Mẫu file Excel quản lý gara ô tô hiệu quả, chuyên nghiệp

Sử dụng một file Excel quản lý gara ô tô chuẩn chỉnh giúp dữ liệu được lưu trữ khoa học, chuyên nghiệp hơn. Đây được coi là công cụ hữu hiệu nhất, trước khi doanh nghiệp triển khai các giải pháp chuyển đổi số ưu việt hơn.

Cách lập file Excel phù hợp với quy trình quản lý gara ô tô

Để đem lại hiệu quả tối ưu, file Excel quản lý gara ô tô cần bám sát quy trình hoạt động thực tế. Thông thường các gara thuộc hãng xe sẽ được chuyển giao quy trình sẵn có, còn các gara ô tô độc lập sẽ phải tự xây dựng quy trình riêng theo quy mô hoạt động cũng như sự chỉ đạo của chủ gara, cửa hàng.  Tuy vậy, hầu hết các gara đều vận hành theo 6 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra xe
• Bước 2: Báo giá, thương thảo
• Bước 3: Sửa chữa, thương thảo lại nếu có phát sinh
• Bước 4: Nghiệm thu xe cùng với khách hàng
• Bước 5: Lập phiếu thanh toán sau khi khách hàng thanh toán chi phí sửa chữa & trả xe cho khách
• Bước 6: Bảo hành xe cho khách

Tại các gara ô tô, mỗi chiếc xe thường có một hồ sơ sửa chữa/bảo trì riêng lưu đầy đủ thông tin quan trọng như Biển số xe, tên chủ xe, điện thoại, địa chỉ, hiệu xe. Nhà quản lý cần nắm rõ gara có thể tiếp nhận bao nhiêu hiệu xe (Toyota, HonDa, SuZuki, Ford,…); mỗi ngày tiếp nhận sửa chữa tối đa bao nhiêu xe; đồng thời theo dõi số lượng các phụ tùng, thiết bị đã sử dụng nhằm tính toán chi phí sửa chữa, từ đó lập báo cáo doanh thu, tồn kho hàng tháng. Như vậy, các trường thông tin cơ bản không thể thiếu trong file Excel quản lý gara ô tô bao gồm:

• Tên chủ xe
• Biển số 
• Hiệu xe
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Ngày tiếp nhận

Ảnh 1: Các trường thông tin cơ bản cần có trong file Excel quản lý gara ô tô. 

Chủ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng mẫu file Excel dưới đây để cập nhật chi phí bảo trì, sửa chữa xe rồi gửi cho khách hàng (phù hợp cho gia đình hoặc cho đội xe của doanh nghiệp):

Ảnh 2: Bảng theo dõi sửa chữa tại gara ô tô.

Ảnh 3: Mẫu file Excel quản lý phụ tùng tại gara ô tô.

Ảnh 4: Mẫu file Excel quản lý nhập – xuất hàng tại gara ô tô.

Như đã biết, quản lý gara ô tô cần bao quát, đưa ra những quyết định quan trọng liên quan đến việc mua bán vật tư, quản lý công nhân, chấm công – tính lương, quản lý thông tin khách hàng, kho bãi.… đồng thời phải thường xuyên cập nhật và kiểm tra danh sách xe vào gara theo ngày/tháng/năm. Sử dụng mẫu file excel quản lý gara ô tô đem đến nhiều lợi ích như chi phí rẻ, dễ sử dụng nhưng đổi lại cũng gây ra nhiều bất cập trong việc lưu trữ, phân tích toàn bộ dữ liệu, nhất là đối với các gara giàu tiềm năng phát triển. Lúc này, thực hiện chuyển đổi số bằng giải pháp phần mềm ERP là lựa chọn hoàn hảo, có thể đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

 Top 5 lý do nên chuyển đổi số thay vì quản lý gara ô tô bằng file Excel

1. Không giới hạn dữ liệu cần lưu trữ

Từ Excel 2010, mỗi Worksheet (một bảng tính bao gồm các hàng và các cột chia thành nhiều ô) có 1,048,576 hàng và 16,384 cột. Nên bạn nghĩ rằng việc quản lý gara ô tô thông qua Excel sẽ không gặp vấn đề gì liên quan đến dung lượng? Đây thực sự là một quan niệm sai lầm, trừ phi số lượng nhân viên, khách hàng hoặc phụ tùng cần quản lý tại kho hàng đếm không quá 10 đầu ngón tay. Trải nghiệm từ những người thường xuyên sử dụng Excel trong công việc cho thấy các thao tác xử lý file Excel cùng trở nên chậm chạp, ì ạch với lượng dữ liệu lớn và phức tạp. Đặc biệt là các ô chứa công thức, hàm cần tính toán (thường kèm nhiều điều kiện liên quan) trong Excel cũng làm tiêu tốn bộ nhớ, tài nguyên của công cụ này.

 Với số lượng khách hàng không ngừng tăng lên, một file excel quá nặng sẽ gây bất tiện, ảnh hưởng đến quy trình quản lý gara ô tô sau này. Việc xử lý, nhận diện sai thông tin khách hàng có thể gây khó chịu cho khách hàng V.I.P, khách hàng tiềm năng từ đó gây tổn hại đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp. Nên nhớ rằng cũng như rất nhiều ngành nghề khác, “hiệu ứng truyền miệng” có tác động rất lớn đến quyết định sử dụng dịch vụ của khách hàng tại gara ô tô. Nơi nào đem lại trải nghiệm tốt hơn sẽ thu hút và giữ chân được nhiều khách hàng hơn. Do đó, các chủ doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình chuyển đổi số phù hợp càng sớm càng tốt để nâng cao trải nghiệm, tăng sự hài lòng của khách hàng.

 2. Dữ liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất

Trái với lầm tưởng của nhiều người, file excel quản lý gara oto thường gây khó khăn trong việc quản lý, tra cứu tổng thể. Chẳng hạn, do tiếp nhận sửa chữa, chăm sóc nhiều loại xe khác nhau nên việc báo giá từng loại xe rất phức tạp và tốn nhiều công sức. Thay vì xây dựng bảng giá chuyên nghiệp, việc báo giá diễn ra cảm tính theo nhận định chủ quan của nhân viên/chủ gara ô tô.

Trong kho cùng có rất nhiều loại phụ tùng như, phanh, còi, gương, gạt nước, dầu, mỡ, bóng đèn cần quản lý. Hàng tháng chủ gara ô tô sẽ phải thanh toán nhiều hoá đơn tiền điện, tiền nước, chi phí thuê mặt bằng Kiểm soát kém có thể tạo điều kiện cho nhân viên phụ trách mua hàng gian lận về giá bán (đẩy giá lên cao) hoặc chất lượng (giá do chủ gara chỉ định nhưng vật tư, phụ tùng là hàng nhái, hàng giả). Và như đã nói ở trên, việc chăm sóc khách hàng thông qua file excel cũng khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, đôi khi còn xảy ra tư vấn trùng lặp.

 Trong khi đó, chuyển đổi số qua một hệ thống ERP tân tiến như phần mềm Faceworks sẽ giúp nhà quản lý có được cái nhìn trực quan, toàn diện thông qua số liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực tế. Chỉ cần một vài thao tác đơn giản trên điện thoại/thiết bị di động thông minh có kết nối internet, người dùng dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, chia sẻ dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng,

3. Độ bảo mật cao

Lựa chọn quản lý gara ô tô bằng Excel đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chấp nhận nguy cơ bị đánh cắp, thất lạc toàn bộ thông tin, dữ liệu. Chuyện này hoàn toàn có thể xảy ra khi máy tính bị nhiễm virus, nhân viên sơ ý không bấm lưu dữ liệu vừa nhập hoặc các sự cố khác liên quan đến cháy nổ, cúp điện v.v Tuy Excel cho phép tạo mật khẩu truy cập riêng cho từng trang tính nhưng việc này vô cùng mất thời gian và gây phiền toái cho người dùng mỗi lần tra cứu, tìm kiếm thông tin. 

Trong khi đó sử dụng phần mềm Faceworks với chức năng phân quyền cao giúp hệ thống dữ liệu được quản lý an toàn, bảo mật mà vẫn thống nhất. Tuy tất cả các quy trình đều hoạt động trên một hệ thống nhưng quản lý gara ô tô có thể hạn chế quyền truy cập và thao tác dữ liệu đối với nhân viên của mình. Phần mềm Faceworks có thể:

• Mã hóa dữ liệu trên đường truyền, đăng nhập 3 yếu tố, phát hiện thiết bị lạ truy cập hệ thống
• Phát hiện và cảnh báo hành động bất thường từ người dùng
• Backup dữ liệu định kỳ nhằm disaster recovery (hiểu nôm na là khôi phục dữ liệu sau thảm họa)

4. Tiện ích đa dạng

Là công cụ được thiết kế nhằm mục đích thống kê và tính toán dữ liệu nên file excel quản lý gara ô tô không thể cung cấp những tính năng hỗ trợ quản lý, chăm sóc khách hàng thông minh như tổng đài ảo, SMS Brandname, Email Marketing, chốt sales, up sales… Trái lại, phần mềm Faceworks hỗ trợ tích hợp nhiều tiện ích đa dạng như:

• Tích hợp hệ thống VOIP giúp giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng một cách hiệu quả
• Dễ dàng xuất dữ liệu trực tiếp ra excel, word, Pdf, mail
• Dễ dàng import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.
• Tự động gửi SMS, Email Marketing, tổng đài ảo… theo từng chiến dịch Marketing
• Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên mỗi lần đăng nhập và sử dụng phần mềm
• In ấn nhiều phiếu thu, chi hoặc hóa đơn cùng lúc chỉ với một lệnh in
• Gửi báo giá nhanh chóng cho một hoặc nhiều khách hàng cùng lúc
•  Tự động lọc dữ liệu, lập báo cáo nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau

 5. Tùy biến – linh hoạt

Người dùng có thể truy cập phần mềm Faceworks mọi lúc, mọi nơi, chỉ với một thiết bị có kết nối interrnet (laptop, PC, tablet, smartphone…). Do đó nhà quản trị không cần lo lắng về việc cài đặt phần mềm hay phụ thuộc vào một máy chủ hoặc mẫu file excel quản lý gara ô tô nào; đồng thời dễ dàng phát hiện sớm các vấn đề nảy sinh nếu có và xử lý kịp thời.

Đặc biệt hơn cả, phần mềm sẽ được xây dựng theo quy trình làm việc cũng như mục đích, nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ không cần phải gò ép thay đổi quy trình làm việc khi triển khai phần mềm.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu, Công ty Cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT – đơn vị phát triển phần mềm Faceworks  luôn nỗ lực, tận tâm để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Liên hệ hotline 0974696600 (miễn phí) ngay hôm nay để được tư vấn thiết kế giải pháp quản lý gara ô tô toàn diện nhất !