Giải pháp vận hành quy trình 7 bước bán hàng b2b trơn tru dễ dàng

Nhiều chuyên gia bán hàng đã nghiên cứu và tạo ra quy trình 7 bước bán hàng b2b để doanh nghiệp có thể áp dụng và bán hàng dễ dàng hơn. Bài viết sau đây faceworks sẽ trình bày chi tiết về các bước trong quy trình 7 bước bán hàng b2b. Đồng thời chúng tôi cũng sẽ gợi ý cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng faceworks để vận hành hiệu quả 7 bước bán hàng đơn giản và dễ dàng.

B2B nghĩa là business to business, một quy trình bán hàng mà doanh nghiệp tạo ra sản phẩm, dịch vụ để bán cho một doanh nghiệp khác sử dụng. Bán hàng B2B tạo ra doanh thu lớn hơn so với bán hàng b2c – bán hàng cho từng khách hàng riêng lẻ. Vì thế, Quy trình bán hàng b2b cũng phức tạp hơn và yêu cầu độ chuẩn chỉnh cao hơn b2c. 

1. Quy trình 7 bước bán hàng b2b

B2B viết tắt từ business to business là hình thức kinh doanh giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp mà cả bên mua và bên bán đều là doanh nghiệp và sẽ hợp tác với nhau để đem lại nhiều lợi ích nhất cho hiệu quả kinh doanh.

Quy trình bán hàng B2B là tổng hợp các bước mà doanh nghiệp đã định sẵn sau đó nhân viên kinh doanh phải thực hiện để bán sản phẩm dịch vụ của công ty cho các doanh nghiệp tiềm năng trên thị trường.

Mỗi lĩnh vực kinh doanh, mỗi ngành nghề sẽ có cách bán hàng hiệu quả khác nhau, tuy nhiên để bán hàng cho đối tượng khách hàng là doanh nghiệp thì cần tuân thủ các bước trong quy trình 7 bước bán hàng b2b sau đây.

Ảnh 1: Quy trình 7 bước bán hàng B2B

Bước 1: Tìm kiếm và phân loại  khách hàng

Bước đầu tiên doanh nghiệp phải thực hiện trước khi bán bất cứ sản phẩm, dịch vụ gì đó là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Trong đó, khách hàng tiềm năng là những người có nhu cầu với sản phẩm, dịch vụ và có khả năng chi trả để sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Đối với khách hàng là đối tượng doanh nghiệp, cách dễ nhất để doanh nghiệp xác định khách hàng tiềm năng là dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Quy mô doanh nghiệp được xác định dựa trên số lượng nhân sự và tình hình tài chính của doanh nghiệp đó.

Khách hàng tiềm năng sẽ đến từ nhiều nguồn khác nhau. Doanh nghiệp sẽ khó thu hút nhóm khách doanh nghiệp thông qua quảng cáo Facebook, Zalo,…như bình thường mà cần các cách marketing chuyên nghiệp hơn. Ví dụ như tiếp cận khách hàng tại các hội thảo, triển lãm của ngành, khách hàng là bạn bè, mối quan hệ của quản lý, sếp,…

Sau khi đã tìm được khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp cần phân loại khách hàng theo nhóm để có chế độ chăm sóc, bán hàng phù hợp. Có 2 phương pháp để phân loại khách hàng.

Cách 1 là phân loại theo phương pháp GPCT. Trong đó:

• G là Goal là mục tiêu, doanh nghiệp xác định khách hàng muốn đạt được mục tiêu gì.
• P là Plan – kế hoạch – doanh nghiệp tìm hiểu khách hàng cần kế hoạch gì để đạt được mục tiêu.
• C là Challenge – khó khăn – doanh nghiệp xác định xem khách hàng gặp khó khăn gì thực hiện mục tiêu.
• T là Time – thời gian, doanh nghiệp xác định các mốc thời gian khách hàng cần giải pháp để giải quyết khó khăn.

Khi nắm bắt được các tiêu chí trên doanh nghiệp dễ dàng biết khách hàng đang cần gì để đưa ra đúng chính sách bán hàng phù hợp nhất.

Cách 2 phân loại theo phương pháp BANT.

• B là Budget nghĩa là ngân sách. Doanh nghiệp xác định số tiền mà khách hàng có thể chi trả cho sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của họ. Số tiền này dựa trên quy mô công ty và doanh thu hàng năm của khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay công khai báo cáo tài chính hàng năm vì thế số tiền này có cách để xác định.
• A là Authority nghĩa là quyền hạn. Bán hàng cho khách hàng doanh nghiệp khó hơn vì cần xác định được ai là người đưa ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp. Và trong quá trình bán hàng thì ai là người ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
• N là Need nghĩa là nhu cầu. Doanh nghiệp xác định nhu cầu chính và vấn đề khách hàng đang gặp.
• T là Time – thời gian. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là xác định thời gian khách hàng thực sự cần đến sản phẩm, dịch vụ.

Bước 2: Xây dựng nội dung tiếp cận khách hàng

Doanh nghiệp nào tiếp cận khách hàng thông minh hơn thì sẽ bán hàng hiệu quả hơn. Vì thế trước lần tiếp cận đầu tiên với khách hàng b2b thì doanh nghiệp phải chuẩn bị thật kỹ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị bản thuyết trình về sản phẩm, dịch vụ trong đó chứa các nội dung đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Các nội dung cần có bao gồm:

• Trình bày vấn đề của khách hàng doanh nghiệp đang gặp phải.
• Trình bày về sự phù hợp của giải pháp doanh nghiệp đang có với vấn đề mà khách hàng đang gặp.
• Trình bày về lợi ích khách hàng nhận được khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
• Trình bày về các giải pháp tương tự hiện có trên thị trường và các lợi thế cạnh tranh đặc biệt của doanh nghiệp so với đối thủ.

Doanh nghiệp càng có chuẩn bị kỹ về đối tượng khách hàng và nội dung tiếp cận khách hàng thì việc mở đầu câu chuyện đầu tiên càng dễ. Giảm thiểu tỷ lệ từ chối.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Có ba cách để tiếp cận khách hàng lần đầu hiệu quả. Cách này áp dụng hiệu quả khi đã đặt được lịch hẹn với khách hàng.

Cách 1: Tặng quà cho khách hàng trong buổi gặp đầu tiên.

Cách 2: Tặng cơ hội dùng thử sản phẩm/ dịch vụ miễn phí cho khách hàng.

Cách 3: Đặt những câu hỏi liên quan đến vấn đề về giải pháp mà khách hàng đang quan tâm.

Khách hàng doanh nghiệp thường không có nhiều thời gian, vì thế tại buổi gặp đầu tiên nhân viên kinh doanh càng khéo léo và càng chủ động thì càng tốt.

Bước 4: Demo sản phẩm

Trong quy trình 7 bước bán hàng b2b thì bước demo sản phẩm có vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là thời điểm sau buổi hẹn đầu tiên, doanh nghiệp xác nhận lại mục tiêu của khách hàng và khẳng định chi tiết về tính năng, lợi ích của sản phẩm dịch vụ có thể giúp khách hàng đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả hơn. 

Bước này khách hàng được sử dụng sản phẩm demo trước khi đăng ký sử dụng vì thế doanh nghiệp cần đảm bảo sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Mọi thông tin về lợi ích của sản phẩm trong buổi demo phải được gắn với nhu cầu của khách hàng.

Bước 5: Thuyết phục khách hàng

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng cho b2b là thuyết phục khách hàng. Bao gồm việc thương lượng đàm phán với khách và xử lý từ chối. Trong bước thương lượng doanh nghiệp và khách hàng phải đưa ra được những thỏa thuận đáp ứng được lợi ích cả đôi bên. Tại bước này doanh nghiệp có thể xuất báo giá luôn cho khách.

Nếu khách hàng từ chối sử dụng sản phẩm, dịch vụ thì doanh nghiệp cũng phải xử lý thật khéo léo. Trước hết là tìm nguyên nhân sau đó là đưa ra giải pháp phù hợp để thuyết phục người ra quyết định mua hàng. Thông thường doanh nghiệp thường bị từ chối do sản phẩm/ dịch vụ vượt ngân sách, ban giám đốc không duyệt hoặc sản phẩm/ dịch vụ chưa giải quyết được vấn đề thực sự của khách hàng.

Mỗi vấn đề phát sinh doanh nghiệp đều phải lường trước và có cách xử lý khéo léo vì nhóm khách hàng doanh nghiệp thường rất khó tính.

Bước 6: Chốt hợp đồng và bàn giao sản phẩm/ dịch vụ

Khi doanh nghiệp và khách hàng đã thống nhất được thỏa thuận thì hai bên sẽ thực hiện ký hợp đồng, bàn giao sản phẩm và thanh toán. Lưu ý doanh nghiệp cần đảm bảo độ chính xác về số lượng hàng hóa, thông tin giao nhận hàng,…để tránh ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán

Một bước bắt buộc mà doanh nghiệp bán hàng nào cũng cần thực hiện là chăm sóc sau bán hàng. Đặc biệt với nhóm khách hàng là doanh nghiệp lớn thì việc chăm sóc khách hàng cần phải thực hiện thật chỉnh chu. Doanh nghiệp nên thực hiện gọi điện chăm sóc ngay sau khi sản phẩm/ dịch vụ được đưa vào sử dụng. Đồng thời phải có nhân sự trực để giải quyết mọi vấn đề phát sinh của khách hàng nhanh nhất có thể.

2. Khó khăn khi doanh nghiệp quản lý vận hành quy trình bán hàng

Trên đây là quy trình 7 bước bán hàng b2b doanh nghiệp cần tuân thủ để đạt được doanh thu cao nhất. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc vận hành các bước bán hàng trong quy trình cũng thuận lợi. Doanh nghiệp khó tránh khỏi các vấn đề sau đây.

Ảnh 2: Quy trình bán hàng gặp nhiều khó khăn

– Nhân viên bán hàng bị sai sót trong quá trình thực hiện bán hàng do có quá nhiều thông tin cần quản lý. Lỗi này gây ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp, nhất là với các đơn hàng lớn.

– Doanh nghiệp khó phân loại nhóm khách hàng do các phương pháp marketing thông thường không áp dụng hoàn toàn hiệu quả với nhóm khách doanh nghiệp. Khách hàng doanh nghiệp có thể được tìm thấy trên bàn nhậu, sân golf, tiệc liên hoan.

– Tại bước bàn giao sản phẩm, nhân viên không nắm rõ được số lượng hàng hóa khiến cung cấp sản phẩm sai lệch đến khách hàng.

– Doanh nghiệp khó kiểm soát tiến độ giao hàng, công nợ khách hàng khiến thời gian giao hàng chậm trễ, lãng phí nhân sự.

– Quy trình bán hàng được thực hiện thủ công nên quy trình rườm rà, tốn nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện.

– Việc kiểm soát nhân viên thực hiện quy trình bán hàng thiếu sự thống nhất. Quản lý bán hàng khó nắm bắt tình hình kinh doanh của đội ngũ nhân viên.

– Các dữ liệu liên quan đến bán hàng giữa các bộ phận chưa được đồng bộ dẫn đến khóa kiểm soát thông tin, dữ liệu dễ xảy ra sai lệch khiến thời gian ra quyết định giải quyết của quản lý bị chậm trễ.

3. Phần mềm quản lý bán hàng faceworks – Gỡ rối khó khăn khi bán hàng

Có thể thấy việc vận hành một quy trình bán hàng b2b không hề đơn giản. Doanh nghiệp muốn giảm bớt gánh nặng của việc bán hàng cho nhóm khách hàng khó như doanh nghiệp thì cần sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ thông minh hơn. Phần mềm quản lý bán hàng faceworks là giải pháp tối ưu để giải quyết mọi vấn đề doanh nghiệp đang gặp khi bán hàng.

Ảnh 3: Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks 

3.1. Xử lý mọi tác vụ bán hàng theo cách thông minh nhất

Phần mềm bán hàng faceworks giảm áp lực bán hàng cho nhân viên kinh doanh và tối ưu hiệu suất làm việc của quản lý bán hàng bằng các chức năng tuyệt vời như sau:

– Chức năng tiếp nhận và lưu trữ thông tin khách hàng: mọi dữ liệu khách hàng được doanh nghiệp tìm kiếm được phần mềm lưu trữ an toàn trên hệ thống. Phần mềm có chức năng phân quyền để thông tin về khách hàng được bảo mật cao nhất.

– Chức năng tìm hiểu khách hàng: Doanh nghiệp phân loại khách hàng dễ dàng hơn dựa trên dữ liệu được lưu trữ liên quan đến loại hình công ty, quy mô, ngành nghề,…Doanh nghiệp dễ dàng lọc và nghiên cứu về khách hàng hơn từ đó tiếp cận khách đúng hướng và dễ dàng hơn.

– Chức năng bán hàng thông minh: Nhân viên kinh doanh dễ dàng tạo lập báo giá, thư chào hàng cho khách hàng qua địa chỉ email tiềm năng đã được phân loại trên phần mềm. Phần mềm tự động hóa thủ tục bán hàng bằng cách tạo báo giá theo mẫu, xin phê duyệt báo giá tự động, xuất hóa đơn tự động và ghi nhận doanh số chính xác cho nhân viên kinh doanh.

– Chức năng chăm sóc khách hàng tự động: Doanh nghiệp dễ dàng gửi những email đã được cá nhân hóa, thực hiện các tin nhắn, cuộc gọi chăm sóc khách hàng tự động thông qua chức năng có sẵn trên phần mềm.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là cách nhanh và tối ưu nhất để doanh nghiệp đáp ứng tốt nhất yêu cầu mua hàng của nhóm khách hàng b2b khó tính.

3.2. Quản lý mọi thông tin bán hàng chi tiết

Nếu như cách vận hành quy trình bán hàng truyền thống khiến thông tin mua bán hàng và thông tin trao đổi giữa các phòng ban bị rời rạc, khó kiểm soát thì khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng faceworks thông tin được tập trung, minh bạch và dễ dàng kiểm soát hơn.

Phần mềm quản lý chi tiết các hóa đơn mua hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết việc hàn hàng. Bao gồm thông tin phiếu xuất hàng, đơn đặt hàng, thông tin tài chính về các khoản thực thu từ khách, công nợ. Phần mềm còn có thể theo dõi chi tiết quá trình đơn hàng vận hàng bao gồm thời điểm xuất kho, thời gian giao hàng, quy trình đổi trả hàng. Mỗi bước đều được đính kèm hóa đơn, phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thống kê hàng tồn chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và đối soát thông tin.

Phần mềm quản lý bán hàng faceworks hỗ trợ việc thống kê thông tin kho hàng ngày dựa trên các phiếu xuất và nhập hàng. Thông tin được đảm bảo cập nhật nhanh nhất và chính xác nhất. Dựa trên các thông tin về hàng hóa nhập ban đầu phần mềm hỗ trợ gửi cảnh báo để doanh nghiệp biết những mặt hàng tồn kho quá nhiều hoặc hết hạn. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng loại bỏ sản phẩm khỏi đơn hàng khi giao cho khách.

Phần mềm có chính sách quản lý thông tin khuyến mãi để chăm sóc khách hàng thân thiết hiệu quả hơn. Sau mỗi chương trình bán hàng thông tin về khách hàng tiềm năng và chương trình tích điểm cho khách cũng được cập nhật.

3.3. Khả năng kết nối đa nền tảng, trình báo cáo thông minh

Phần mềm quản lý bán hàng faceworks có thể kết nối với các máy ngoại tuyến như máy chấm công nhân viên, máy quét mã vạch kiểm kê kho, máy in để xuất hóa đơn,…Vì thế, sử dụng phần mềm khiến quy trình bán hàng được rút ngắn và thuận tiện hơn. Phần mềm cũng có chức năng tự động thống kê thông tin và tạo lập các biểu đồ báo cáo để quản lý dễ dàng nắm rõ thông tin bán hàng. Các báo cáo này cũng dễ dàng được xuất tự động chỉ với 1 click chuột.

4. Lời kết

Bài viết trên faceworks đã trình bày chi tiết về quy trình 7 bước bán hàng b2b. Đây là một quy trình không phức tạp nhưng rất dễ phát sinh vấn đề do nhóm khách hàng doanh nghiệp rất khó để kiểm soát và phân loại. Vì thế việc doanh nghiệp sử dụng một phần mềm thông minh để quản lý hiệu quả quy trình bán hàng là cần thiết. Phần mềm quản lý bán hàng faceworks giải quyết được tất cả các rắc rối trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm có giá cả cạnh tranh cùng tính tùy biến cao có thể đáp ứng được nhu cầu của tất cả các doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ. Vì thế, để hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay với faceworks để nhận giải pháp tốt nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/