Mẫu excel quản lý khách hàng TRỰC QUAN & DỄ DÙNG nhất

Cách truyền thống và cơ bản nhất của các cửa hàng nhỏ và vừa hiện nay là quản lý khách hàng thông qua excel. Phần mềm văn phòng này đảm bảo lưu trữ được số lượng dữ liệu lớn và có nhiều hàm số cho phép quản lý tính toán dễ dàng. Một mẫu trang tính thông minh sẽ giúp doanh nghiệp thống kê khách hàng với chi phí tối ưu nhất. Bài viết sau đây của Faceworks là tổng hợp mẫu excel quản lý khách hàng trực quan và dễ dùng để chủ cửa hàng tham khảo.

Ảnh 1: Tổng hợp mẫu excel quản lý khách hàng trực quan nhất

1. Mẫu excel quản lý khách hàng

Excel là một phần mềm cho phép tổng hợp, lưu trữ dữ liệu sau đó tính toán nhanh thông qua các hàm số được cài đặt sẵn giống như những công thức để lọc dữ liệu. Khi quản lý khách hàng bằng excel nghĩa là bạn thực hiện thu thập, tổng hợp thông tin khách hàng sau đó lưu trữ trên một file excel để dễ dàng quản lý và thực hiện các tác vụ nghiên cứu khách hàng.

Một mẫu excel quản lý khách hàng sẽ gồm các thông tin cơ bản như sau.

• Họ và tên của khách hàng
• Ngày sinh
• Số điện thoại liên hệ
• Địa chỉ
• Thông tin chi tiết đơn hàng
• Lịch sử giao dịch
• Ghi chú khách hàng

Các trường thông tin về khách hàng càng chi tiết thì doanh nghiệp quản lý khách hàng càng hiệu quả. Việc tìm kiếm thông tin khách hàng trên file khi đó cũng dễ dàng hơn. Việc doanh nghiệp triển khai các hoạt động remarketing và chăm sóc khách hàng cũng hiệu quả hơn.

1.1. Mẫu excel quản lý khách hàng doanh nghiệp

Mẫu thứ nhất dành cho doanh nghiệp bán hàng b2b với đối tượng khách hàng tiềm năng chủ yếu là các chủ doanh nghiệp khác. Các trường thông tin cơ bản của mẫu excel quản lý khách hàng này bao gồm:

– Tên khách hàng

– Tên công ty chủ quản

– Số điện thoại

– Địa chỉ email liên hệ

– Giá trị đơn hàng dự kiến

– Thời gian liên hệ lần đầu

– Kế hoạch hành động của đơn vị bán hàng

– Thời gian liên hệ tiếp theo

– Đánh giá cơ hội mua hàng

– Nguồn khách hàng

– Nhân sự phụ trách đơn hàng

– Ghi chú với khách hàng

File excel quản lý khách hàng này còn có một trường để khách hàng có thể điền thông tin số ngày kể từ ngày cuối liên hệ với khách và số ngày chờ để khách hàng thực hiện hành động tiếp theo. Do đó, dù là nhân viên bán hàng mới được tiếp quản khách hàng từ nhân viên cũ cũng biết chính xác thông tin khách hàng và biết nên chăm sóc khách hàng như thế nào.

Chi tiết link tải mẫu excel quản lý khách hàng doanh nghiệp TẠI ĐÂY

1.2. Mẫu excel quản lý khách hàng cá nhân

Mẫu excel quản lý khách hàng cá nhân phù hợp hơn với những doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyên buôn bán những sản phẩm nhỏ lẻ. Trường thông tin quản lý khách hàng cá nhân thường sẽ tối giản hơn so với khách hàng doanh nghiệp. Bao gồm:

– Họ tên khách hàng

– Số điện thoại

– Sinh nhật

– Địa chỉ

– Thông tin đơn hàng

– Ghi chú giá trị đơn hàng: thấp/ trung bình/ cao.

– Tình trạng trả hàng

– Phí ship

Tuy nhiên, khách hàng cá nhân thường sẽ nhiều hơn khách hàng doanh nghiệp, giá trị đơn hàng cũng nhỏ hơn. Vì thế, doanh nghiệp sẽ cần triển khai nhiều dòng và nhiều trang tính hơn trên mẫu excel sẵn có để quản lý khách hàng hiệu quả nhất.

Tải mẫu excel quản lý khách hàng cá nhân TẠI ĐÂY

2. Mẫu excel quản lý khách hàng có ưu, nhược điểm gì?

Trên đây là 2 mẫu excel quản lý khách hàng dành cho 2 nhóm đối tượng phổ biến nhất là khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điền và lưu trữ thông tin khách hàng trên file excel. Tuy nhiên cần lưu ý là phương pháp quản lý khách hàng nào cũng có ưu và nhược điểm và quản lý khách hàng bằng excel cũng vậy.

2.1. Ưu điểm khi quản lý khách hàng bằng excel

– Có nhiều hàm tính có sẵn

Excel có sẵn các hàm tính được lập trình rất kỹ càng với độ chính xác cao. Vì thế, thay vì lúc nào cũng phải kè kè một chiếc máy tính để tính toán rất “lạc hậu” với tỷ lệ sai số cao thì dùng excel có thể tính chính xác một dãy số với hàng trăm con số khác nhau. Đồng thời bạn cũng không mất thời gian để ghi chép số liệu thủ công mà chỉ cần nhập hàm tính vài giây là đã có kết quả.

– Có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn

Excel cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên cùng một file với nhiều sheet khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể lưu trữ lượng lớn dữ liệu trên cùng một giao diện để dễ dàng nhập hàm và tính toán. Thông tin khách hàng được trình bày trải dài trực quan trên một trang excel cũng khiến việc theo dõi khách hàng dễ dàng hơn.

– Có khả năng lọc thông tin nhanh chóng

Bên cạnh các hàm tính toán thì hàm lọc và tìm kiếm của excel cũng rất thông minh và có độ chính xác cao. Người dùng chỉ cần nhập chính xác thông tin cần tìm là excel sẽ trả về kết quả chỉ sau 1 giây cực kỳ chính xác.

– Dễ dàng sử dụng

Excel là một phần mềm tin học văn phòng rất phổ biến, thậm chí còn là một chứng chỉ bắt buộc để sinh viên có thể tốt nghiệp. Vì thế, hầu như tất cả mọi người đều đã quen với cách làm việc cùng dữ liệu excel. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu hành và sử dụng mẫu excel quản lý khách hàng mà không tốn thời gian đào tạo nhân sự.

Ảnh 2: Quản lý khách hàng bằng excel có nhiều ưu điểm và nhược điểm

2.2. Những vấn đề mà excel không thể giải quyết khi quản lý khách hàng

Bên cạnh những ưu điểm của việc sử dụng mẫu excel quản lý khách hàng thì bạn phải chấp nhận rằng khi quản lý khách hàng bằng excel vẫn sẽ có những tồn tại lớn về nhược điểm. Cụ thể là các vấn đề như sau.

– Excel không hoàn toàn miễn phí

Trước đây bạn có thể cài đặt và sử dụng excel hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên hiện tại thì Microsoft đã bắt đầu thu phí bản quyền của người dùng. Bạn phải trả phí để sử dụng excel nếu không muốn dùng bản crack.

– Yêu cầu người dùng có kiến thức và kỹ năng cao để sử dụng thành thạo các hàm

Việc dùng excel cơ bản thì hầu như ai cũng biết. Tuy nhiên, để có thể xử lý lượng dữ liệu khách hàng lớn trên file excel thì người dùng cần có chuyên môn nhất định về các hàm. Đặc biệt, một số kiểu dữ liệu khách hàng phức tạp chỉ có thể xử lý khi sử dụng các hàm chuyên môn.

– Khả năng nhầm lẫn cao

Mẫu excel quản lý khách hàng trình bày thông tin khách hàng theo dòng và cột sát nhau. Vì thế, việc người dùng nhập thông tin khách hàng nhầm lẫn giữa các dòng và cột là hoàn toàn có thể xảy ra. Và chỉ cần nhập sai một dấu chấm việc tính toán đã xảy ra sai số rất lớn.

– Khả năng bảo mật dữ liệu không cao

Các file excel quản lý khách hàng không có khả năng tự động cập nhật. Vì thế, với mỗi khách hàng nhập mới thì bạn phải gửi và tải lại file để có thể xem cập nhật. Việc này rất tốn thời gian và còn khiến lượng file rác trong thiết bị tăng lên đáng kể. Hơn nữa, các mẫu excel quản lý khách hàng không cho phép làm việc online để nhiều người có thể cùng làm việc. Rắc rối này khiến công việc quản lý khách hàng bị chồng chéo, đồng thời việc ai cũng có thể tải và xem file quản lý khách hàng khiến khả năng thất thoát dữ liệu tăng cao. Đồng thời khả năng mất khách hàng vào tay đối thủ cũng rất cao.

Một lý do khác để nói mẫu excel quản lý khách hàng có tính bảo mật không cao đó là khi thiết bị máy tính nhiễm virus thì các file excel gần như không thể khôi phục. Toàn bộ thông tin khách hàng của doanh nghiệp sẽ bị mất, ảnh hưởng trầm trọng đến công tác thu chi, bán hàng và kiểm soát khách hàng.

– Khả năng tương tính thiết bị kém

Excel là một phần mềm của hệ điều hành microsoft vì thế đa số chỉ tương thích với các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, các máy tính sử dụng hệ điều khách hàng điện thoại có độ tương thích không cao và rất khó sử dụng.

– Excel không thể xử lý lượng dữ liệu cực lớn nhanh chóng

Với lượng dữ liệu khách hàng lớn vừa đủ thì các hàm của excel có thể xử lý. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lâu năm có lượng khách hàng lớn thì việc tính toán và lưu trữ trên excel không khả thi. Khi mẫu excel quản lý khách hàng càng nặng thì tốc độ xử lý thông tin sẽ diễn ra càng chậm. Điều này chắc chắn làm hiệu quả làm việc chậm đi. Đồng thời dữ liệu của một file excel cũng bị giới hạn.

3. Phần mềm Faceworks – Quản lý khách hàng thông minh và hiệu quả

Trước đây, việc sử dụng một mẫu excel để quản lý khách hàng là hợp lý thì giờ đây với sự phát triển của công nghệ thì excel có lẽ sẽ hơi lạc hậu trong việc kiểm soát thông tin khách hàng. Doanh nghiệp cần một thứ gì đó để quản lý khách hàng thông minh hơn, chính xác hơn, tốc độ cao hơn. Và phần mềm quản lý khách hàng Faceworks chính là một giải pháp toàn diện như thế.

Ảnh 3: Phần mềm quản lý khách hàng là cách tối ưu và hiệu quả nhất để quản lý khách hàng

3.1.Lưu trữ thông tin khách hàng thông minh

Nếu như các mẫu excel quản lý khách hàng thường trình bày thông tin theo dạng bảng có hàng và cột rất dễ nhầm lẫn thì phần mềm quản lý khách hàng có những biểu mẫu chi tiết để người dùng nhập thông tin khách hàng. Từ đó, việc nhập nhầm hàng hay cột là hoàn toàn không thể. Phần mềm có sẵn đầy đủ các trường thông tin khách hàng cần quản lý bao gồm họ tên, sinh nhật, địa chỉ liên hệ, cách thức liên hệ, thời gian mua hàng,…Đồng thời người dùng cũng có thể tùy chỉnh các trường thông tin để phù hợp hơn với nhu cầu lưu trữ và quản lý khách hàng của doanh nghiệp.

3.2. Tìm kiếm thông tin khách hàng dễ dàng

Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks hỗ trợ phân loại và nhóm thông tin khách hàng dựa trên điểm chung từ dữ liệu ban đầu được người dùng nhập vào. Vì thế, doanh nghiệp dễ dàng dự đoán đâu là nhóm khách hàng tiềm năng, đâu là nhóm khách hàng cần chăm sóc.

3.3.Tự động nhắc nhở các thông báo quan trọng

Các mẫu excel quản lý khách hàng đơn giản chỉ là nhập và lưu trữ thông tin khách hàng. Vì thế cũng chưa thật sự gọi là quản lý khách hàng, các mẫu này chỉ phù hợp với kinh doanh cá nhân nhỏ lẻ. Phần mềm quản lý khách hàng có chức năng thông báo tự động các thông tin quan trọng. Ví dụ như sinh nhật khách hàng, thông báo thu hồi nợ, thông báo thời hạn ghi chú. Vì thế, doanh nghiệp chăm sóc khách hàng đơn giản, tiết kiệm thời gian và vẫn hiệu quả.

3.4. Theo dõi chính xác lịch sử mua hàng của khách.

Khi lưu trữ thông tin khách hàng trên phần mềm quản lý khách hàng Faceworks, doanh nghiệp dễ dàng xem được tổng quan hành trình của khách hàng. Hành trình này hiển thị rõ hóa đơn mua hàng, giá trị đơn hàng, thời gian tạo đơn và các lưu ý quan trọng đặc biệt của khách. Đồng thời doanh nghiệp cũng biết chính xác khách hàng quan tâm, yêu thích loại sản phẩm nào để từ đó đưa ra chính sách bán hàng hợp lý hơn. Vì thế, sử dụng phần mềm quản lý khách hàng sẽ phù hợp hơn nhiều so với quản lý trên một mẫu excel ít biến thiên.

3.5. Đầu tư phần mềm quản lý khách hàng rẻ hơn chi phí quản lý khách hàng bằng excel

Excel hiện nay đã thu phí bản quyền, có bao nhiêu nhân viên thì doanh nghiệp phải đầu tư từng ấy phần mềm để nhân viên có thể sử dụng. Còn nếu mua phần mềm quản lý khách hàng thì doanh nghiệp chỉ cần mua 1 lần duy nhất là tất cả nhân viên đều có thể sử dụng. Đó là lý do để việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng sẽ tiết kiệm hơn. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể phân quyền cho từng nhân viên để hạn chế tối đa khả năng đánh cắp dữ liệu mua/ bán hàng.

3.6. Tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks tương thích với tất cả các thiết bị điện tử hiện nay. Vì thế, doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều cách khác nhau. Trên mỗi thiết bị, giao diện phần mềm đảm bảo khớp nhất để người dùng có thể nhìn tổng quan dữ liệu chính xác nhất.

3.7. Khả năng tùy chỉnh cao.

Faceworks xây dựng một phần mềm quản lý khách hàng có tính linh hoạt cực kỳ cao. Vì thế, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các tính năng theo mô hình và nhu cầu sử dụng. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa ngân sách đầu tư phần mềm mà vẫn có thể tận dụng được đầy đủ các chức năng chuyên biệt cho việc quản lý khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàng của Faceworks đảm bảo phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp và không làm thay đổi quy trình bán hàng vốn có của doanh nghiệp.

4. Lời kết

Mẫu excel quản lý khách hàng bao gồm các thông tin quan trọng để giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp tổng hợp và lưu trữ thông tin khách hàng theo cách đơn giản nhất. Bao gồm các thông tin thiết yếu như họ và tên, ngày sinh, địa chỉ liên hệ, mức chi tiêu của khách hàng, ghi chú đơn hàng, lịch sử mua hàng,…

Bài viết trên, Faceworks đã trình bày 2 mẫu excel quản lý khách hàng cơ bản dành cho 2 nhóm khách hàng phổ biến nhất là khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp. Như chúng tôi đã phân tích ở trên, nếu chọn quản lý khách hàng bằng excel thì doanh nghiệp phải chấp nhận nhiều nhược điểm về tính tương thích, khả năng làm việc online, tính đồng bộ dữ liệu,…Còn nếu muốn quản lý khách hàng chuyên nghiệp và khắc phục tất cả các nhược điểm của excel thì nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn giải pháp hoàn toàn miễn phí qua kênh liên hệ sau.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/