Những doanh nghiệp nào nên chấm công bằng điện thoại?

Giải pháp chấm công bằng điện thoại được xem như một bước chuyển mình về công nghệ, giúp các chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của người lao động mà không cần phải lo lắng về việc xây dựng cơ sở hạ tầng, chi phí lắp đặt máy chấm công, duy trì thẻ từ hay những kẽ hở đáng lo ngại ảnh hưởng đến môi trường làm việc.

Ảnh 1: Ưu điểm của giải pháp chấm công bằng điện thoại

Chấm công bằng điện thoại là gì?

Chấm công bằng điện thoại là một phần của giải pháp chấm công, tính tiền lương cho người lao động. Không cần thẻ từ, không cần lắp đặt máy quét mã vạch hay mã QR, tất cả những gì nhân viên cần sử dụng để chấm công là chiếc điện thoại di động của chính mình và quyền truy cập vào ứng dụng phần mềm chấm công.

Hằng ngày mỗi cá nhân sẽ đăng nhập tài khoản để chấm công bằng điện thoại trên ứng dụng. Nhà quản trị có quyền truy cập, tải bảng chấm công, tính tiền lương, xem xét và xử lý yêu cầu từ nhân viên, lập báo cáo v.v 

Cũng giống như các giải pháp chấm công ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến khác, phần mềm chấm công bằng điện thoại có thể được tích hợp những tính năng sau:

• Thiết lập lịch làm việc theo ngày hoặc ca làm việc
• Tích hợp tính lương theo thời gian làm việc thực tế và quy định của công ty
• Thiết lập cảnh báo, gửi lời nhắc nhở khi người lao động vắng mặt trong giờ làm
• Điểm danh ở mọi chi nhánh, văn phòng làm việc sau khoảng thời gian nhất định 
• Gửi thông báo cho lãnh đạo hoặc nhân sự vắng mặt qua email hoặc tin nhắn SMS
• Lưu giữ chi tiết ngày giờ chấm công trong cơ sở dữ liệu
• Kiểm tra tự động, yêu cầu nhân viên xác nhận để đảm bảo công việc diễn ra liên tục 
• Liên hệ với doanh số bán hàng, số lượng thành phẩm để tính hiệu suất làm việc v.v 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức check-in theo định vị GPS; check-in trong mà không cần quét mã Barcode, QR code ở vị trí cố định. Ở cách chấm công này, hệ thống sẽ tự động so sánh sự trùng khớp giữa địa điểm check in với lịch làm việc hoặc thông tin mạng wifi sử dụng để check in với mạng wifi khai báo trước đó. Một số doanh nghiệp cũng đưa ra yêu cầu nhân viên phải trả lời các câu hỏi có/không trong khoảng 20-30 giây để xác thực quá trình đăng nhập.

Cần lưu ý thêm rằng, các tính năng chấm công bằng điện thoại cũng cần được điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù quy trình, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp – cũng chính là lợi thế nổi trội của phần mềm Faceworks cung cấp bởi Công ty cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT.

Ảnh 2: Giải pháp chấm công bằng điện thoại tiện lợi, nhanh chóng, đảm bảo công bằng, minh bạch hơn so với các cách chấm công truyền thống.

Lợi ích của giải pháp chấm công bằng điện thoại so với các cách chấm công truyền thống

Trước khi xuất hiện giải pháp chấm công ứng dụng công nghệ tân tiến, các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện công việc này theo cách thủ công: Người quản lý sẽ đánh dấu những nhân viên có mặt hoặc vắng mặt trên sổ, hồ sơ theo dõi chấm công nhật theo quy định riêng của từng doanh nghiệp. 

Cách này có thể dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, sai sót do yếu tố con người hoặc bị ảnh hưởng bởi điều kiện bảo quản giấy tờ; đồng thời mất rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, tính lương cho nhân viên.

Sau đó, một số doanh nghiệp đã áp dụng hình thức chấm công thông qua các file word, bảng tính excel… Dù tiết kiệm thời gian hơn so với cách cũ nhưng các tệp chứa dữ liệu này lại nằm độc lập, không có khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với các phòng ban khác trong hệ thống.

Sự ra đời của giải pháp chấm công bằng điện thoại được ví như bước ngoặt, giúp các chủ doanh nghiệp dù không lắp đặt và sử dụng máy chấm công, thẻ chấm công nhưng vẫn có thể giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên.

Cụ thể, giải pháp chấm công bằng điện thoại còn đem lại những lợi ích gồm:

• Có thể hiển thị ngay tổng số giờ làm việc theo ngày, ca làm việc và tự động tính lương theo giờ làm thực tế
• Triển khai dễ dàng, linh hoạt bởi điện thoại di động được coi là vật bất ly thân trong cuộc sống hiện đại
• Chấm công nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, công sức
• Không mất thời gian nhập dữ liệu, thông báo xác thực ngay sau khi người lao động hoàn thành việc chấm công bằng điện thoại
• Đảm bảo sự công bằng và minh bạch, tạo động lực làm việc cho nhân viên
• Không bị phụ thuộc, ảnh hưởng bởi vào điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng nơi làm việc.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư vào máy chấm công, máy quét mã vạch, thẻ từ chấm công…

Ảnh 3: Giải pháp chấm công bằng điện thoại rất phù hợp với các công việc thường xuyên phải di chuyển, gặp gỡ khách hàng như: giám sát công trình, môi giới bất động sản…

Những doanh nghiệp nào nên triển khai giải pháp chấm công bằng điện thoại?

Giải pháp chấm công qua điện thoại cho phép người lao động khai báo thời gian bắt đầu – kết thúc giờ làm việc trên hệ thống quản lý tập trung bằng chính chiếc điện thoại di động của mình. 

Do đó, chấm công bằng điện thoại rất phù hợp với: 

• Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh nào mà người lao động thường xuyên phải công tác, di chuyển tới các địa điểm khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao (giám sát công trình, sản xuất nông nghiệp, môi giới bất động sản…)
• Các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh văn phòng, cơ sở sản xuất/hoạt động kinh doanh cần tìm giải pháp chấm công tiết kiệm chi phí
• Các công ty muốn theo dõi, quản lý nhân viên ngoài phạm vi văn phòng; đồng bộ mọi quy trình quản trị, sản xuất kinh doanh trên một hệ thống duy nhất
• Các tổ chức có nhu cầu đơn giản hóa công việc tính lương thông qua giải pháp chấm công 

Triển khai giải pháp chấm công bằng điện thoại, doanh nghiệp có thể rũ bỏ gánh nặng chi phí lắp đặt và sử dụng máy chấm công tại nhiều địa điểm; gác lại nỗi lo về kẽ hở làm sai lệch dữ liệu chấm công, khiến người lao động mất niềm tin vào sự công bằng, minh bạch của tổ chức.

Quý khách có thể đăng ký tư vấn thiết kế để trải nghiệm phần mềm Faceworks của công ty TiT – một trong những đơn vị cung cấp giải pháp chấm công bằng điện thoại tốt nhất hiện nay qua đường dây nóng:  0974 69 6600!