Nhược điểm của phần mềm đóng gói sẵn

Phần mềm đóng gói sẵn thường có chi phí rẻ, thời gian bàn giao nhanh hơn. Nhưng người dùng có biết mặt trái của các phần mềm ấy là gì? Và nó ảnh hưởng như thế nào đến lợi ích của doanh nghiệp?

1. Không thể mở rộng, phát triển phần mềm

Tại mỗi thời điểm, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp phát sinh những điểm khác biệt. Ví dụ: quý 1 doanh nghiệp sản xuất mặt hàng A là chủ yếu nhưng quý 2 lại tập trung sản xuất mặt hàng B với các định mức về nguyên vật liệu khác. Thậm chí, có những mặt hàng không còn được sản xuất nữa. Khi doanh nghiệp liên tục vận động thì phần mềm quản lý cũng phải thay đổi và phát triển. Tuy nhiên, những phần mềm đóng gói phần lớn không thể mở rộng, nâng cấp hoặc đòi hỏi một khoản chi phí cực kỳ lớn cùng thời gian dài để có thể chỉnh sửa, nâng cấp. Vì vậy doanh nghiệp buộc phải đầu tư cho việc chỉnh sửa hệ thống hoặc thậm chí quyết định ngưng sử dụng phần mềm.

2. Không phù hợp quy trình làm việc của doanh nghiệp

Những phần mềm đóng gói được thiết kế chung chung để ứng dụng cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi ngành nghề lại có những thuộc tính riêng nên thiết kế chung chung này không thể phù hợp với quy trình của từng ngành nghề, chưa nói tới quy trình của mỗi doanh nghiệp cùng ngành cũng có sự khác nhau. Ví dụ, phần mềm quản lý đóng gói sẵn cung cấp các chức năng như quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý thu chi,…. Nhưng các trung tâm ngoại ngữ còn cần rất nhiều các chức năng khác như quản lý tư vấn học sinh, quản lý giáo viên, quản lý kết quả học tập, quản lý thời khoá biểu, điểm danh…. Nếu sử dụng phần mềm đóng gói sẵn thì có một số chức năng của phần mềm doanh nghiệp không khai thác tới trong khi nhiều công việc vẫn phải quản lý thủ công.

3. Không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

Do giá thành không cao, lại là phần mềm quản lý mà lĩnh vực nào có thể sử dụng được nên chất lượng của phần mềm dừng ở mức độ nhất định. 

Nhiều nhà cung cấp đưa ra phí chỉnh sửa phần mềm quá cao. Trong khi nguồn ngân sách đầu tư cho phần mềm quản lý lại có hạn. Công ty mua phần mềm buộc phải thay đổi quy trình làm việc vốn có để thích ứng với phần mềm. Nhưng nếu những thay đổi này liên quan đến bí quyết kinh doanh riêng hoặc lợi thế cạnh tranh (competitive advantage) thì rất có thể doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thụt giảm doanh thu.

4. Không thể truy cập mọi lúc mọi nơi

Thông thường những phần mềm này là phần mềm offline, phải cài đặt ở từng máy. Muốn truy cập chúng ta buộc phải sử dụng những máy tính được cài đặt phần mềm. Không thể truy cập lúc mọi nơi thì khi những chuyến công tác, buổi hội thảo hoặc gặp gỡ khách hàng diễn ra, chúng ta không kiểm soát được các hoạt động của công ty cũng như các hoạt động của nhân viên.

Lựa chọn những phần mềm quản lý với mức giá “hạt dẻ” có thể sẽ tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp, nhưng nhìn xa và rộng hơn thì liệu bạn có thực sự tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp, hay là đang làm rơi rớt tiền của công ty theo một cách khác? Các phần mềm quản lý đóng gói sẵn thực sự có những điểm tốt nhưng nó chỉ phù hợp với những mô hình doanh nghiệp đơn giản, chưa có quy trình quản lý sẵn hoặc đang trong giai đoạn bước đầu làm quen với phương pháp quản lý bằng phần mềm. Còn với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp, lượng dữ liệu lớn thì một phần mềm được thiết kế thông qua khảo sát trực tiếp ngay tại doanh nghiệp mới là một lựa chọn thông minh.