Hóa giải bài toán quản trị kế toán với phần mềm quản lý tài chính Faceworks

Nếu thực hiện tốt khâu kế toán quản trị, doanh nghiệp có thể hạn chế được 50% nguy cơ phá sản hoặc “gãy” dòng tiền. Tuy nhiên, quản trị kế toán luôn là một bài toán khó và chỉ ít doanh nghiệp có thể hóa giải. Bài viết sau đây Faceworks giới thiệu giải pháp “Phần mềm quản lý tài chính Faceworks” – giúp mọi doanh nghiệp thực hiện kế toán quản trị dễ dàng.

Ảnh 1: Kế toán quản trị là một bài toán khó

1. Kế toán quản trị là gì?

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp đa số đều là tối đa doanh thu, tối đa lợi nhuận và giảm tối thiểu chi phí. Để làm được điều có thì người đứng đầu doanh nghiệp phải có mục tiêu quản trị rõ ràng. Cụ thể là cần nhiều thông tin để điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức. Hoạt động kế toán quản trị trong doanh nghiệp sẽ giúp lãnh đạo thực hiện kiểm soát và điều hành doanh nghiệp dễ dàng.

Kế toán quản trị bao gồm các hoạt động thu thập, xử lý, phân tích thông tin tài chính và phi tài chính trong doanh nghiệp. Từ đó nhanh chóng nắm bắt thực trạng tài chính của doanh nghiệp để cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Lãnh đạo doanh nghiệp dựa vào các thông tin đó để đưa ra các quyết định điều hành một cách tối ưu nhất. Doanh nghiệp theo đó cũng có thể hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Thông tin kế toán quản trị được đánh giá là đặc biệt quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, nó phục vụ tối ưu cho việc kiểm soát và đánh giá doanh nghiệp. Trước khi cung cấp thông tin kế toán cho lãnh đạo thì nhân sự phụ trách cần biết rõ mục đích của các thông tin đó.

Mọi người có thể nhận thức và phân biệt kế toán quản trị thông qua các đặc điểm sau:

– Tính mục đích: Kế toán quản trị dùng để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động tài chính của tập thể, tổ chức, doanh nghiệp.

– Đối tượng sử dụng thông tin: Những người, nhóm người cần thông tin kế toán quản trị nằm trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm: hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng các phòng ban,…

– Đặc điểm thông tin kế toán: Kế toán quản trị ưu tiên tính kịp thời, thông tin thường mang tính chất linh hoạt, sáng tạo. Đồng thời thông tin kế toán quản trị sẽ phản ánh đúng hiện tại, tương lai quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

– Phạm vi báo cáo: Từng bộ phận chứ

– Kỳ hạn lập báo cáo: Thường xuyên theo từng tuần hoặc từng tháng.

– Về tính pháp lý: Thông tin kế toán quản trị không mang tính pháp lý.

2. Tại sao quản trị kế toán là cực kỳ quan trọng?

Vai trò của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các giám đốc điều hành để phục vụ việc xử lý thông tin và ra quyết định trong doanh nghiệp hiệu quả. Bản chất thông tin kế toán quản trị luôn có tính 2 mặt là thông tin và kiểm tra. Khi nhắc đến kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị không thể tách rời hai đặc trưng trên. Tất cả nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán.

Vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nó thể hiện rõ trong từng bước ra quyết định điều hành kinh doanh.

Bước 1: Lập kế hoạch

Thông tin kinh tế, kế toán quản trị liên kết chặt chẽ với nhau cho thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả của các vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp. Khi đó, lãnh đạo doanh nghiệp mới nhìn rõ được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai hoặc tổng thể các chỉ tiêu kinh tế được xây dựng. Từ đó việc đưa ra các biện pháp để đạt được mục tiêu các kỳ vọng sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thông tin kế toán quản trị đảm bảo tính khoa học và tính xác thực để phục vụ cho công việc của bước lập kế hoạch.

Bước 2: Tổ chức công tác và điều hành

Bước tổ chức công tác và điều hành yêu cầu các nhà quản lý phải liên kết chặt chẽ các bộ phận với nhau, sử dụng nguồn lao động hợp lý nhằm khai thác tối đa các yếu tố của quá trình sản xuất sao cho đạt được mục tiêu đã đề ra. Thông tin kế toán quản trị cho nhà quản trị cái nhìn tổng quan, truyền đạt các chỉ tiêu kế hoạch đã xây dựng cho các bộ phận trong doanh nghiệp.

Bước 3: Kiểm soát và đánh giá kết quả

Doanh nghiệp luôn luôn phải thực hiện bước kiểm soát và đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch đã đề ra. Để làm được điều đó thì thông tin quản trị dùng để phân tích và thu thập thông tin là cực kỳ quan trọng. Lượng thông tin này lấy được từ quá trình thực hiện quản trị kế toán. Từ đó, việc xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tình hình doanh nghiệp dễ dàng hơn, việc đưa ra quyết định với từng người, từng bộ phận cũng sát thực hơn.

Ảnh 2: Kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá

Bước 4: Ra quyết định quản trị

Bước ra quyết định là chức năng cơ bản và là vai trò quan trọng nhất của thông tin kế toán quản trị. Mọi quyết định được đưa ra tại bước này đều dựa vào nguồn thông tin đã thu thập, phân tích, chọn lọc. Từng hoạt động cụ thể của quá trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí đề được cân nhắc một cách chính xác, rõ ràng.

Dù có nhiều nguồn thông tin khác nhau kết hợp để đưa ra quyết định nhưng thông tin kế toán quản trị giữ vai trò có tính chất quyết định vì có độ tin cậy cao. Thông tin kế toán quản trị đã có sự tổng hợp, phân tích, chọn lọc nên khi lãnh đạo doanh nghiệp đứng trước nhiều phương án kinh doanh dù khác nhau về số lượng, chủng loại, chi phí, lợi nhuận, vốn,…thì cũng có thể đưa ra lựa chọn chính xác và dễ dàng.

Lấy ví dụ thực tiễn trong doanh nghiệp như sau. Nhiệm vụ của các giám đốc sản xuất là vạch kế hoạch và đưa ra quyết định về các phương án và lịch trình sản xuất. Các giám đốc marketing chịu trách nhiệm về việc đưa ra các quyết định liên quan đến quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm. Các giám đốc tài chính tập trung đưa ra quyết định liên quan đến huy động vốn và đầu tư. Với mỗi mục tiêu, nhiệm vụ như vậy thì nhà quản lý đều cần thông tin cho các quyết định. Khi đó, bộ phận kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý các cấp trong tổ chức. Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là phải am hiểu các tình huống ra quyết định của các nhà quản lý để đưa thông tin chính xác nhất.

Tóm lại, kế toán quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong sự vận hành của doanh nghiệp. Nó liên quan đến tất cả các thông tin được đưa ra, ảnh hưởng đến tất cả các nhân sự và bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy vậy, để thực hiện các công việc của bộ phận kế toán quản trị không dễ.

3. Khó khăn của mọi doanh nghiệp khi thực hiện kế toán quản trị

Chính bởi tính phức tạp của công việc và tầm quan trọng của thông tin kế toán quản trị mà việc thực hiện kế toán quản trị không hề đơn giản. Dưới đây là những khó khăn mà doanh nghiệp hay gặp phải khi làm công tác kế toán quản trị.

3.1. Nguồn vốn hạn chế

Đến 80% doanh nghiệp tại Việt Nam hiện tại là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì thế nguồn vốn của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. Trong khi đó, để có một hệ thống kế toán quản trị tốt có thể cung cấp thông tin hữu hiệu cho các nhà quản trị thì doanh nghiệp cần phải đầu tư một khoản chi phí rất lớn. Chi phí này dùng để đào tạo nhân viên kế toán quản trị và các công tác khác nhằm áp dụng kế toán quản trị vào doanh nghiệp. Vì lý do nguồn vốn nên một số doanh nghiệp chưa muốn áp dụng kế toán quản trị vào doanh nghiệp của mình. Đa số các doanh nghiệp sẽ cân nhắc nhiều hơn về chi phí đầu tư và hiệu quả tức thời.

3.2. Kế toán quản trị chưa có vị trí độc lập trong doanh nghiệp

Dù kế toán quản trị không mới, thậm chí đã có văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng kế toán quản trị. Nhưng đa số tại các doanh nghiệp thì kế toán quản trị chưa có một vị trí riêng, hầu hết là bộ phận kế toán là sự kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Số liệu kế toán quản trị chỉ ở mức độ là chi tiết hóa của kế toán tài chính. Thực trạng chung tại các doanh nghiệp là sử dụng các thông tin kế toán tài chính. Trong khi thông tin này chủ yếu phục vụ cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp đa số chỉ làm các báo cáo bắt buộc theo quy định của pháp luật, còn báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị hầu như chưa được xây dựng.

3.3. Năng lực quản lý yếu

Vấn đề năng lực quản lý doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của kế toán quản trị. Các quyết định trong doanh nghiệp thường bị chi phối bởi yếu tố cảm tính hơn là tuân thủ các nguyên tắc, kỹ năng, kiến thức quản trị. Một số nhà quản lý cho rằng kế toán quản trị là không cần thiết vì đã có kế toán tài chính. Một số khác dù có quan tâm và hiểu tầm quan trọng của kế toán quản trị nhưng chưa có điều kiện áp dụng. Từ đó các quyết định điều hành và hoạch định chiến lược kinh doanh chưa hợp lý.

3.4. Năng lực của đội ngũ kế toán

Một số doanh nghiệp gặp khó khăn khi làm kế toán quản trị vì năng lực bộ phận kế toán yếu kém, kiến thức về KTQT chưa cao, thông tin từ bộ phận kế toán đưa ra nhằm phục vụ việc ra quyết định của doanh nghiệp không kịp thời hoặc thiếu chính xác. Năng lực của kế toán quản trị bao gồm: Chiến lược, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện; Báo cáo và kiểm soát; Dữ liệu và phân tích; Nhạy bén kinh doanh; Kỹ năng lãnh đạo và Giá trị đạo đức nghề nghiệp.

Ảnh 3: Năng lực của đội ngũ kế toán ảnh hưởng lớn đến KTQT

3.4. Thiếu đầu tư chi phí cho kế toán quản trị

Đa phần doanh nghiệp chưa quan tâm đến việc phân loại chi phí phục vụ cho kế toán quản trị. Cụ thể là phân loại theo chi phí ứng xử, chi phí sử dụng trong lập kế hoạch và ra quyết định,…Vì thế vai trò của kế toán quản trị trong quản lý điều hành, kiểm soát chi phí và ra quyết định trong doanh nghiệp chưa được phát huy.

Tóm lại, thực hiện kế toán quản trị khó khăn là do doanh nghiệp chưa quan tâm hoặc ít chú ý tới việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của mình cũng như hiểu rõ được tầm quan trọng của kế toán quản trị trong việc cung cấp các thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định điều hành. Hệ quả là các chiến lược kinh doanh và quản lý điều hành doanh nghiệp chưa hiệu quả, giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp và có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp.

4. Faceworks – Giải pháp tối ưu để doanh nghiệp quản trị kế toán hiệu quả.

Để có thể phát huy cao nhất vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần khắc phục những vấn đề sau.

– Thứ nhất là vấn đề chỉ tiêu kế toán quản trị theo mục tiêu quản trị đề ra. Bởi chỉ khi có mục tiêu, có hệ thống cụ thể thì doanh nghiệp mới có đích đến để cố gắng hoạt động. Đồng thời có tiêu chí chính xác để đánh giá mức độ làm tốt của các bộ phận.

– Thứ hai, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thống nhất các chỉ tiêu về hoạt động, chỉ tiêu về tài chính theo lịch trình hoạt động của từng bộ phận, phòng ban.

– Thứ ba là nâng cao chất lượng nhân sự thực hiện công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán quản trị phải vừa có chuyên môn kế toán, vừa có chuyên môn khai thác ứng với ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động. Các báo cáo của bộ phận kế toán quản trị lập ra phải sử dụng kết hợp với các báo cáo khác của doanh nghiệp.

– Thứ tư, doanh nghiệp phải có giải pháp để cải tiến mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giữa bộ phận kế toán với bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý,…

– Cốt lõi nhất, người đứng đầu doanh nghiệp phải thay đổi lối mòn trong tư duy quản trị. Lãnh đạo phải hiểu đầu tư chi phí cho kế toán quản trị là đúng đắn, hữu ích và có mang lại hiệu quả cho sự vận hành của doanh nghiệp.

– Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ để xử lý số liệu kế toán quản trị cũng cực kỳ cần thiết. Đặc biệt các các phần mềm kế toán và hệ thống thông tin kế toán.

Faceworks chuyên cung cấp hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp với phân hệ quản lý tài chính chuyên nghiệp. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý kế toán trên phương diện kế toán quản trị cực kỳ dễ dàng. Phần mềm được tích hợp xuyên suốt trong hệ thống ERP để kịp thời đưa ra các báo cáo tài chính và phi tài chính nhanh chóng, chính xác. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng phân tích, đo lường, xử lý thông tin nhằm đưa ra các phương án tốt nhất để đạt được hiệu quả kinh doanh.

Ảnh 4: Sử dụng phần mềm để phát huy tối đa hiệu quả kế toán quản trị

Hệ thống phần mềm Faceworks lưu trữ tất cả dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, cơ sở dữ liệu được đảm bảo cập nhật kịp thời, nhanh chóng. Từ đó, hệ thống hạn chế tối đa các công việc trùng lặp và gần như xóa bỏ thao tác nhập liệu thủ công. Doanh nghiệp theo đó quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mọi  thông tin kế toán quản trị được cập nhập theo hệ thống thời gian thực, đảm bảo chính xác, đầy đủ giúp việc quản lý dễ dàng hơn và có thể kịp thời sửa chữa lỗi sai phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp.

Liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn miễn phí giải pháp thực hiện kế toán quản trị hiệu quả.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/