Làm thế nào để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản trị tốt nhất, hoạt động nhanh, chính xác nhất? Đây hẳn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở mọi ngành nghề, lĩnh vực. Ở bài viết này Faceworks sẽ giới thiệu những yêu cầu và cách thức cơ bản để triển khai giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất cho doanh nghiệp!

Doanh nghiệp phải chuẩn bị những gì để chuyển đổi số hiệu quả?

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) có rất nhiều định nghĩa và cách hiểu khác nhau. Ở Việt Nam, chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ những mô hình cũ, mô hình truyền thống sang dạng doanh nghiệp số, nhằm thay đổi phương thức điều hành, quy trình làm việc và văn hóa lao động trong doanh nghiệp. 

Muốn chuyển đổi số thành công, phần mềm hoạt động nhanh, hiệu quả và chính xác nhất, doanh nghiệp cần phải có quy trình và dữ liệu được chuẩn hóa. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều sở hữu đủ nguồn lực và kinh nghiệm để chuẩn hóa quy trình, chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu.

Lấy ví dụ tại một công ty thiết kế thi công nội thất, từ các trường thông tin cơ bản như tên sản phẩm, đơn vị tính, vật liệu, thành tiền… nhà quản lý có 2 lựa chọn khi lập bảng kế hoạch vật tư như sau:

Như đã biết, chi phí vật liệu được xác định theo công thức: Khối lượng (m) x Đơn giá vật liệu. Để đạt hiệu quả kinh tế  mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm ở mức cao nhất, chủ doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả về hao hụt vật liệu trong khâu sản xuất, gia công, dự phòng trong bảo hành sản phẩm theo quy định của hợp đồng và tối ưu hóa phương án lựa chọn vật liệu.

Nếu áp dụng hình thức 1, bảng kế hoạch vật tư được lập với dữ liệu sơ bộ, không chi tiết. Cách này có ưu điểm là tiết kiệm thời gian báo giá, đẩy nhanh tiến độ mua sắm vật tư. Nhưng lại có nhược điểm là không thể biết được hao hụt trong thực tế sản xuất tại thời điểm hiện tại có vượt định mức hay không.

Trong khi đó, nếu áp dụng hình thức quản lý thứ 2, nhà quản lý cần lên định mức, bóc tách khối lượng chi tiết hơn. Chẳng hạn, làm một tủ bếp cần bao nhiêu khối lượng gỗ các loại; bao nhiêu phụ kiện tay nắm, bản lề, ray ngăn kéo; kèm theo số lượng cụ thể các loại phụ kiện khác như giá bát, giá dao, bản lề giảm chấn, ray inox, đá bàn bếp, kính ốp bếp… Cách này có thể ngăn chặn lãng phí khi mua sắm vật tư, biết được hao hụt ở thời điểm hiện tại trong thực tế sản xuất. Nhưng đổi lại, quy trình đặt mua – báo giá cho khách hàng sẽ diễn ra phức tạp hơn.

Mô hình quản lý quy trình, dữ liệu nào là tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số?

Vậy đối với công ty có nhu cầu triển khai phần mềm chuyển đổi số, mô hình quản lý nào tốt hơn? Câu trả lời ở đây là: Không có mô hình nào là tốt hơn, chỉ có mô hình phù hợp hơn với doanh nghiệp mà thôi. 

Một doanh nghiệp có số lượng nhân sự hạn chế, chuyên xử lý những hợp đồng có quy mô nhỏ không thể duy trì việc vận hành quy trình quá phức tạp trong thời gian dài. Còn đối với các doanh nghiệp có đủ nguồn lực để quản lý chuẩn xác tỷ lệ hao hụt trong sản xuất, sẽ thật đáng tiếc nếu chủ doanh nghiệp lựa chọn phương án quản lý đơn giản, từ đó bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi số phù hợp nhất giúp doanh nghiệp tối ưu tiến độ, lợi nhuận và hiệu quả chung. 

Ví dụ tiếp theo, cùng là trung tâm tiếng Anh, cùng có chính sách thu học phí như nhau nhưng tùy thuộc vào việc lựa chọn phương thức quản lý và các bước phân tích chi tiết mà nội dung số liệu báo cáo công nợ ở mỗi trung tâm sẽ không giống nhau:

 
Cụ thể, nếu phân tích đến bước 4, báo cáo sẽ cung cấp được số liệu phải thu (số tiền cần phải thanh toán của khách hàng) là 6 triệu đồng, số liệu đã thu (tổng số tiền đã thanh toán được tất cả hoặc một phần công nợ còn thiếu) tính đến ngày 10/2/2023 là 6 triệu đồng. Tuy nhiên vì khách hàng chưa học buổi nào nên về bản chất, trung tâm đang nợ khách hàng 6 triệu đồng.

Nếu tiếp tục phân tích đến bước 6, nhà quản lý sẽ nắm được số tiền thực tế khách đã sử dụng tại trung tâm căn cứ theo lịch học và chính sách miễn giảm học phí của trung tâm. Số dư cuối kỳ sẽ được trả lại cho học viên hoặc cộng dồn vào khóa học tiếp theo tùy thuộc vào nguyện vọng của khách hàng.

Từ hai ví dụ trên có thể thấy, trước khi triển khai các giải pháp quản trị và vận hành số hóa, các nhà quản trị cần hiểu rõ nhu cầu, nguồn lực và mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới. 

Bởi thực chất mọi phần mềm, ứng dụng công nghệ chỉ là công cụ, để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh theo hướng tối ưu, mà còn tham gia vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Có vậy, chuyển đổi số mới thay đổi toàn diện cách thức doanh nghiệp hoạt động từ trước đến nay, tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tăng doanh thu và mang lại giá trị cho khách hàng.

Phần mềm Faceworks – giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất cho doanh nghiệp 

Lợi thế lớn nhất khi triển khai phần mềm Faceworks là doanh nghiệp sẽ được tiến hành khảo sát chi tiết và đưa ra giải pháp phù hợp nhất với mức độ chuẩn hóa dữ liệu của doanh nghiệp dựa trên nền tảng được nghiên cứu kỹ lưỡng. Vì phần mềm tốt nhất là phần mềm phù hợp nhất chứ ko phải phần mềm có nhiều tính năng nhất.

Giải pháp phần mềm Faceworks có thể đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm có thể lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ, thực hiện các tính toán, thống kê một cách nhanh chóng, mượt mà, chính xác trên một nền tảng đồng nhất. Mỗi bộ phận, phòng ban được phân quyền truy cập vào các luồng thông tin dữ liệu phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn nhưng vẫn có thể tương tác trực tiếp với các bộ phận, phòng ban khác qua công cụ giao tiếp nội bộ. Sự liên kết dữ liệu chặt chẽ này giúp thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, vận hành doanh nghiệp.

Là đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng các giải pháp chuyển đổi số tân tiến nhất, đội ngũ phát triển phần mềm Faceworks luôn rất hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp chinh phục 5 mục tiêu lớn trong tiến trình chuyển đổi số: Tăng năng suất, tăng tốc độ thị trường, tăng vị trí cạnh tranh và tăng trưởng doanh thu!

Gọi ngay hotline 0974 69 6600 để được tư vấn thiết kế phần mềm miễn phí!

Thông tin liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/