Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp & phần mềm ERP tốt nhất

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP bao gồm các công cụ để giúp doanh nghiệp tự động hóa và đơn giản hóa các công việc phải làm khi vận hành doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được nguồn lực nội tại bao gồm tất cả các yếu tố con người, máy móc, tài sản,…để phát triển nhanh và hiệu quả hơn. Cụ thể lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp mọi người có thể đọc kỹ hơn trong bài viết sau.

1. Hiểu rõ về ERP

ERP nghĩa là Enterprise Resource Planning dịch ra là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tất cả trong một (all-in-one), một phần mềm sẽ gồm nhiều ứng dụng khác nhau giúp tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp từ A đến Z.

Ảnh 1: ERP là gì?

Phần mềm ERP tập trung vào 3 phân hệ chính: Enterprise – Doanh nghiệp, Resource – Nguồn lực và Planning – Kế hoạch. Trong đó doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi mà ERP muốn hướng tới. Mục đích của phần mềm ERP chính là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm tăng tính tự động hóa và giảm thiểu sai sót do thiếu liên kết khi làm việc. Ngoài ra ERP tập trung tối ưu hóa năng suất của các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, tận dụng và phát triển tất cả nguồn lực để đạt hiệu quả công việc tối đa. Việc công ty lên trước các kế hoạch sản xuất, kinh doanh,… thông qua hệ thống ERP cũng dễ dàng hơn do phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tính toán và dự báo các khả năng phát sinh dựa vào số liệu đầu vào.

Các phân hệ thường gặp của một hệ thống ERP đầy đủ

– Phân hệ quản lý sản xuất

– Phân hệ quản lý tài chính

– Phân hệ quản lý việc mua bán hàng hóa

– Phân hệ quản lý dự án

– Phân hệ quản lý nhân sự

– Phân hệ quản lý hàng tồn kho

– Phân hệ quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp

Tóm lại, phần mềm ERP là một phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực để  làm việc hiệu quả và phát triển nhanh chóng chỉ với việc sử dụng một phần mềm duy nhất với đầy đủ chức năng của tất cả các phần mềm quản lý doanh nghiệp cộng lại.

2. Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp là tiết kiệm ngân sách và tối ưu hiệu quả công việc do tận dụng được tối đa các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp. Việc tối ưu ngân sách và năng suất làm việc thể hiện ở việc:

– Doanh nghiệp quản lý và đo lường chính xác năng suất làm việc của nhân viên.

– Doanh nghiệp tối ưu hóa được quy trình sản xuất, bán hàng, lưu kho.

– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giải quyết được các vấn đề tài chính.

– Doanh nghiệp quản lý được thông tin dữ liệu tập trung, thống nhất.

– Doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin dự án.

Cụ thể lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp thể hiện ở từng bộ phận như thế nào sẽ được trình bày kỹ ở phần sau.

Ảnh 2: Lợi ích của ERP

2.1. Lợi ích của ERP khi quản lý quy trình trong doanh nghiệp

Thông thường một quy trình trong doanh nghiệp thường rất phức tạp do có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Để trực tiếp quản lý từng đầu mục công việc khi quy trình vận hành thì tốn rất nhiều thời gian và công sức mà vẫn không thể đảm bảo độ chính xác. Sử dụng riêng một phần mềm để quản lý quy trình doanh nghiệp thì mang lại hiệu quả nhưng chưa phải là cách tối ưu nhất. Phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý quy trình với giá rẻ hơn.

Chức năng quản lý quy trình của phần mềm ERP sẽ tự động hóa các bước vận hành doanh nghiệp, các phòng ban dễ dàng kết nối với nhau mà quy trình vẫn đảm đảm tinh gọn nhất. Quản lý dễ dàng giám sát quy trình chi tiết về tiến độ thực thi, chuyển bước công việc và deadline của từng cá nhân thực hiện công việc.

2.2. Lợi ích của ERP khi quản lý sản xuất

Dây chuyền sản xuất có nhiều thành tố cùng tham gia bao gồm nhân lực, vật lực, máy móc, công nghệ. Vì thế, để quản lý chi tiết công việc sản xuất không phải dễ dàng. Phần mềm ERP có chức năng quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác quy trình sản xuất, theo dõi từng đơn hàng và yêu cầu sản xuất cụ thể. Quản lý doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tất cả thông tin liên quan đến sản xuất để phát huy tối đa nguồn lực hiện có của doanh nghiệp từ đó tăng năng suất hiệu quả và lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn.

2.3. Lợi ích ERP đối với doanh nghiệp khi quản lý sản phẩm

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn lực khi quản lý thông tin sản phẩm. Tất cả thông tin liên quan đến số lượng, chất lượng, thông tin xuất xứ của sản phẩm đều được đồng bộ hóa và hiển thị chi tiết. Mọi nhân viên được phân quyền quản lý sản phẩm đều dễ dàng nắm được thông tin sản phẩm để bán hàng hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cũng dễ dàng tùy chỉnh thông tin sản phẩm đồng bộ trên nhiều trang thương mại điện tử khác nhau.

Một lợi ích khác doanh nghiệp nhận được khi sử dụng ERP đó là có thể dễ dàng quản lý giá sản phẩm. Bao gồm việc quản lý giá nhập, giá bán hàng hoặc dự báo xu hướng giá của sản phẩm thông qua phân tích dữ liệu về giá đã lưu trên phần mềm.

Đồng thời nhờ việc quản lý sản phẩm chi tiết doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các kế hoạch tiếp thị, kế hoạch giảm giá để tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

2.4. Lợi ích của ERP đối với phòng nhân sự

Phần mềm ERP cung cấp chức năng toàn diện của một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Quản lý tối ưu hóa nguồn lực của phòng nhân sự. Quản lý nhân sự không cần nhập và xuất dữ liệu báo cáo thủ công mà tất cả sẽ được tự động hóa. Dữ liệu về nhân sự sẽ được lưu trên hệ thống để quá trình tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhân sự được đẩy nhanh dễ dàng. Nhân viên các phòng sẽ không cần tự xin xuất thông tin và chuyển dữ liệu giống như mô hình làm việc truyền thống. Đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng dự đoán nguồn lực nhân sự dựa trên các thống kê chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc này tiết kiệm thời gian và công sức của phòng nhân sự khi cơ cấu nguồn lực con người trong tổ chức.

2.5. Lợi ích của ERP khi quản lý tài chính doanh nghiệp

Module kế toán của phần mềm ERP có thể thực hiện công việc của một phần mềm kế toán chuyên biệt. Vì thế thay vì đầu tư một phần mềm kế toán thì doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP vừa có nhiều chức năng hơn lại vừa rẻ hơn. Module kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả thông qua các chức năng:

– Theo dõi chặt chẽ công nợ doanh nghiệp, nhắc nhở khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.

– Phân tích tài chính doanh nghiệp thông qua biểu đồ chính xác, trực quan.

– Cho phép doanh nghiệp tự tạo số đo tài chính để phù hợp với doanh nghiệp.

– Quản lý chi tiết nguồn thu, chi, khoản nợ của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm ERP doanh nghiệp nhìn nhận kết quả tài chính dễ dàng từ đó ra quyết định tài chính và quản lý điều hành dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có một giải pháp toàn diện về quản lý tài chính theo tiêu chuẩn quốc tế mà không phải thay đổi phong cách và nguồn lực doanh nghiệp.

2.6. Lợi ích của ERP khi doanh nghiệp quản lý dự án

Ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi dự án dễ dàng từng bước để nắm được tiến trình thực hiện đảm bảo đúng mục tiêu đề ra. Phần mềm giúp nhân sự quản lý dự án dễ dàng theo dõi chi phí dự án. Bao gồm các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu, chi phí sản xuất, nhân công, ngân sách dự án,…

Bộ công cụ về quản lý dự án sẽ giảm thiểu áp lực của nhân sự quản lý thông qua việc tự động theo dõi quy trình thực hiện dự án. Đảm bảo dự án thực hiện đúng quy trình, đúng tiến độ, đúng ngân sách và không chệch khỏi hướng phát triển chung của doanh nghiệp. 

2.7. Lợi ích của ERP khi quản lý thông tin dữ liệu doanh nghiệp

Quy trình lưu trữ dữ liệu thủ công của doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào nhân lực công ty, sổ sách giấy tờ hoặc dữ liệu đánh máy trên các phần mềm tin học lưu trên ổ cứng cố định. Quy trình này tồn tại nhiều nhược điểm về sự rắc rối, lạc hậu và khó kiểm soát.

Khi trang bị phần mềm ERP doanh nghiệp tận dụng được chức năng lưu trữ thông tin trên hệ thống điện toán đám mây với ưu điểm nhanh chóng hơn, tiện lợi hơn và an toàn hơn. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng ERP liên quan đến dữ liệu bao gồm:

– Tiết kiệm thời gian nhập liệu và quản lý dữ liệu thủ công. Scan thông tin và đẩy lên phần mềm nhanh gấp 10 lần nhập dữ liệu bằng tay.

– Tiết kiệm chi phí bảo quản hồ sơ và chi phí nhân sự quản lý dữ liệu.

– Dữ liệu được lưu trữ và chuyển đổi dễ dàng.

– Dữ liệu được lưu trữ an toàn hơn.

– Tìm kiếm thông tin dữ liệu nhanh chóng hơn.

– Dễ dàng thay đổi, cập nhật thông tin.

– Dễ dàng lập kế hoạch cung ứng tài sản, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tránh dư thừa chi phí.

Tóm lại, lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp là rất lớn. ERP tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, phát triển nhanh hơn, năng suất hơn, tối ưu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận thu về.

3. Khác biệt về lợi ích của ERP so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác

Ảnh 3: Khác biệt của phần mềm ERP

Tính thống nhất là khác biệt lớn nhất của phần mềm ERP so với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác. Thay vì mỗi phòng ban có chức năng riêng biệt sử dụng một phần mềm riêng biệt. Ví dụ như phòng nhân sự dùng phần mềm quản lý nhân sự, phòng kế toán dùng phần mềm kế toán, phòng kinh doanh dùng phần mềm bán hàng,…Thì hiện nay doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần mềm duy nhất là có đầy đủ tất cả các chức năng phục vụ công việc của tất cả các phòng ban. Sử dụng phần mềm ERP loại bỏ hoàn toàn nhược điểm về việc khó kiểm soát thông tin, thiếu bảo mật và thiếu liên kết giữa các phòng ban.

Tính tích hợp cao cũng là một lợi thế lớn để doanh nghiệp nên chọn phần mềm ERP. Tất cả thông điệp dữ liệu sẽ đều sử dụng một “ngôn ngữ” chung mà chỉ thay đổi tác vụ giữa các phòng ban. Sẽ không có tình trạng file của phòng nhân sự lẫn vào kho lưu trữ của phòng kinh doanh. Quản lý doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin, dữ liệu hơn.

Ngoài ra, khi sử dụng ERP doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với việc dùng nhiều phần mềm riêng lẻ. Việc quản lý phần mềm doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn. Mọi vấn đề phát sinh về lỗi phần mềm doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với một nhà cung cấp duy nhất để được hỗ trợ thay vì nhiều nhà cung cấp riêng lẻ như trước.

Phần mềm ERP là một phần mềm đa năng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các vấn đề khi vận hành doanh nghiệp, từ đó lãnh đạo công ty có được bức tranh doanh nghiệp tổng quan mà không cần tốn thời gian tổng hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm khác nhau. Doanh nghiệp dễ dàng phản ứng kịp thời với những tác động của thị trường. Triển khai thành công ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển vững vàng trên thương trường.

4. Lợi thế đặc biệt của phần mềm ERP faceworks

Phần mềm ERP faceworks có tính linh hoạt cao vì thế doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lựa chọn những module chức năng muốn sở hữu. Do đó tiết kiệm được tối đa chi phí đầu tư phần mềm vận hành doanh nghiệp.

Ảnh 4: Phần mềm ERP Faceworks

Bên cạnh đó, chúng tôi tạo ra một phần mềm có giá thành cực cạnh tranh do được tối ưu về công nghệ, tính năng, giao diện đơn giản mà vẫn đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng của người dùng. Vì thế, lợi ích của phần mềm ERP faceworks đối với doanh nghiệp là giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất sử dụng.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP faceworks phù hợp với tất cả các mô hình doanh nghiệp và tất cả lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm lĩnh vực công nghiệp sản xuất, lĩnh vực công nghệ thông tin và dịch vụ, lĩnh vực dịch vụ tài chính, lĩnh vực bán lẻ, lĩnh vực chăm sóc sức khỏe,…Đây đều là những mô hình doanh nghiệp phù hợp để triển khai ERP và hứa hẹn sẽ phát triển mạnh mẽ nếu tận dụng hệ thống ERP đúng cách.

Faceworks đã nghiên cứu rất kỹ văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam vì thế chúng tôi tạo ra một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu nhưng đơn giản hóa. Bất cứ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng và tìm hiểu. Đa số các phần mềm ERP ngoài thị trường đều cố gắng “hiện đại hóa” doanh nghiệp thần tốc. Tuy nhiên, faceworks hiểu doanh nghiệp Việt Nam cần làm quen và phát triển từ từ thì mới đem lại hiệu quả bền vững. Chính vì thế, sự tương thích cao với doanh nghiệp Việt Nam chính là lợi thế cạnh tranh đặc biệt của phần mềm ERP faceworks. Dù doanh nghiệp bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, dù mô hình doanh nghiệp của bạn ra sao thì faceworks cũng rất sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ tư vấn cho bạn giải pháp vận hành doanh nghiệp tốt nhất qua thông tin liên hệ sau.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/