Những điều cần biết về quản lý học phí theo quy định mới nhất

Yêu cầu giải trình về mức thu học phí, lộ trình thu học phí cho từng năm, từng cấp, từng khoá học là một trong những quy định quan trọng đối với các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân trong quản lý học phí.

Quy định mới nhất về quản lý học phí

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 81, việc quản lý học phí tại các cơ sở giáo dục được thực hiện như sau:

• Các cơ sở giáo dục quản lý học phí cũng như các khoản thu, chi liên quan theo chế độ kế toán, kiểm toán, thuế và công khai tài chính theo quy định của pháp luật
• Phải chấp hành và thực hiện yêu cầu về thanh tra, kiểm tra của cơ quan tài chính và cơ quan quản lý giáo dục có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, tài liệu cung cấp
• Trước khi tiến hành xét tuyển hoặc tuyển sinh, các cơ sở giáo dục phải công bố, công khai mức thu học phí, chi phí đào tạo cho từng năm học, cấp học hoặc từng khoá học và lộ trình tăng học phí nếu có.
• Trong quá trình quản lý học phí, các cơ sở giáo dục cũng có trách nhiệm thuyết minh, giải trình về mức thu học phí, lộ trình thu học phí cho từng năm, từng cấp, từng khoá học. Đồng thời công khai về các điều kiện đảm bảo chất lượng theo quy định; công khai các chính sách miễn, giảm học phí và mức thu, miễn giảm học phí trong trường hợp xảy ra thiên tai, dịch bệnh, các sự kiện bất khả kháng.

Trong trường hợp xảy ra thiên tai, dịch bệnh, các sự kiện bất khả kháng thì học phí được thu theo số tháng học thực tế (bao gồm cả thời gian tổ chức dạy học trực tuyến hoặc bố trí thời gian học bù tại trường). Nguyên tắc xây dựng mức thu học phí trong những trường hợp này như sau:

• Theo số tháng thực học và chi phí phát sinh cần thiết để tổ chức dạy học nhưng không vượt quá tổng thu học phí tính theo số tháng tối đa của 01 năm học (tối đa 9 tháng/năm đối với cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông và tối đa 10 tháng/năm đối với cơ sở giáo dục đại học, cơ sở giáo dục nghề nghiệp)
• Trong thời gian không tổ chức dạy học thì không thu học phí.
• Các cơ sở giáo dục có trách nhiệm công khai từ đầu năm học.

Ảnh 1: Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý học phí

Khó khăn khi quản lý học phí bằng phương pháp truyền thống

Việc tính toán, quản lý học phí theo cách truyền thống gặp nhiều khó khăn do số lượng học sinh ở các cơ sở giáo dục rất lớn, một số nơi còn tăng dần theo thời gian. Về thời điểm thu học phí: Có nơi thu định kỳ hàng tháng có nơi lại thu một lần cho cả năm học, kỳ học (học viên tự nguyện nộp). 

Ngoài ra theo quy định, các cơ sở giáo dục khác nhau có mức thu tối đa khi thu học phí khác nhau:

• Đối với cơ sở giáo dục thường xuyên, đào tạo thường xuyên và các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, mức tối đa học phí được thu theo số tháng thực học.
• Cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông được thu tối đa 9 tháng/năm.
• Cơ sở giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp được thu tối đa 10 tháng/năm.
• Đối với chương trình học tổ chức theo tín chỉ, cơ sở giáo dục có thể quy đổi để thu học phí theo tín chỉ, tuy nhiên tổng số học phí thu theo tín chỉ của cả khóa học không được vượt quá mức học phí quy định cho khóa học nếu thu theo năm học.

Trong quá trình quản lý học phí, các cơ sở giáo dục được sử dụng học phí theo nguyên tắc tự bảo đảm thu, chi và chịu trách nhiệm về quản lý tài chính đối với hoạt động của mình và cũng phải có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác. 

Do đó việc tiếp nhận, tổng hợp và xử lý thông tin dữ liệu trong quá trình quản lý học phí càng trở nên phức tạp và khó khăn. Chưa kể đến các trường hợp bảo lưu kết quả học tập, bảo lưu học phí hay sự thay đổi học phí mỗi năm học mỗi ngành học diễn ra khá thường xuyên.

Trước đây, các cơ sở giáo dục đều quản lý học phí qua giấy tờ, sổ sách. Hình thức thu học phí phổ biến nhất là nhận tiền mặt trực tiếp. Nên việc tìm kiếm, tra cứu các thông tin liên quan cũng rất bất cập, mất thời gian trong khi hiệu quả không hề cao.

Khi việc ứng dụng tin học văn phòng trở nên quen thuộc hơn, người ta bắt đầu lưu trữ thông tin liên quan đến quản lý học phí bằng các file word, excel… Phương thức này có ưu điểm là tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với việc ghi chép trên giấy nhưng lại có nhược điểm là không có sự liên kết với các dữ liệu của phòng ban khác trong hệ thống chính. Quản trị viên, thành viên ban lãnh đạo cần phải hỏi từng nhân viên phụ trách mới nắm được các thông tin cụ thể. Nếu nhân viên đó nghỉ việc đột ngột sẽ gây khó khăn trong việc đối chiếu, xác định các khoản học phí đã được thu hay chưa. Việc tính toán số liệu cũng không đảm bảo tính chính xác tuyệt đối do vẫn bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố con người.

Có nên quản lý học phí bằng phần mềm miễn phí?

Nắm bắt được nhu cầu chuyển đổi số của các cơ sở giáo dục, các phần mềm quản lý học phí trực tuyến mọc lên như nấm sau mưa. Những phần mềm này được quảng cáo sở hữu nhiều tính năng, hỗ trợ thu thập dữ liệu các khoản thu cơ bản. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng các tính năng và chức năng quan trọng, cần thiết nhất để xử lý tất cả các công việc quản lý học phí thì doanh nghiệp bắt buộc phải trả thêm một khoản không hề nhỏ, trong khi nguy cơ bị đánh cắp, mất mát dữ liệu luôn rình rập. Đáng nói, hầu hết các phần mềm miễn phí đều không cung cấp dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng nên các cơ sở giáo dục cần cân nhắc thật kỹ trước khi đăng ký sử dụng để tránh những rủi ro có thể xảy đến với hệ thống dữ liệu.

 Chúng tôi biết rằng việc chấp nhận các khoản thanh toán từ phụ huynh trực tuyến chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Hệ thống quản lý học phí của chúng tôi tích hợp với quản lý tuyển sinh TUIO và hệ thống thông tin sinh viên miễn phí. Để giúp bạn nắm bắt được nhiều yếu tố liên quan đến việc tuyển sinh, sắp xếp hợp lý các khoản thanh toán và thu tiền, cũng như lưu trữ hồ sơ – mà không cần phải làm thêm.

Ảnh 2: Phần mềm Faeworks – lựa chọn hàng đầu trong quản lý học phí tại các cơ sở giáo dục

Hệ thống quản lý học phí trên phần mềm Faceworks

Xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ không chỉ trong các ngành nghề sản xuất, xây dựng, quản lý dự án mà còn tạo ra những chuyển biến tích cực tại các cơ sở giáo dục. Phần mềm quản lý học phí đã khắc phục được những mặt hạn chế trong việc thu học phí và đối chiếu công nợ học phí theo cách truyền thống tồn tại lâu nay với nhiều tính năng nổi bật như:

• Tạo hồ sơ của trường, trung tâm, giáo viên, học viên
• Tạo các khoản thu chi, quản lý các hoạt động thu chi
• Đối chiếu công nợ học phí theo từng học sinh
• Gửi thông báo tự động, chính xác về các khoản học phí 
• Tạo phiếu thu với thông tin chi tiết về tên người nộp, ngày nộp, người nhận học phí…
• Gửi nhắc nhở khi sắp đến hạn nộp học phí

Người dùng được phân quyền có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, thêm mới, sửa hay xóa dữ liệu học phí trên phần mềm Faceworks (hệ thống sẽ tự động lưu vết chỉnh, sửa, xóa của các tài khoản). Phần mềm quản lý học phí còn cung cấp chức năng chuyển hệ, chuyển lớp dành cho những học viên có nhu cầu chuyển sang lớp, hệ đào tạo khác học. Những dữ liệu như thông tin liên lạc, học phí trước và sau chuyển, số tiền chênh lệch, kết quả học tập… của từng học viên sẽ tự động chuyển sang hệ đào tạo mới ngay sau khi xác nhận chuyển hệ.

Với khả năng lưu trữ, kế thừa – liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, phần mềm quản lý học phí giúp ban lãnh đạo, quản trị vien có thể theo dõi, nắm bắt tình hình thu học phí, sử dụng học phí mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị có kết nối internet. Hệ thống cũng hỗ trợ các cơ sở giáo dục tổng hợp học phí theo nhiều hình thức thu khác nhau: nộp học phí trực tiếp hay chuyển khoản; tính toán học phí đúng theo quy định hoặc kết hợp với dữ liệu điểm danh v.v

Ảnh 3: Phần mềm Faceworks giúp quản lý học phí hiệu quả ngay cả với những yêu cầu, quy cách phức tạp nhất

Với phần mềm Faceworks, việc quản lý học phí trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi mọi thông tin liên quan đến học phí đều được lưu trữ, xử lý tập trung trên cùng một hệ thống. 

Phần mềm Faceworks là hệ thống – phần mềm quản lý học phí tốt nhất hiện nay với ưu thế nổi trội về cả giá thành và chất lượng sản phẩm. Hệ thống ERP của Faceworks có giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng liên kết với hệ thống học tập kỹ thuật số tân tiến. Các tính năng được thiết kế, tùy chỉnh linh hoạt thật phù hợp với từng trường học, trung tâm… theo kết quả khảo sát thực tế của đội ngũ phát triển phần mềm Faceworks. 

Với dịch vụ hỗ trợ hàng đầu, các chức năng cũng sẽ được bổ sung và nâng cấp kịp thời dựa trên phản hồi của khách hàng trong quá trình sử dụng.

Bên cạnh chức năng quản lý học phí hiệu quả, phần mềm Faceworks còn giúp các cơ sở giáo dục thực hiện các công việc quan trọng khác như quản lý học viên, quản lý nhập học, quản lý giáo viên, điểm danh v.v tuỳ thuộc vào nhu cầu, mục đích triển khai ứng dụng.

Để phần mềm không trở thành gánh nặng tài chính cho các cơ sở giáo dục, chúng tôi luôn đề xuất chi phí ở mức hợp lý nhất có thể. Gọi ngay hotline 0974 69 6600 để trải nghiệm một trong những hệ thống quản lý học phí hiệu quả nhất hiện nay!

Thông tin liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworkss.vn/