Trước nhu cầu khám chữa bệnh tăng cao sau mùa dịch, quản lý phòng khám tư nhân bằng phương pháp thủ công không còn là sự lựa chọn tối ưu. Với kinh nghiệm quản lý phòng khám tư nhân hiệu quả, thành công sau nhiều năm đồng hành và phát triển với nhiều cơ sở chăm sóc sức khỏe danh tiếng trong nước, phần mềm Faceworks tự tin đem đến giải pháp kỹ thuật số hiện đại và phù hợp nhất, giúp đơn giản hóa mọi quy trình hoạt động tại phòng khám.

Ảnh 1: Quản lý phòng khám tư nhân cần thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng. 

Nhiệm vụ của quản lý phòng khám tư nhân

Các phòng khám, cơ sở chăm sóc sức khỏe tư nhân có những yêu cầu khác nhau đối với người giữ trọng trách quản lý phòng khám.  Về cơ bản, người quản lý sẽ phải đảm trách các công việc như:

• Thiết lập cơ cấu tổ chức, xây dựng đội ngũ nhân sự, hoạch định ngân sách hoạt động của phòng khám phù hợp với định hướng phát triển tại từng thời điểm
• Quản lý – đánh giá năng lực và kết quả làm việc của đội ngũ nhân viên 
• Tham mưu, đề xuất các mục tiêu, chiến lược, chính sách, hoạt động cải tiến…nhằm đạt được hiệu quả hoạt động tốt nhất cho phòng khám  tại từng thời điểm. 
• Quản lý, hiểu rõ các báo cáo tài chính định kỳ (theo quý, năm) và các báo cáo giải trình chi tiết do kế toán tổng hợp báo cáo. Quản lý phòng khám cần hiểu sâu và liên tục cập nhật các thông tin về dịch vụ mà phòng khám cung cấp. 
• Nâng cao các giải pháp quản lý hồ sơ, chăm sóc khách hàng. 
• Khích lệ và đốc thúc hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đội nhóm. 
• Tham gia vào các chương trình đào tạo nhằm cải thiện năng lực của từng nhân viên để đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất.
• Quản lý các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp cũng như các cơ quan chức năng có liên quan.  

Thông thường, các ứng viên quản lý phòng khám tư nhân lớn, đãi ngộ tốt cần đáp ứng những tiêu chí sau:

• Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing
• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm quản lý phòng khám
• Có hiểu biết chuyên sâu về quản lý nhân sự, thiết lập quy trình và áp dụng đánh giá quy trình
• Có khả năng hiểu và đóng góp ý kiến vào chiến lược kinh doanh và việc điều hành 
• Hiểu biết rộng về các lĩnh vực khác như Marketing, PR, Truyền thông nội bộ…
• Có kỹ năng lãnh đạo, quản lý đội nhóm 
• Có kỹ năng tư vấn, thuyết phục tốt

Kinh nghiệm quản lý phòng khám tư nhân hiệu quả

Đối với những người có cơ địa nhạy cảm hoặc hệ miễn dịch kém, việc sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh tại các phòng khám tư nhân có thể làm giảm đáng kể nguy cơ mắc các bệnh nhiễm trùng, truyền nhiễm bệnh viện. Một số người cũng cảm thấy việc thăm khám tại phòng khám tư nhân hơn giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm tải những căng thẳng khi phải xếp hàng để chờ đợi đến lượt khám ở các bệnh viện lớn, đặc biệt là với những người chỉ có nhu cầu khám sức khỏe tổng quát hoặc mắc bệnh nhẹ, thường gặp và dễ điều trị. 

Ảnh 2: Ưu tiên ứng dụng các giải pháp công nghệ là một trong những kinh nghiệm quản lý phòng khám hiệu quả, thành công.

Đặc biệt sau đại dịch COVID, các ca bệnh truyền nhiễm gia tăng cũng làm nhu cầu khám chữa bệnh tại các phòng khám tăng lên đáng kể. Do đó việc quản lý hồ sơ theo cách thủ công không còn phù hợp, ngay cả những phòng khám nhỏ.  Theo kinh nghiệm quản lý phòng khám của nhiều chuyên gia trong ngành, việc ứng dụng công nghệ là ưu tiên số 1, giúp giải quyết hầu hết những khó khăn mà nhiều phòng khám đang gặp phải.

Phần mềm quản lý phòng khám Faceworks là giải pháp hoàn hảo nhằm đơn giản hóa mọi hoạt động thường nhật tại các phòng khám tư nhân như quản lý bệnh nhân, lên lịch khám chữa bệnh, cập nhật lịch khám chữa bệnh của bác sĩ, quản lý đơn thuốc, quản lý thông tin giao dịch, thanh toán, dữ liệu về thuốc và thực phẩm chức năng v.v.

Chỉ cần cài đặt ứng dụng thông minh trên thiết bị di động, người bệnh có thể đặt lịch khám chữa bệnh trực tuyến, các y – bác sĩ có thể kiểm tra lịch làm việc của họ, theo dõi và quản lý đơn thuốc đồng thời cập nhật các thông tin quan trọng thông qua hệ thống nhắc nhở – thông báo tự động qua SMS hoặc thư điện tử.

Ảnh 3: Phần mềm Faceworks cung cấp những tính năng quản lý phòng khám cực kỳ hữu ích

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý phòng khám Faceworks

Quản lý tài chính toàn diện, chặt chẽ

Giống như những lĩnh vực kinh doanh khác, các phòng khám tư nhân muốn mở rộng và phát triển đều phải thực hiện mục tiêu tăng năng suất – tăng doanh thu. Với các công cụ tự động tính giá thuốc, giá dịch vụ; tạo phiếu thu tiền – hoàn tiền, tạm ứng – hoàn ứng, miễn giảm chi phí khám chữa bệnh; tạo hóa đơn bán thuốc v.v mọi hoạt động kế toán – thanh toán tại phòng khám sẽ diễn ra cực kỳ đơn giản, trơn tru và là yếu tố then chốt làm tăng năng suất.

Hệ thống dữ liệu liên thông giữa các phòng ban, bộ phận tại phòng khám giúp làm giảm khối lượng công việc cần giải quyết một cách đáng kể. Chẳng hạn thay vì phải nhập lại thủ công các thông tin, dữ liệu thanh toán liên quan, hệ thống quản lý phòng khám trên phần mềm Faceworks sẽ theo sát toàn bộ quá trình thăm khám – điều trị của người bệnh và cập nhật hồ sơ tài chính liên tục, chính xác. Với  hệ thống các bảng biểu, biểu đồ đa dạng giúp ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động và thống kê doanh thu, chi tiêu, lợi nhuận của phòng khám tại bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào. 

Quản lý chi nhánh đồng bộ, hiệu quả

Đối với các phòng khám tư nhân có nhiều chi nhánh, cơ sở hoạt động, phần mềm quản lý phòng khám Faceworks sẽ giúp tập hợp, liên kết hệ thống dữ liệu từ các chi nhánh nhỏ lẻ trên một hệ thống duy nhất để tất cả nhân viên cùng có quyền truy cập, trao đổi, chia sẻ thông tin. Chỉ với một thiết bị thông minh kết nối internet, bạn có thể điều hành, quản lý tất cả các phòng khám cùng một lúc. Bạn cũng không cần lo lắng về vấn đề bảo mật vì Faceworks cung cấp chức năng phân quyền cho người dùng chi tiết đến từng vị trí hạng mục. Quản lý phòng khám có thể giới hạn khu vực được xem dữ liệu, giới hạn quyền hạn thao tác với dữ liệu, giúp theo dõi tình hình của nhân viên một cách tập trung mà vẫn đảm bảo quyền riêng tư với những thông tin đặc biệt quan trọng. 

Người bệnh nhân cũng không cần phải cung cấp lại thông tin cá nhân của họ khi khám chữa bệnh tại các chi nhánh khác. Tất cả mọi thông tin về lịch khám, đơn thuốc, số lượng thuốc trong kho và các thông tin khác của phòng khám đều được lưu lại trên một hệ thống duy nhất của phần mềm, giúp tránh thất thoát dữ liệu. Tính năng truy cập mọi thời điểm kết hợp với tính năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng giúp quản lý phòng khám phát hiện và xử lý kịp thời khi hết thuốc trong kho, thuốc hết hạn, đến lịch hẹn khám v.v

Cung cấp Hồ sơ sức khỏe điện tử thông minh

Như đã nói ở trên, hệ thống dữ liệu liên thông giữa mọi bộ phận, kết nối trực tiếp với các loại máy nội soi, máy xét nghiệm, máy siêu âm, chụp cắt lớp… tại phòng khám của phần mềm Faceworks giúp việc tra cứu, quản lý thông tin bệnh nhân, lịch sử khám chữa bệnh trở nên vô cùng đơn giản, thuận tiện.

Hồ sơ sức khỏe điện tử thông minh trên phần mềm quản lý phòng khám lưu trữ các thông tin quan trọng của người bệnh bao gồm thông tin cá nhân, địa chỉ liên lạc, bệnh án; phân loại khách hàng theo dịch vụ bảo hiểm; quản lý biểu mẫu báo cáo về bảo hiểm y tế; thông báo về ghi chú liên quan đến khách hàng: lịch hẹn khám, lịch tái khám v.v 

Trong Hồ sơ cũng lưu lại lịch sử khám bệnh, theo dõi tình hình sức khỏe của người bệnh theo các mốc thời gian. Đặc biệt hơn, phần mềm quản lý phòng khám cho phép thiết lập đơn thuốc ngay trên hệ thống máy tính với thông tin cá nhân, địa chỉ liên lạc của người bệnh, triệu chứng, chẩn đoán bệnh, danh sách các loại thuốc cần dùng, liều lượng, thời gian sử dụng thuốc… kèm theo ghi chú riêng của bác sĩ. Nhờ vậy, người bệnh sẽ không phải “dịch chữ bác sĩ” khi cầm đơn thuốc nữa.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý phòng khám còn có chức năng quản lý kho dược, vật tư; giúp quản lý chi tiết danh sách các loại thuốc theo tên thuốc, đơn vị tính (viên, vỉ, lọ…), cách dùng (uống, tiêm, bôi ngoài da,…), liều dùng; phân loại thuốc theo nhiều tiêu chí gồm: chức năng, sử dụng phổ biến, nguồn gốc xuất xứ,… theo nhu cầu của phòng khám.

Phần mềm Faceworks hỗ trợ kiểm soát số lượng – hạn sử dụng thuốc trong kho để tiến hành nhập hàng – xử lý kịp thời. Hệ thống trang thiết bị, vật tư của phòng khám sẽ được quản lý chặt chẽ từ ngày nhập, thời gian sử dụng, tình trạng, ngày bảo hành thiết bị v.v

 Quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp

Khi triển khai phần mềm quản lý phòng khám, nhân viên phòng khám và các bác sĩ dễ dàng quản lý, sắp xếp lịch khám chữa bệnh cho từng bệnh nhân. Công cụ quản lý lịch hẹn giúp cập nhật, theo dõi lịch làm việc của bác sĩ và nhân viên, y tế. Khi bệnh nhân đặt lịch khám chữa bệnh, các dữ liệu liên quan sẽ được cập nhật lên hệ thống ngay lập tức. Sau khi được bác sĩ – nhân viên phòng khám xác nhận, các thông tin về thời gian, địa chỉ, bác sĩ trực tiếp thăm khám… sẽ được bổ sung vào lịch khám bệnh trên hệ thống. Chỉ cần truy cập vào ứng dụng, người bệnh có thể đặt lịch khám bất cứ lúc nào, ngay cả vào ngày nghỉ lễ. Do đó, họ không phải đến tận phòng khám để đặt lịch hay mệt mỏi vì chờ đợi, xếp hàng quá lâu trước khi khám bệnh. 

Với giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng, khả năng tùy chỉnh cao, phần mềm Faceworks sẽ được thiết kế, thay đổi phù hợp với tất cả các mô hình phòng khám. Đây là giải pháp quản trị hoàn hảo để giảm thiểu các công việc trùng lặp, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và doanh thu cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe hiện nay.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý phòng khám hiệu quả với sự hỗ trợ của phần mềm Faceworks. Mọi thông tin chi tiết xin quý khách liên hệ theo số hotline 0974696600, email: info@tit-vn.com hoặc truy cập trang web https://faceworks.vn/ để tham khảo danh mục phần mềm và hệ thống chức năng tiên tiến nhất!