Video hướng dẫn sử dụng chức năng báo giá trong Phần mềm Faceworks

Báo giá là cầu nối thông tin giữa khách hàng và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, bởi vậy quy trình quản lý báo giá hiệu quả, chính xác là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp.​ Trong thời đại số hóa, việc quản lý và tạo lập báo giá thông qua phương thức thủ công đang dần mất đi vị thế do gặp nhiều hạn chế trong việc cập nhật và theo dõi khi có sự thay đổi về sản phẩm, chính sách bán hàng,  tiêu tốn thời gian và công sức. Trong bài viết dưới đây, Faceworks sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thấy sự cần thiết của việc chuẩn hóa quy trình quản lý báo giá và đổi mới với phương pháp quản lý thông qua phần mềm.

Video hướng dẫn sử dụng chức năng báo giá trên phần mềm Faceworks.

Hạn chế trong việc quản lý báo giá bằng phương pháp thủ công

Không khó để nhận thấy, ngoài những tiện lợi trong việc: đáp ứng một số yêu cầu chỉnh sửa tới từ phía khách hàng, dễ dàng quản lý khi số lượng báo giá không quá lớn, tiết kiệm chi phí,… thì phương pháp quản lý truyền thống vẫn luôn tồn tại những nhược điểm cố hữu, khi phần chi phí tiết kiệm khó mà bù đắp được việc tiêu tốn thêm nguồn lực trên những phương diện khác như  thời gian, công sức trong  quá trình làm việc lâu dài. 

• Thông tin không đồng nhất: Excel có giới hạn về khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác như CRM hoặc ERP, gây ra sự khó khăn trong quá trình quản lý tổng thể. Việc quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm, giá cả và chính sách bán hàng không đảm bảo tính thống nhất, cập nhật đồng bộ, dẫn đến rối loạn và khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin.
• Tốn kém thời gian và công sức: Quản lý và tạo báo giá thủ công bằng Excel đòi hỏi nhiều công sức và thời gian, từ việc nhập liệu, xử lý dữ liệu đến việc định dạng và thiết kế báo giá.
• Hạn chế khả năng truy xuất và cập nhật : Khi có sự thay đổi về giá cả, sản phẩm hoặc chính sách bán hàng, việc truy xuất và cập nhật thông tin   báo giá trở nên khó khăn và dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt khi có nhiều phiên bản báo giá cần được quản lý.
• Tính bảo mật thấp: So với các phần mềm quản lý chuyên nghiệp, Excel không cung cấp tính năng bảo mật cao như mã hóa dữ liệu hoặc quản lý quyền truy cập chi tiết. Điều này có thể tạo ra lỗ hổng bảo mật, dẫn đến nguy cơ dữ liệu của doanh nghiệp bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.
• Rủi ro mất dữ liệu: Dữ liệu báo giá trên Excel có thể bị mất hoặc hỏng do sự cố kỹ thuật, vi rút máy tính hoặc lỗi người dùng, dễ xảy ra sai sót khi xuất dữ liệu báo giá gây thiệt hại và mất mát thông tin quan trọng.

Phần mềm quản lý báo giá Faceworks – Công cụ tự động hóa quy trình báo giá

Xuất phát từ xu thế chuyển đổi số đang diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực và đứng trước những bất cập, hạn chế của phương pháp thủ công, doanh nghiệp cần nhận thức  rõ  nhu cầu cấp thiết trong việc  thay đổi và cập nhật quy trình làm việc bằng cách áp dụng. phần mềm phù hợp để tăng năng suất, cải thiện hiệu quả quản lý. Trong đó, phần mềm quản lý báo giá là một lựa chọn vô cùng hữu ích với những doanh nghiệp  có mục tiêu là quản lý dữ liệu và nâng cao doanh số bán hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp , Faceworks tự tin có thể đem tới một công cụ tự động hoá, một giải pháp phần mềm quản lý báo giá khác biệt cho khách hàng, cùng những tính năng nổi bật sau: 

• Xuất file báo giá theo mẫu:  Phần mềm quản lý báo giá Faceworks cho phép người dùng xuất báo giá đã tạo ra file Excel theo mẫu của doanh nghiệp.
• Cho phép đăng – tải các file dữ liệu từ nhiều nguồn.
• Cho phép chia sẻ dữ liệu với những người được cấp quyền: Với chức năng phân quyền của Faceworks thì chỉ những cá nhân được phân quyền mới có thể xem, chỉnh sửa  và download dữ liệu, điều này giúp nâng cao tính bảo mật của thông tin. Đây chính là một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý báo giá Faceworks.
•  Quản lý lịch sử báo giá: Phần mềm lưu  lại lịch sử báo giá, cho phép người dùng dễ dàng  tra cứu các báo giá trước đây, giúp quản lý quá trình tương tác với khách hàng và phân tích dữ liệu. 
• Tuỳ chỉnh, linh hoạt: Với đặc trưng là khả năng tùy biến linh hoạt, không theo một khuôn mẫu nhất định, phần mềm quản lý báo giá Faceworks được xây dựng theo quy trình làm việc và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý báo giá Faceworks

Lợi ích khi triển khai Phần mềm quản lý báo giá Faceworks.

• Thông tin dữ liệu chính xác, minh bạch: Sử dụng phần mềm quản lý báo giá Faceworks giúp người dùng giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn những sai sót như khi thực hiện báo giá thủ công như làm mất hoặc gửi thiếu các yêu cầu báo giá, lưu trữ dữ liệu trùng lặp hay tình trạng chậm trễ trong việc phản hồi khách hàng. Qua đó giúp tạo dựng lòng tin với khách hàng, cải thiện giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc 
• Hỗ trợ chuẩn hóa quy trình: Quy trình báo giá trên hệ thống phần mềm Faceworks được xây dựng nhất quán, ngắn gọn, súc tích và có cấu trúc rõ ràng. Tài liệu xuất từ phần mềm quản lý báo giá luôn đảm bảo đáp ứng  yêu cầu sử dụng của người dùng.
• Quản lý dữ liệu hiệu quả : Mọi dữ liệu, thông tin đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, giúp quản lý và tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• Hỗ trợ lập báo cáo và kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh: Mọi thông tin liên quan đến hoạt động báo giá đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, cho phép người dùng quản lý, truy cập, tra cứu thông tin mọi lúc mọi nơi. Những dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt xu hướng mua bán của khách hàng, đối tác để tiến hành lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh phù hợp trong tương lai.
• Thúc đẩy doanh số bán hàng: Phần mềm quản lý báo giá Faceworks giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và tăng tốc quy trình báo giá sản phẩm sẵn có. Theo báo cáo thống kê từ các công ty, cửa hàng, tỷ lệ các báo giá chuyển thành hợp đồng, đơn đặt hàng chính thức tăng cao sau khi triển khai phần mềm quản lý báo giá. 
• Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi:  Người dùng có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, miễn là có thiết bị kết nối internet (laptop, pc, smartphone, ipad,…). Điều này giúp người quản lý  nhanh chóng phát hiện các vấn đề phát sinh từ đó có thể kịp thời giải quyết.
• An toàn và bảo mật: Mặc  dù mọi nhân viên và quản lý làm việc trên cùng một hệ thống, nhưng doanh nghiệp có thể giới hạn khu vực tra cứu và quyền thao tác dữ liệu đối với người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý một cách đồng bộ nhưng  vẫn đảm bảo thông tin quan trọng được bảo mật tuyệt đối. 

Bài viết trên đây đã giới thiệu tới người đọc về phần mềm quản lý báo giá Faceworks – một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu Quý khách hàng quan tâm và mong muốn nhận được tư vấn,  thiết kế giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Faceworks thông qua số điện thoại : 0974 69 6600.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

➤ Địa chỉ: Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

➤ ĐT (tư vấn 24/7): 0974 69 6600

➤ Email: info@tit-vn.com