Những sai lầm ERP phổ biến

Những sai lầm ERP phổ biến

ERP là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể. ERP còn là một giải pháp, là phần mềm quản lý doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình. Từ đó, nhờ vào các quy trình nghiệp vụ được thiết lập trong hệ thống phần mềm, các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên hợp lý. Ngoài ra ERP cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. ERP giúp các doanh nghiệp loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận khác nhau như Tài chính, nhân sự, sản xuất… và thay thế chúng bằng một phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau. Tuy nhiên, đôi khi vẫn có những sai lầm ERP phổ biến cần tránh. Dưới đây TIT chúng tôi xin chia sẻ một số những sai lầm mà các doanh nghiệp hay gặp phải.

1. Không thu thập yêu cầu kỹ lưỡng

ERP có thể hiện đại hóa, tự động hóa các quy trình kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể sử dụng ERP hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian và công sức để thu thập kỹ lượng các yêu cầu để phân tích những quy trình đó. ERP khi được triển khai sẽ giúp cho doanh nghiệp có cơ hội cải thiện lại nhận diện hay thiết kế lại quy trình kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp không thể nhận ra được những vấn đề trong hệ thống phần mềm và điều chỉnh những quy trình quan trọng trước khi bắt đầu chuyển sang giải pháp mới. Các vấn đề kinh doanh cần phải được phát hiện và đưa ra giải pháp ngay để tiến hành các điều chỉnh cần thiết trên các quy trình lỗi thời, thiếu hiệu quả.

2. Không lập ngân sách hợp lý cho nhân viên công nghệ

Đội ngũ nhân viên công nghệ là lực lượng triển khai và hỗ trợ đưa ERP đi vào hoạt động. Chính vì vậy, ngân sách cho đội ngũ công nghệ cần được lập ra một cách hợp lý. Thường các giám đốc sẽ đánh giá thấp chi phí liên quan đến triển khai như chi phí bảo trì và các chi phí khác tùy vào mức độ năng lực cần thiết để giúp dự án thành công. Hầu hết các doanh nghiệp thường cố gắng cắt giảm chi phí nhất có thể dẫ đến sự thất bại trong quá trình triển khai. Việc lên ngân sách hợp lý là vô cùng quan trọng để tránh phát sinh ra nhiều vấn đề không đáng có.

3. Không cân nhắc kỹ giữa on-promise và điện toán đám mây

Triển khai on-promise đòi hỏi nhân viên IT chuyên tâm máy chủ cập nhật liên tục và phần cứng tự quản, chi phí đầu tư cao, chỉ phù hợp cho doanh nghiệp muốn chạy phần mềm trên máy chủ riêng của mình. Triển khai đám mây đòi hỏi phải có kết nối internet, trả phí thanh toán và đi cùng một số lợi ích như phục vụ nhân viên. Hiện nay SaaS (software-as-a-service) đang ngày càng trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP mới, giống như giải pháp tối ưu cho các tổ chức từng trải qua các cuộc triển khai khó khăn hoặc gặp trục trặc khi hỗ trợ các chương trình ERP trước đó. Mặc dù SaaS cung cấp nhiều lợi ích, các khách hàng cần hiểu những thách thức mà nó mang lại. SaaS là một giải pháp không thể chỉnh sửa, người  dùng thường phải điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm. Bên cạnh đó, những tổ chức với các yêu cầu chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách tiếp cận để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp.

4. Triển khai hệ thống một lần

Triển khai hệ thống một lần là mô hình triển khai truyền thống và không đem lại hiệu quả cao. Các hệ thống ERP thường phức tạp và không thể xác định được tất cả các yêu cầu triển khai, huấn luyện người dùng… Thay vì triển khai một lần, một cách tiếp cận chắc chắn hơn cần được thực hiện, việc triển khai được thực hiện thành các bước nhỏ có sự tham gia của người dùng cuối ở mỗi bước để xác định các yêu cầ, trải nghiệm, phát hiện sai sót và lặp lại.

5. Bị rối bởi các tính năng

Các tính năng là quan trọng tuy nhiên không phải là tất cả. Có nhiều doanh nghiệp lựa chọn ERP với danh sách các tính năng dài bất tận. Thay vì lựa chọn ERP như thế, các doanh nghiệp nên xem xét lại lịch sử thành công của giải pháp, các chỉnh sửa, khả năng linh hoạt và tích hợ, cũng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bên cạnh việc giải pháp giải quyết các yêu cầu của tổ chức.

6. Truyển đạt thông tin không đều đặn

Mỗi doanh nghiệp nên lập kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án bằng cách tuyên truyền kêu gọi những người từ nhiều bộ phận khác nhau giỏi về truyền thông, làm việc tốt và có tác động trong các lĩnh vực kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi các giải pháp mới. Đảm bảo họ được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án.

7. Không có kế hoạch bảo trì

Việc lên kế hoạch bảo trì hệ thống là vô cùng cần thiết và quan trọng. Tiến hành triển khai hệ thống ERP cần nhiều thời gian và rất khó dừng lại khi hệ thống đã đi vào hoạt động ổn định. Các doanh nghiệp nên lập những chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên có thể tiếp tục thực hiện các việc công việc cần thiết nhằm duy trì và cải thiện hệ thống đều đặn.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về các giải pháp phần mềm hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/