phát hành và lưu trữ theo hồ sơ.
Không bỏ sót việc quá hạn
Thời hạn được gắn theo văn bản, cảnh báo tới người phụ trách và tổng hợp cho người quản lý.
Phê duyệt và ký số tập trung
Tờ trình, ý kiến, phiên bản dự thảo và bản phát hành được liên kết trong cùng hồ sơ.
Demo 01 · Văn bản và hồ sơ
Sổ văn bản điện tử, bộ lọc và luồng xử lý
Bấm nhóm văn bản ở sidebar để lọc dữ liệu. Có thể tìm theo số ký hiệu, trích yếu, đơn vị gửi hoặc người phụ trách. Bấm một dòng để mở hồ sơ điện tử đầy đủ.
Dữ liệu demo: 18 hồ sơ mẫu đã được phân bổ theo trạng thái; các con số bên sidebar sẽ khớp với kết quả bộ lọc trong bảng.
Danh sách văn bản đến
Mở hồ sơ để xem luồng xử lý, thời hạn và tệp đính kèm.
Đồng bộ readtime
| VĂN BẢN | ĐƠN VỊ GỬI | MỨC ĐỘ | HẠN XỬ LÝ | PHỤ TRÁCH | TRẠNG THÁI |
|---|
Demo 02 · Quy trình điều hành
Luồng văn bản từ tiếp nhận đến phát hành
Mỗi thẻ là một hồ sơ đang chạy trong quy trình. Văn phòng có thể nhìn thấy số lượng, người phụ trách, hạn xử lý và hành động tiếp theo thay vì phải hỏi từng phòng ban.
Dữ liệu demo: 18 hồ sơ được phân vào 5 công đoạn: 6 tiếp nhận, 4 quá hạn cần nhắc, 3 xin ý kiến, 2 chờ ký số và 3 đã phát hành.
Tổng văn bản trong luồng18
Đang có cảnh báo04
Chờ phê duyệt06
Việc phát sinh hôm nay11
Khối lượng theo loại văn bản
Phân bổ hồ sơ cần xử lý trong tháng.
Theo tháng
Lịch họp hôm nay
Cuộc họp và tài liệu cần chuẩn bị.
07 lịch
08:30
Họp giao ban điều hành tuầnPhòng họp A · 12 người
10:00
Duyệt kế hoạch chuyển đổi sốPhòng họp B · 8 người
14:00
Rà soát hồ sơ dự án trọng điểmTrực tuyến · 16 người
Cấu trúc giải pháp
Các phân hệ cùng tham gia trong một hồ sơ văn bản
Trong thực tế, một văn bản không chỉ đi qua văn thư. Hệ thống cần liên kết người xử lý, phòng ban phối hợp, cấp duyệt, chữ ký số và kho hồ sơ trong cùng một luồng.
Văn thư và sổ văn bản
Tiếp nhận, số hóa, gán loại, mức độ mật và đơn vị chịu trách nhiệm.
Phân công và phối hợp
Giao việc theo phòng ban, cá nhân, thời hạn và điều kiện chuyển bước.
Phê duyệt và ký số
Quản lý tờ trình, phiên bản dự thảo, cấp duyệt và bản phát hành.
Lịch họp và công việc
Liên kết văn bản với lịch họp, đầu việc, người tham dự và kết quả cần ghi nhận.
Cảnh báo và SLA
Tự nhắc việc quá hạn, văn bản hỏa tốc, hồ sơ thiếu tài liệu hoặc chờ phê duyệt.
Báo cáo điều hành
Tổng hợp khối lượng theo loại, phòng ban, người phụ trách, hạn xử lý và trạng thái.
Tiếp nhận→Phân loại→Phân công→Xin ý kiến→Trình ký→Phát hành→Lưu trữ
Faceworks có thể cấu hình biểu mẫu, cấp duyệt, phân quyền, thời hạn và báo cáo theo quy chế riêng của từng doanh nghiệp.
Giải đáp thường gặp
Demo này mô phỏng như thế nào?
Dữ liệu có phải dữ liệu thật không?
Không. Tất cả mã văn bản, đơn vị, người xử lý và con số trong demo đều là dữ liệu mẫu.
Có thể thay đổi quy trình không?
Có. Doanh nghiệp có thể thay đổi các bước, vai trò, quyền xem, cấp duyệt và cách tính thời hạn.
Có kết nối chữ ký số không?
Có thể tích hợp theo loại chữ ký số, quy trình phê duyệt và chính sách bảo mật của doanh nghiệp.
Dùng trên thiết bị nào?
Hệ thống có thể được cấu hình cho máy tính, điện thoại, máy quét mã và các thiết bị nghiệp vụ phù hợp.
Bước tiếp theo
Giá trị vận hành
Từ quy chế điều hành đến phần mềm dùng được hằng ngày
Faceworks là công ty phần mềm ERP phát triển hệ thống theo đặc thù từng doanh nghiệp. Với văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể cấu hình biểu mẫu, cấp duyệt, quyền xem, chữ ký số, thời hạn xử lý, cảnh báo và báo cáo theo đúng quy chế đang vận hành.
