Hướng dẫn chuyển đổi số đúng cách cho trung tâm ngoại ngữ

Bạn muốn chuyển đổi số cho trung tâm ngoại ngữ của mình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn đang thắc mắc triển khai ERP liệu có mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel? Hãy đọc bài viết sau đây để bắt đầu chuyển đổi số đúng hướng, thành công trong tương lai gần nhất.

Chuyển đổi số đúng cách cho trung tâm ngoại ngữ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tăng năng suất, tăng doanh thu.

Tại sao trung tâm ngoại ngữ cũng cần chuyển đổi số?

Ngoại ngữ là cầu nối để chúng ta hòa nhập với cộng đồng thế giới để học hỏi và phát triển. Khi giỏi ngoại ngữ, bạn sẽ có cơ hội tiếp cận và lĩnh hội kiến thức thông qua các nguồn tin, sách báo, tài liệu học thuật. Người giỏi ngoại ngữ cũng có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong công việc, được nhà tuyển dụng ưu tiên, đánh giá cao ngay từ vòng lọc hồ sơ ứng tuyển.

Các trung tâm ngoại ngữ uy tín, chất lượng sẽ tạo ra môi trường học tập tuyệt vời, trang bị cho học viên năng lực sử dụng ngoại ngữ thành thạo, lưu loát. Tuy nhiên, bài học từ sự đổ vỡ của các trung tâm có tiếng cho thấy bên cạnh việc đầu tư vào cơ sở vật chất, chiêu mộ giáo viên giỏi, chủ doanh nghiệp cũng cần chú trọng nâng cao chất lượng quản trị. 

Công nghệ số ngày càng chứng minh nó không chỉ là một chức năng hỗ trợ mà là một yếu tố quan trọng thúc đẩy tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tăng năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp số và vượt qua các doanh nghiệp cùng ngành. Và chuyển đổi số giúp trung tâm ngoại ngữ tận dụng và tối ưu các nguồn lực sẵn có như tài chính và nhân lực để tăng năng suất lao động và tối đa hóa doanh thu. 

Hướng dẫn các bước chuyển đổi số chi tiết cho các trung tâm ngoại ngữ

1. Quản lý lớp học

Phần lớn các trung tâm ngoại ngữ thường phân loại, xếp lớp cho các học viên trên bảng tính Excel như trong mẫu sau:

Mẫu Excel quản lý lớp học tại trung tâm ngoại ngữ.

Tuy nhiên, do không có sự kế thừa, liên thông dữ liệu giữa các phòng ban nên khó tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Ví dụ: Một học viên đã có bằng HSK 3 từ lâu đăng ký kiểm tra đầu vào, kết quả bài thi cho thấy bạn đủ điều kiện để học luyện thi HSK 5. Tuy nhiên vì người nhập liệu chậm trễ (hoặc quên, bỏ sót) nên file Excel thiếu dữ liệu này. Hậu quả là học viên bị xếp vào lớp luyện thi HSK 4 dù không đúng với trình độ và nguyện vọng.

Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm Faceworks, mọi thông tin quan trọng liên quan đến học viên đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống. Khi học viên đăng ký trực tiếp trên website (cho phép đăng ký nhập học theo từng trình độ) dữ liệu sẽ được chọn lọc và lưu vào phần mềm. Kết quả xét tuyển, kiểm tra đầu vào sẽ là cơ sở để phân loại và xếp lớp phù hợp với từng cấp độ học, trình độ của học viên. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ: 

• Quản lý lịch học, thời khóa biểu
• Quản lý thông báo đến cả lớp
• Quản lý kết quả học tập của lớp
• Chuyển lớp
• Nhắc nhở khi lớp có học viên mới
• Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại
• Thống kê học viên đăng ký học từ các nguồn, chiến dịch tiếp thị

2. Quản lý học phí, quản lý học viên

Tương tự, việc quản lý thông tin học phí cũng thường được thực hiện trên bảng tính Excel như sau:

Bảng thu học phí của trung tâm ngoại ngữ trên Excel.

 Song cách này chỉ phù hợp với những trung tâm ít học viên, ít lớp học và có một cơ sở hoạt động duy nhất bởi lẽ khi danh sách học viên tăng lên, lượng hồ sơ, giấy tờ, ghi nhớ cũng tăng lên. Lúc này file Excel sẽ có kích thước rất lớn, khi xử lý dễ gây treo máy, đơ máy, thậm chí nhiễm virus khi trao đổi qua lại. Một khi dữ liệu trên Excel bị tấn công, xóa mất thì rất khó khôi phục. 

Ngược lại, nếu chuyển đổi số cùng phần mềm Faceworks, quản lý trung tâm ngoại ngữ có thể theo dõi được mọi thay đổi liên quan đến học phí, học viên và cả những thay đổi liên quan đến lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên. Hệ thống tự động lưu trữ hồ sơ, kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật của học viên trong toàn bộ khóa học giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng. Chức năng cảnh báo tự động còn gửi lời nhắc nhở qua Email, SMS cho học viên (hoặc phụ huynh) vắng mặt nhiều buổi học.

3. Quản lý giáo viên

Với file Excel quản lý giáo viên, bạn có thể theo dõi các trường thông tin cơ bản như: Tên giáo viên, Mã số thuế, Ngày làm việc, Ngày nghỉ, Số điện thoại, Số CMND.

Mẫu Excel quản lý danh sách giáo viên tại trung tâm tiếng Trung.

Nhưng với phần mềm Faceworks, quản trị viên có thể quản lý trung tâm ngoại ngữ một cách toàn diện, hiệu quả với hệ thống tính năng liên tục được nâng cấp gồm:

• Quản lý toàn bộ thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên
• Quản lý tuyển dụng giáo viên 
• Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên
• Theo dõi quá trình giảng dạy của từng giáo viên
• Ghi nhận thông tin về lịch làm việc, số giờ có thể giảng dạy của giáo viên để xếp lớp, xếp lịch học
• Quản lý khen thưởng, kỷ luật 

4. Quản lý chấm công – Tính lương

So với cách chấm công – tính lương trên file Excel, sử dụng phần mềm Faceworks giúp chủ doanh nghiệp quản lý trung tâm ngoại ngữ chính xác và minh bạch hơn rất nhiều. Cụ thể, phần mềm cho phép:

• Kết xuất bảng tính lương giáo viên theo dữ liệu tích hợp từ máy chấm công và lịch giảng dạy của từng cá nhân
• Tính lương cho nhân viên theo nhiều hình thức khác nhau (theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương…)
• Tự động tính lương làm thêm giờ theo dữ liệu tổng hợp thời gian chấm công  
• Tự động tính thuế thu nhập cá nhân, trích bảo hiểm xã hội của nhân viên chính xác theo biểu tính thuế 
• Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính để chuyển trả lương cho nhân viên
• Theo dõi và xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm lương cho nhân viên theo quyết định

5. Quản lý ngân sách 

Không chỉ quản lý thu học phí của học viên, phần mềm Faceworks còn tự động xử lý học phí khi học viên chuyển lớp, bảo lưu, xin chuyển đổi cho học viên khác theo đúng quy định của trung tâm ngoại ngữ. Chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình thu chi ở mọi hoạt động của trung tâm với các khoản thu, chi được cập nhật chi tiết hàng ngày theo thời gian thực tế – điều mà các file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ không làm được.

Dễ thấy, chuyển đổi số đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với các trung tâm ngoại ngữ, việc chuyển đổi số đúng cách sẽ mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý đào tạo – giáo dục, cung cấp công cụ giúp quản lý toàn bộ quy trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, hỗ trợ phân tích khóa học, quản lý thời khóa biểu, sắp xếp lớp học, quản lý học phí, quản lý giáo viên, tính lương, chấm công giáo viên v.v 

Để được tư vấn kỹ lưỡng và sát với thực tế hơn, quý khách vui lòng liên hệ hotline 0974 69 6600 để được kết nối với đội ngũ phát triển phần mềm Faceworks hoặc tham khảo danh mục phần mềm trên trang web: https://faceworks.vn/!

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com