Lựa chọn hệ thống ERP: Xây dựng từ đầu hay mua gói sẵn?

Lựa chọn hệ thống ERP: xây dựng từ đầu hay mua gói sẵn?

Khi bắt đầu cài đặt hệ thống ERP, các doanh nghiệp phải cân nhắc xem nên mua gói phần mềm sẵn có hay xây dựng hệ thống mới từ đầu. Cả hai giải pháp đều có ưu – nhược điểm riêng để doanh nghiệp cân nhắc và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho mình. Dưới đây là một vài câu hỏi cho doanh nghiệp để giúp bạn quyết định lựa chọn giữa việc nên xây dựng giải pháp ERP từ đầu hay mua một giải pháp ERP được đóng gói sẵn.

Nhiều tổ chức doanh nghiệp hoặc người phụ trách IT thường lệ thuộc vào các giải pháp ERP được đóng gói sẵn để quản lý mọi phòng ban, từ sản xuất cho đến kế toán. Một nguyên lí đứng sau rất nhiều hệ thống ERP đó là, nó có thể giúp hệ thống quản lý doanh nghiệp trở thành thể thống nhất một cách nhanh chóng.

Trong khi có rất nhiều doanh nghiệp chọn các phần mềm ERP đóng gói thì việc triển khai xây dựng hệ thống ERP từ đầu cũng có nhiều ưu điểm. Các doanh nghiệp thường ưu tiên việc nắm rõ hệ thống vận hành thế nào và chúng liên kết hoạt động của các phòng ban ra sao. Các IT Managers buộc phải đánh giá quy mô của hệ thống IT của doanh nghiệp và quyết định xem nên chọn cách mua hay xây dựng hệ thống. Bài viết này sẽ đưa ra cái nhìn bao quát về các vấn đề một IT manager gặp phải khi lựa chọn giải pháp ERP.

Hãy tự đặt ra các câu hỏi sau đây trước khi quyết định xây dựng hay mua gói phần mềm.

Rõ ràng là sẽ nhanh hơn khi lặp đặt gói hệ thống phần mềm ERP sẵn có so với việc xây dựng hệ thống từ vạch xuất phát. Thời gian đầu tư cần thiết phụ thuộc vào mức độ tùy chỉnh mà doanh nghiệp cần và lượng dữ liệu cần đưa vào hệ thống. Đối với nhiều tổ chức, những điều sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua-hay-xây dựng bao gồm các câu hỏi sau:

•  Liệu công ty của bạn có sẵn sàng thay đổi phương thức quản lý được áp dụng đã lâu để có cách quản lý phù hợp với cấu trúc phần mềm?
•  Liệu bạn có lường trước được những thay đổi khi doanh nghiệp phát triển?
•  Liệu các nghiệp vụ kinh doanh có cung cấp các lợi thế cạnh tranh (competitive advantage)?

1. Liệu công ty của bạn có sẵn sàng thay đổi phương thức quản lý được áp dụng đã lâu để có cách quản lý phù hợp với cấu trúc phần mềm?

Mua gói: Với nhiều nhà quản lý, việc đề nghị nhân viên của mình thay đổi cách thức làm việc để cho phù hợp với quy trình của phần mềm đóng gói là một ý nghĩ nực cười. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp lớn đang thay đổi bản thân để có thể sử dụng phần mềm ERP đóng gói sẵn. Tại sao một công ty lại sẵn sàng làm như vậy? Bởi chi phí cho việc tùy chỉnh và viết lại phần mềm có thể tốn rất đắt đỏ, đặc biệt là khi nâng cấp hệ thống. Nhiều công ty đôi khi cũng cho rằng việc thay đổi quy trình quản lí của doanh nghiệp chỉ gây một vài mối hại nhỏ ở vài phòng ban không liên quan đến các lợi thế cạnh tranh.
Xây dựng từ đầu: Giải pháp xây dựng tùy chỉnh được thiết kế hoàn toàn dựa theo quy trình vốn có của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp hầu như không phải thay đổi quy trình vốn có để phù hợp với phần mềm. Hơn nữa, chi phí cần trả cho nhà cung cấp để chỉnh sửa một vài module trong phần mềm đóng gói sẵn có thể cực kỳ cao. Do đó, doanh nghiệp thà xây dựng đúng theo nhu cầu của mình ngay từ ban đầu còn hơn là mua gói phần mềm sẵn có nhưng vẫn phải chi trả chi phí khi chỉnh sửa phần mềm.

2. Liệu bạn có lường trước được những thay đổi khi doanh nghiệp phát triển?

Mua gói: Khi các nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi cũng như khi doanh nghiệp phát triển, sẽ cần có nhiều thay đổi cho gói ERP. Mặc dù cả giải pháp tùy chỉnh lẫn gói đóng sẵn đều khá khó khăn để phát triển các nghiệp vụ kinh doanh, phần mềm đóng gói tỏ ra nổi trội hơn trong khả năng thay đổi và phát triển cùng với doanh nghiệp.
Xây dựng từ đầu: Mặc dù giải pháp ERP đóng gói vượt trội hơn trong việc thích ứng với sự thay đổi của doanh nghiệp, nhưng bạn vẫn phải xác định được việc chỉnh sửa phần mềm này có xứng đáng với số tiền đầu tư bỏ ra hay không. Hơn nữa, một vài doanh nghiệp có lẽ sẽ không có quá nhiều thay đổi, một số mảng quản lý cơ bản vẫn là cố định. Ví dụ như quy trình kế toán tài chính và sổ kế toán tổng hợp là các yếu tố sẽ không có nhiều sự thay đổi lắm. Do đó, doanh nghiệp bạn sẽ nhận ra rằng giải pháp tùy chỉnh là phù hợp hơn.

3. Nghiệp vụ kinh doanh (business funtion) nào cung cấp các lợi thế cạnh tranh (competitive advantage)?

Trước khi quyết định lựa chọn giải pháp nào, doanh nghiệp tiên quyết phải xác định được mảng nghiệp vụ nào mang đến lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Mua gói: Giải pháp đóng gói sẵn sẽ phù hợp với các doanh nghiệp vốn chưa có một lợi thế cạnh tranh rõ ràng từ hệ thống quản lý cũ. Giải pháp này sẵn sẽ đề xuất lợi thế cạnh tranh tối ưu nhất và được áp dụng ngay lập tức mà không cần nhiều thủ tục khác.
Xây dựng từ đầu: Giải pháp xây dựng từ đầu sẽ phù hợp với doanh nghiệp vốn đã có lợi thế kinh doanh sẵn có. Hệ thống này sẽ vận hành đúng theo nghiệp vụ sẵn có của doanh nghiệp và điều này không thể có được khi dùng hệ thống đóng gói. Hơn nữa, liệu phần mềm đóng gói sẵn sẽ cũng cấp cho bạn lợi thế kinh doanh tốt hơn quy trình cũ? Nếu không, chẳng việc gì bạn phải thay đổi quy trình này để phù hợp với gói phần mềm sẵn có cả.

Trong trường hợp lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp ở nghiệp vụ kinh doanh chính, việc chỉnh sửa gói phần mềm có sẵn để duy trì phương thức kinh doanh không khác gì hành động tự sát. Chi phí khi nâng cấp hệ thống phần mềm – tức viết lại các ngôn ngữ lập trình (code) – có thể lên đến hàng chục triệu đô.

Lựa chọn giải pháp nào?

Nếu bạn xây dựng giải pháp ERP riêng, bạn sẽ được lợi từ việc tùy chỉnh, nhưng chi phí để phát triển và duy tu phần mềm thường khá đặt đỏ. Gói phần mềm thì được hỗ trợ hoàn toàn, nhưng không phải lúc nào các gói này cũng phù hợp với quy trình quản lí của doanh nghiệp. Để đưa ra lựa chọn tốt nhất, hãy cân nhắc ưu điểm và nhược điểm của từng loại giải pháp.

Phần mềm ERP Faceworks

Khi bạn vẫn chưa thể xác định nên lựa chọn giải pháp nào sau khi cân nhắc các ưu nhược điểm trên, thì phần mềm quản lý của Faceworks có lẽ là phù hợp nhất với bạn. Nhờ đặc điểm là tùy chỉnh linh hoạt, doanh nghiệp có thể xây dựng giải pháp phần mềm quản lý từ đầu với chi phí thấp hơn bất kỳ giải pháp nào trên thị trường, thời gian triển khai nhanh; hoặc mua gói sẵn (bản chuẩn) nhưng vẫn có thể yêu cầu chỉnh sửa một vài phân hệ quản lý sao cho phù hợp nhất cho doanh nghiệp với chi phí triển khai chỉ từ vài triệu đồng. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để có giải pháp phù hợp nhất, chi phí hấp dẫn nhất cho doanh nghiệp bạn!

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com