Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

Chắc hẳn trong thười đại cách mạng công nghệ 4.0 đang vô cùng phát triển thì việc áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý vào doanh nghiệp là vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải đó là họ không biết được đâu là thời điểm cần thiết phải sử dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các thông tin hỗ trợ các nhà quản trị trong vấn đề này.

Phần mềm ERP là gì?

Chắc hẳn nếu là chủ các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì bạn đã từng nghe đến giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Đây là một giải pháp giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ nguồn lực trong doanh nghiệp và các quy trình diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp. Giải pháp này vô cùng hiệu quả trong việc giúp đỡ các nhà quản trị quản lý toàn bộ doanh nghiệp, giải quyết công việc đơn giản và dễ dàng, tiết kiệm thời gian và nhân sự cho doanh nghiệp.

Một giải pháp ERP thường bao gồm các chức năng quản lý như quản lý kế hoạch quy trình sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý bảo hành, quản lý báo giá, quản lý tồn kho,…

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

1. Khi doanh nghiệp đang sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau

Có thể doanh nghiệp bạn đã sử dụng các giải pháp phần mềm những lại là nhiều giải pháp khác nhau cho mỗi nghiệp vụ, chẳng hạn như phần mềm nhân sự-chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm bán hàng,…

Việc sử dụng riêng biệt các phần mềm có thể đem lại cho bạn những tiện lợi ban đầu. Chi phí của mỗi phần mềm nhỏ đều khá rẻ, chúng được thiết kế chuyên biệt cho từng nghiệp vụ và có thể giải quyết vấn đề của từng bộ phận phòng ban.

Tuy nhiên khi những phần mềm này cũng hoạt động song hành, vấn đề sẽ phát sinh. Các giải pháp này không được tích hợp thành một hệ thống duy nhất, vì vậy sự liên kết giữa các phòng ban sẽ cực kì rời rạc và dữ liệu sẽ bị trồng chéo. Ai cũng biết rang doanh thu bán hàng sẽ liên quan trực tiếp đến các nghiệp vụ kế toán hay hoạt động bán hàng sẽ liên quan đến các nghiệp vụ xuất-nhập kho,… Đặc biệt khi các nhà quản trị muốn thao dõi những báo cáo tổng quan nhất về tình trạng doanh nghiệp- điều này sẽ đòi hỏi sự tổng hợp số liệu từ một hệ thống thống nhất.

Khi này, hệ thống phần mềm ERP sẽ tổng hợp tất cả các nghiệp vụ quản lý vào cùng một hệ thống, tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp sẽ sử dụng một cơ sở dữ liệu và được phân quyền rõ ràng. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

2. Các nghiệp vụ kế toán kéo dài và khó khăn

Thông thường một dấu hiệu rõ ràng nhất về thời điểm mà doanh nghiệp của bạn đang rất cần một giải pháp phần mềm quản lý tổng thế doanh nghiệp đó là từ phòng kế toán. Nếu nhân viên của bạn đang mất rất nhiều thời gian để tính toán, nhập liệu, hay điều chỉnh đồng nhất dữ liệu giữa các báo cáo tài chính vậy thì bạn nên tìm đến các giải pháp phần mềm quản lý ERP để giải thoát cho nhân viên của mình khỏi nhưng công việc thủ công và tốn thời gian.

3. Quá trình đồng nhất và tổng hợp dữ liệu tốn quá nhiều thời gian

Khi người quản lý doanh nghiệp muốn biết các thông tin như doanh thu, chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian thì bạn mất bao lâu để có câu trả lời? Tình hình về khách hàng mới, khách hàng cũ và các thông tin khác nữa?

Bạn sẽ phải thu thập thông tin từ các phòng ban khác nhau. Bạn không thể chỉ dựa vào một  mình để có được những thông tin này mà buộc phải phụ thuộc vào báo cáo của các phòng ban khác.

Chắc hẳn các nhà quản trị hiểu được tầm quan trong của tốc độ tìm kiếm thông tin để có được các báo cáo trong việc đưa ra quyết định. Vì vậy một giải pháp giúp bạn truy xuất dư liệu và thành lập các báo cáo một cách nhanh chóng chắc chắn mang lại vô cùng nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

4. Gặp nhiều vấn đề trong quản lý hàng tồn kho

Một trong những vẫn đề khi các doanh nghiệp mở rộng kinh doanh chính là quản lý hàng tồn kho. Doanh nghiệp luôn gặp các vấn để như thực tế tồn kho có sai lệch so với số liệu. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp quản lý một cách rời rạc và thủ công. Các nghiệp vụ xuất nhập kho không được quản lý hệ thống và tương thích dẫn đến tình trạng sai lệch con số.

Với các giải pháp ERP, dữ liệu được quản lý đồng nhất và chính xác. Nhân viên có thể nhanh chóng truy cập và có được thông tin về hàng hóa, từ đó các dịch vụ doanh nghiệp cung cấp cũng trở nên tốt hơn.

5. Hệ thống CNTT trong doanh nghiệp quá rắc rối và tốn kém

Việc tùy chỉnh, nâng cấp, bảo hành các phần mềm trong doanh nghiệp để khớp nhất với quy trình hoạt động của doanh nghiệp tại từng thời điểm tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí.

Thay vì sử dụng nhiều phần mềm đã cũ, phức tạp, kém hiệu quả mà rủi ro mất dữ liệu rất cao thì ERP sẽ là một giải pháp tốt hơn nhiều với một nền tảng ổn định, xuyên suốt, vận hành ổn định và linh hoạt để đáp ứng những sự thay đổi trong doanh nghiệp.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về các giải pháp phần mềm hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/