Theo dõi, quản lý công việc bằng Excel khá phổ biến, thể hiện nhiều ưu điểm hơn so với cách quản lý trên giấy tờ, sổ sách thông thường. Bài viết giới thiệu các mẫu quản lý công việc bằng Excel cơ bản nhất cũng như lời khuyên của chuyên gia khi nào nên và không nên sử dụng công cụ này. 

 Ảnh 1: Lựa chọn quản lý công việc bằng Excel khá phổ biến với các cá nhân, nhóm nhỏ.

Những mẫu quản lý công việc bằng Excel cơ bản nhất

Như đã biết, bảng tính Excel giúp người dùng ghi lại dữ liệu đồng thời tính toán, xử lý và trình bày thông tin dưới dạng bảng. Với tính năng giúp sắp xếp và lọc dữ liệu theo trường hiệu quả, Excel được ứng dụng thực tế vào nhiều ngành nghề khác nhau như kế toán, ngân hàng, kỹ sư xây dựng, giáo viên… Trong đó, không ít người đang sử dụng Excel khá thường xuyên để quản lý công việc cá nhân và doanh nghiệp. 

Một bảng Excel quản lý công việc thường bao gồm các trường thông tin cơ bản sau:

• Tên công việc
• Ngày bắt đầu công việc
• Ngày kết thúc công việc
• Thời gian thực hiện
• Người thực hiện công việc
• Trạng thái công việc
• Chi phí thực hiện
• Tiến độ thực hiện v.v

Tùy theo nhu cầu, mục đích sử dụng mà người lập bảng quản lý công việc bằng e

Excel có thể thay đổi các trường thông tin cho phù hợp. Để tiết kiệm thời gian, chi phí, các nhà quản lý thường lập hoặc yêu cầu nhân viên lập sẵn các mẫu quản lý công việc bằng Excel sau đó yêu cầu các phòng ban, đội nhóm nhập những dữ liệu cần thiết vào bảng tính theo thời gian quy định. 

Dưới đây là một số mẫu excel quản lý công việc thông dụng:

Sắp xếp kế hoạch thực hiện công việc cho nhân viên: Với mẫu excel này, các thành viên trong nhóm, phòng/ban sẽ biết chính xác những nhiệm vụ nào cần được thực hiện và deadline – thời hạn kết thúc, hoàn thành công việc được giao. Nhờ đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh, phân công nhân sự, tạo điều kiện cho các thành viên làm việc cùng nhau hiệu quả hơn và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng. Trong bảng này, nhà quản lý cần liệt kê toàn bộ nhiệm vụ, mô tả chi tiết yêu cầu công việc, bổ sung các nguồn lực cần thiết, nhân viên phụ trách v.v.

Sử dụng bảng tính OKR để quản lý và theo dõi quy trình thực hiện mục tiêu: Một mẫu OKR thường chứa các thông tin cơ bản gồm mục tiêu, khung thời gian, kết quả chính và chấm điểm. Danh sách này giúp mỗi cá nhân, phòng ban theo dõi mục tiêu, thời gian hoàn thành và kết quả then chốt ở mỗi nhiệm vụ cụ thể.

Bảng Excel chấm công nhân viên: Nhà quản trị thường sử dụng mẫu này để quản lý thời gian làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm. Dữ liệu này sẽ là cơ sở để kế toán chấm công, tính lương cho hệ thống nhân sự vào cuối tháng.

Danh sách việc cần làm hàng tuần: Mẫu Excel này giúp nhà quản trị sắp xếp danh sách việc cần làm hàng tuần của mình, ghi chú các sự kiện quan trọng, dịp lễ Tết, ngày kỷ niệm sắp diễn ra và và đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành.

Báo cáo tiến độ công việc: Mẫu Excel giúp nhà quản lý theo dõi, cập nhật tiến độ công việc, biết được các công việc có đang đảm bảo đúng tiến độ hay không. 

Ưu điểm khi quản lý công việc bằng excel

Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp có thể truy cập trực tuyến miễn phí ứng dụng Excel, từ đó tiết kiệm chi phí quản lý. Hơn nữa, vì đã ra mắt thị trường hơn 35 năm nên phần lớn nhân sự khối văn phòng hiện nay biết sử dụng bảng tính này. Excel có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng do đó doanh nghiệp cũng tiết kiệm thêm chi phí cho việc đào tạo cách thức sử dụng công cụ mới.

Tạo biểu đồ theo ý muốn

Dựa trên những số liệu được đưa ra, nhà quản trị có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc theo dõi, đánh giá dự án một cách trực quan hơn. Trong đó nổi bật nhất là biểu đồ Gantt, một công cụ phổ biến giúp thể hiện bức tranh toàn cảnh về việc thực hiện các nhiệm vụ theo thời gian bắt đầu, kết thúc công việc.

Để tạo biểu đồ trong Excel, trước tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn tạo biểu đồ. Tiếp theo tại thanh công cụ chọn thẻ Insert. Trong mục Charts, chọn loại biểu đồ phù hợp với mục đích theo dõi, đánh giá. Sau đó, điều chỉnh lại thứ tự các thông tin, cấu hình biểu đồ nếu muốn. Để đổi tên biểu đồ, hãy nhấn vào mục Chart Title trong biểu đồ, sau đó nhập tên muốn đặt.

Hỗ trợ các công thức tính toán

Bảng tính Excel cũng hỗ trợ nhiều công thức tính toán, thuận tiện cho việc theo dõi, thống kê số liệu để lập báo cáo và quản lý công việc sát sao hơn. Chẳng hạn, nhà quản trị có thể:

• Tính thời gian hoàn thành công việc bằng hàm WORKDAY
• Tính số ngày làm việc bằng hàm NETWORKDAYS
• Tính số lượng đầu việc cần thực hiện bằng hàm COUNTIF

Ảnh 2: Dù thông dụng nhưng quản lý công việc bằng Excel cũng tổn tại nhiều nhược điểm.

Những khó khăn khi quản lý công việc bằng excel

Mất nhiều thời gian thao tác

Sử dụng bảng tính Excel đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chấp nhận thực hiện hoàn toàn thủ công mọi thao tác từ nhập dữ liệu cho đến xác định công thức tính toán, tạo đồ thị gây mất rất nhiều thời gian. Do đó đối với những tính toán phức tạp hơn ở quy mô doanh nghiệp, bạn cần một phần mềm quản lý công việc có thể đơn giản, tự động hóa hầu hết các thao tác.

Khó theo dõi tiến độ theo thời gian thực tế

Một hạn chế điển hình khi quản lý công việc bằng Excel là khó cập nhật tiến độ công việc, dự án theo thời gian thực tế. Trong quá trình thực hiện công việc, dự án, nhà quản lý phải thường xuyên mở bảng tính cập nhật nhiều lần, làm giảm năng suất, chậm trễ trong công việc, có thể không xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Không có sự liên thông dữ liệu giữa các phòng ban

Bảng tính Excel không cung cấp công cụ giúp nhà quản lý ủy quyền, giao việc, tương tác, chia sẻ ý tưởng, tài liệu với các thành viên khác trên cùng một hệ thống dữ liệu. Dữ liệu không có sự liên kết, kế thừa giữa các phòng ban nên mất nhiều thời gian để chuyển tiếp, xử lý, đồng thời dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn.   

Các mẫu báo cáo đơn điệu hoặc quá phức tạp

Các mẫu báo cáo tiến độ trên excel chủ yếu được dùng để vẽ biểu đồ Gantt. Các mẫu này được chia sẻ miễn phí hoặc bán với giá ưu đãi trên mạng, nhưng vì được ứng dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau nên nội dung thường quá đơn điệu hoặc quá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có hiểu biết và sử dụng thành thạo các hàm tính nâng cao.

Kích thước cồng kềnh, khó lưu trữ và bảo mật

Việc lưu trữ hàng loạt các tệp rời rạc có kích thước lớn là một vấn đề nổi cộm mà các cá nhân, doanh nghiệp phải đối mặt nếu muốn quản lý công việc bằng Excel. Những chỉnh sửa đồng thời do các thành viên có quyền truy cập vào tệp khiến dữ liệu bị thay đổi liên tục, khó đảm bảo tính toàn vẹn. Bảng tính chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây nên việc khôi phục dữ liệu không may bị mất vô cùng khó khăn.

Nên quản lý công việc bằng excel hay phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp?

Bạn không muốn bị stress vì ngày nào cũng phải tự vật lộn với một công cụ thiếu những tính năng nâng cao thiết yếu nhưng lại rất sợ lãng phí tiền bạc vào một phần mềm đắt đỏ, không phù hợp với doanh nghiệp? Rõ ràng, hầu hết các chủ doanh nghiệp đều sẵn sàng mở rộng hầu bao để chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhưng làm thế nào để lựa chọn giải pháp phần mềm tốt nhất? Sau đây là những lời khuyên của chuyên gia dành cho những đối tượng nên và không nên quản lý công việc bằng Excel:

Bảng tính Excel phù hợp với những đối tượng nào?

• Cá nhân hoặc nhóm nhỏ: Nếu bạn chỉ sử dụng Excel vì mục đích cá nhân hoặc tổ chức, nhóm của bạn có rất ít nhân sự thì bạn không cần lo lắng về khả năng xử lý dữ liệu trên nền tảng này.
• Công việc, nhiệm vụ đơn giản, nhỏ lẻ: Nếu bạn chỉ cần lập danh sách công việc hay theo dõi thông tin cơ bản của đơn hàng, ngày làm việc của nhân viên thì bảng tính Excel là sự lựa chọn không tồi.
• Doanh nghiệp đang thắt chặt chi tiêu: Không có bữa ăn nào là miễn phí, phần mềm tốt cũng vậy. Do đó, quản lý công việc bằng Excel phù hợp với các doanh nghiệp chưa sẵn sàng để ứng dụng công nghệ một cách sâu rộng vào quy trình quản lý, vận hành bộ máy và đang trong thời kỳ “thắt lưng buộc bụng”. 

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc thay cho bảng tính excel?

Việc quản lý công việc với lượng dữ liệu khổng lồ của nhiều phòng ban, bộ phận cùng lúc chưa bao giờ là việc dễ dàng. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng quy mô, bảng tính Excel sẽ ngày càng để lộ nhiều nhược điểm. Các nhiệm vụ tính toán càng lúc càng trở nên phức tạp trong khi một lỗi nhập dữ liệu nhỏ trên Excel cũng có thể làm sai lệch hoàn toàn kết quả cuối cùng và khiến công việc, dự án và cả doanh nghiệp bị ảnh hưởng. 

Lúc này, cố gắng “nhồi nhét” tất cả công việc, thông tin dữ liệu cần quản lý vào bảng tính chỉ càng đẩy doanh nghiệp vào thế bị động, dễ mắc phải những sai lầm làm chậm tiến độ, giảm năng suất, doanh thu và lâu dài có thể khiến doanh nghiệp bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh khác.

Ảnh 3: Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.

Bởi vậy nếu doanh nghiệp muốn bắt kịp xu thế chuyển đổi số và sử dụng một nền tảng cung cấp đầy đủ tính năng quản lý nâng cao thì hãy mạnh dạn thay thế Excel bằng một phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp như phần mềm Faceworks.

Lợi thế khi quản lý công việc bằng phần mềm Faceworks 

• Tất cả nhân viên và người quản lý đều làm việc và cập nhật trên hệ thống, giúp giảm tải thời gian trao đổi, làm việc và các khâu trung gian không cần thiết
• Theo dõi một cách toàn diện tình hình của doanh nghiệp để đưa ra chỉ thị, điều chỉnh kịp thời ngay trên phần mềm.
• Lưu trữ tài liệu, hợp đồng, văn bản, công văn một cách hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, chia sẻ.
• Tự động cập nhật lịch làm việc trên phần mềm, không cần phải gửi thông báo thủ công cho từng nhân viên, phòng ban
• Quản lý đầy đủ, chi tiết đến từng đầu mục công việc, nhiệm vụ phát sinh trong từng thời điểm 
• Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc, cập nhật vấn đề, sự cố nảy sinh theo thời gian thực tế
• Tương thích với mọi nền tảng, quản lý mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối internet 

Dễ thấy phần mềm Faceworks đã khắc phục hiệu quả những bất cập điển hình khi quản lý công việc bằng Excel. Phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi công việc, lên lịch hẹn, lịch làm việc một cách chi tiết, không bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng nhờ hệ thống nhắc nhở cảnh báo sẵn có. Với nhân viên, phần mềm quản lý công việc giúp cập nhật các thông báo, chỉ đạo mới nhất, báo cáo công việc cho lãnh đạo một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm. 

Để biết thêm thông tin chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/