Giải pháp làm việc từ xa đạt hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp

Làm việc từ xa là xu thế làm việc mới trong thời đại công nghệ số phát triển. Khi đó doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực chất lượng cao từ mọi nơi. Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên khi làm việc từ xa không hề dễ dàng. Doanh nghiệp cần một giải pháp làm việc từ xa phù hợp đề đảm bảo cao nhất hiệu suất làm việc của nhân viên. Ở bài viết sau Faceworks sẽ giới thiệu giải pháp làm việc từ xa tốt nhất cho doanh nghiệp – Phần mềm quản lý công việc Faceworks.

Ảnh 1: Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Khó khăn của doanh nghiệp khi làm việc từ xa

Làm việc từ xa nghĩa là doanh nghiệp cho phép nhân viên không cần đến công ty mà có thể làm việc ở bất cứ đâu như làm việc tại nhà, quán cafe, nhà sách,…miễn là hoàn thành kết quả công việc. Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của thời đại công nghệ mới và thế hệ nhân sự gen Z. Theo nhiều nghiên cứu thì đến hơn 60% nhân sự thuộc lứa tuổi gen Z thích làm việc theo hình thức linh động giữa văn phòng và làm việc từ xa. Thực tế cũng chỉ ra rằng khi làm việc từ xa nhân viên làm được số lượng công việc lớn hơn, họ cũng vui vẻ hơn khi làm việc thời gian ngắn hàng ngày thay vì làm việc cố định 8 tiếng/ ngày và 5 ngày/ tuần.

Khi cho phép nhân viên làm việc từ xa doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí về đầu tư mặt bằng, mua sắm trang thiết bị. Đồng thời doanh nghiệp có thể chiêu mộ và sử dụng nguồn nhân lực chất lượng cao ở mọi nơi mà không cần quan tâm đến khoảng cách địa lý. Từ đó chất lượng nhân sự doanh nghiệp tăng lên và chất lượng công việc cũng sẽ nâng cao hơn.

Tuy nhiên, làm việc từ xa cũng tồn tại rất nhiều khó khăn mà doanh nghiệp bắt buộc phải đối mặt. Cụ thể là các vấn đề như sau.

Ảnh 2: Khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi làm việc từ xa

1.1. Làm việc từ xa khiến tương tác trong công việc bị giảm

Một giải pháp làm việc từ xa mà doanh nghiệp nào cũng áp dụng đó là làm việc qua internet. Tuy nhiên, khi chuyển đổi từ giao tiếp trực tiếp sang trò chuyện online thì mức độ tương tác giữa người với người sẽ bị hạn chế. Nhân sự trong công ty sẽ mất rất nhiều thời gian để chờ tin nhắn, email phản hồi liên quan đến công việc. Việc tổ chức cuộc họp online cũng mất nhiều thời gian và chất lượng cuộc họp bị phụ thuộc vào tốc độ truyền mạng. Khi giao tiếp online thì việc thông tin bị sai lệch, thiếu sót là hoàn toàn có thể xảy ra. Những lỗi này có thể gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc.

Khi làm việc từ xa thì hầu như nhân sự trong doanh nghiệp không gặp nhau trực tiếp. Vì thế, doanh nghiệp rất khó để thiết lập các hoạt động kết nối nhân sự và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

1.2. Hiệu suất công việc của nhân viên không đảm bảo

Giải pháp làm việc từ xa là phù hợp với thời đại công nghệ hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chấp nhận rủi ro là hiệu suất công việc của nhân viên có thể không được đảm bảo giống như làm việc offline tại văn phòng.

Thứ nhất là do trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ và đường truyền mạng không đảm bảo đạt tiêu chuẩn và đầy đủ giống như ở văn phòng. Thứ hai là khi nhân viên làm việc từ xa hay làm việc tại nhà sẽ có rất nhiều yếu tố khách quan tác động đến chất lượng công việc ví dụ như việc nhà, công việc cá nhân,…Nhân viên khi làm việc từ xa cũng khó đảm bảo sự tập trung và trung thực giống như khi được giám sát làm việc trực tiếp.

1.3. Doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi cách quản lý công việc

Khi chọn giải pháp làm việc từ xa thay vì làm việc tại văn phòng thì doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi cách quản lý nhân viên. Việc này là một thách thức mà tất cả nhân sự quản lý phải chấp nhận, kể cả các lãnh đạo đã quen với cách điều hành truyền thống. Đối với một số quản lý nhân sự thì việc thay đổi cách quản lý cần nhiều thời gian để thích nghi và thay đổi.

1.4. Doanh nghiệp cần công cụ hỗ trợ để quản lý hiệu suất nhân viên

Khi cách quản lý công việc thay đổi thì chắc chắn công cụ quản lý công việc cũng phải thay đổi. Thay vì chi phí đầu tư cho cơ sở vật chất thì doanh nghiệp phải bỏ chi phí để trang bị các công cụ, phần mềm để đáp ứng giải pháp làm việc từ xa. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần bỏ thời gian để học cách sử dụng và vận hành hiệu quả các công cụ, phần mềm quản lý công việc từ xa này.

1.5. Khả năng thất thoát dữ liệu công việc

Doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa nếu không tìm được cách trao đổi dữ liệu hợp lý thì chắc chắn sẽ bị thất thoát tài liệu công việc. Trong thời đại công nghệ số như hiện nay thì dữ liệu là tài sản cực quan trọng với doanh nghiệp. Nếu các tài liệu liên quan đến công việc bị rò rỉ đến tay đối thủ thì hậu quả doanh nghiệp phải đối mặt là rất lớn. Vì thế, khả năng thất thoát dữ liệu là một khó khăn lớn của doanh nghiệp khi chọn giải pháp làm việc từ xa.

2. Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả doanh nghiệp nên áp dụng

2.1. Hỗ trợ tinh thần nhiều hơn

Khi làm việc từ xa nhân viên ít được trao đổi với lãnh đạo hơn vì thế quản lý cần chủ động hỏi han và chia sẻ để giải quyết kịp thời những khó khăn mà nhân sự gặp phải. Việc hỗ trợ về tinh thần, động viên nhân sự kịp thời giúp hiệu suất công việc tăng lên và giúp tương tác giữa nhân sự trong công ty cũng tốt lên. Một giải pháp khác để làm việc từ xa hiệu quả  mà doanh nghiệp nên cân nhắc đó là tăng mức độ lương thưởng lên cao hơn vì khi làm việc từ xa nhân viên phải tự chuẩn bị công cụ làm việc chứ không được hỗ trợ của doanh nghiệp.

2.2. Quản lý công việc, không quản lý thời gian

Kết quả công việc là chỉ số phản ánh đúng nhất mức độ chăm chỉ và năng lực làm việc của nhân viên. Vì thế, khi chọn giải pháp làm việc từ xa doanh nghiệp không nên quan tâm đến thời gian làm việc, quá trình làm việc mà nên tập trung vào kết quả. Khi đó doanh nghiệp chủ động hơn khi quản lý công việc, không tốn nhiều thời gian và bị stress do áp lực quản lý nhân sự.

2.3. Phân chia công việc chi tiết

Một phương pháp làm việc từ xa hiệu quả khác mà doanh nghiệp nên làm đó là phân chia công việc thật chi tiết. Nghĩa là mỗi công việc giao cho nhân viên cần có nhân sự phụ trách cụ thể, thời gian thực hiện cụ thể và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc. Lúc này nhân viên được giao việc sẽ chủ động hơn khi làm việc và chịu trách nhiệm với công việc được giao. Việc phân chia công việc chi tiết là cách tốt nhất khi quản lý không thể trực tiếp nhắc nhở, đốc thúc nhân sự làm việc.

2.4. Sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks – Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất

Ảnh 3: Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất là quản lý công việc bằng Faceworks

Phần mềm quản lý công việc Faceworks là giải pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm doanh nghiệp dễ dàng vượt qua từng thách thức khi chọn làm việc từ xa. Việc quản lý nhân viên làm việc từ xa, việc đánh giá hiệu suất công việc chưa bao giờ dễ dàng và đảm bảo chính xác đến thế.

– Faceworks tạo ra một không gian làm việc từ xa kết nối tất cả nhân viên của tất cả các phòng ban để nhân sự dễ dàng trao đổi công việc. Đồng thời, mỗi nhân sự sẽ được phân quyền để tài liệu công việc đảm bảo an toàn nhất. Quản lý dễ dàng kiểm soát công việc của nhân sự dù họ làm việc ở bất cứ đâu.

– Sử dụng Faceworks quản lý dễ dàng giao việc chỉ qua một click chuột. Nhân sự phụ trách chủ động nhận việc trên phần mềm và nộp báo cáo dễ dàng ngay tại task được giao. Mọi nhắc nhở liên quan đến deadline làm việc, số lượng công việc sẽ được phần mềm tự động gửi cho nhân viên. Quản lý không cần tốn thời gian nhắc nhở, đốc thúc.

– Phần mềm quản lý công việc Faceworks cho phép thiết lập tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc theo từng chuyên môn riêng. Quản lý dễ dàng đo lường thời gian làm việc và hiệu suất làm việc của nhân viên chỉ với một công cụ duy nhất.

– Sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks là giải pháp làm việc từ xa tối ưu khi phần mềm tự động tổng hợp và lập báo cáo cho người dùng vô cùng trực quan. Hệ thống biểu đồ đa dạng, minh bạch giúp quản lý tiết kiệm tối đa thời gian để đánh giá công việc của nhân sự.

– Phần mềm tạo ra không gian lưu trữ dữ liệu chung đảm bảo mọi tài liệu công việc được trao đổi nội bộ sẽ không thể bị rò rỉ ra ngoài.

Phần mềm quản lý công việc Faceworks tương thích với mọi thiết bị điện tử hiện nay. Vì thế, mọi nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng. Phần mềm còn có tính linh hoạt cao, doanh nghiệp có thể thay đổi chức năng tùy theo nhu cầu sử dụng và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chính vậy nên sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks chính là giải pháp làm việc từ xa tối ưu nhất mà doanh nghiệp nên sử dụng.

3. Lời kết

Làm việc từ xa là xu thế có thể thay đổi hoàn toàn cách làm việc truyền thống. Tuy nhiên, để làm việc từ xa hiệu quả thì doanh nghiệp bắt buộc phải chọn được giải pháp làm việc từ xa phù hợp. Một giải pháp đáp ứng được nền tảng công nghệ số, phù hợp với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp giống như phần mềm quản lý công việc Faceworks là hợp lý. Doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn miễn phí chi tiết hơn đồng thời dùng thử phần mềm để tự đánh giá chất lượng dịch vụ. Hotline của Faceworks hỗ trợ khách hàng 24/24h.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/