Nhược điểm nhiều hơn ưu điểm của quản lý thu chi bằng Excel

Nhược điểm nhiều hơn ưu điểm của quản lý thu chi bằng Excel

Trong quá trình vận hành bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, quản lý thu chi là một việc đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt là tại các nhà hàng, quán ăn, công tác thu ngân luôn cần sự lưu trữ chi tiết và đầy đủ nhất. Trên thị trường hiện tại có rất nhiều các nhà hàng, quán ăn quản lý việc thu chi hoàng toàn bằng excel vì tính đơn giản dễ dùng, ít chi phí của phương pháp này. Tuy nhiên, liệu đây có phải là giải pháp tối ưu nhất để quản lý tốt thu chi và hơn nữa là chống thất thoát các khoản của nhà hàng, quán ăn? Dưới đây là những ưu và nhược điểm của việc quản lý thu chi bằng Excel mà chúng tôi đã sưu tầm và muốn chia sẻ cho các bạn, đặc biệt là các chủ nhà hàng, quán ăn nhằm giúp ích được phần nào cho công tác quản lý nhà hàng sao cho tốt nhất.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
• Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.

Nhược điểm:

• Khó phân biệt khi file số liệu quá lớn: Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý thu chi trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
• Dễ mất dữ liệu, không thể phục hồi: Một trong nhưng điểm hạn chế cần lưu ý nữa khi sử dụng Excel là vì các yếu tố khách quan hoặc chủ quan thì dữ liệu có thể dễ dàng bị mất và không thể khôi phục lại được. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát số liệu, thiếu các số liệu nghiêm trọng khi các sự cố đáng tiếc xảy ra.
• Khó kết hợp báo cáo với bán hàng: Khi quản lý thu chi bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động thu chi và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của hàng quán. Từ đó có thể dẫn đến việc thất thoát nghiêm trọng nếu việc theo dõi tình hình thu chi không được chính xác và diễn ra liên tục. Sự thâm hụt về tài chính và các vấn đề có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân công, … sẽ là điều dễ dàng xảy ra do đó với quy mô tuy nhỏ nhưng không quản lý tốt cũng sẽ gấy thất thoát rất lớn đối với các hàng quán.

Để khắc phục được những nhược điểm trên, chúng tôi đưa ra một giải pháp hữu ích số một cho các chủ nhà hàng chính là phần mềm quản lý thu chi Faceworks. Phần mềm quản lý thu chi là một trong những sản phẩm nổi bật nhất trong hệ thống phần mềm Faceworks cung cấp. Dựa theo công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, Phần mềm quản lý thu chi Faceworks cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, không cần cài đặt, truy cập nhanh chóng trên các trình duyệt web, tiện lợi và dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị.  Tích hợp nhiều tính năng vô cùng nổi trội, phần mềm của chúng tôi đảm bảo sẽ đem lại cho các quý vị những trải nghiệm chuyên nghiệp nhất.

Đối với phần mềm quản lý thu chi Faceworks, thu ngân có thể dễ dàng thực hiện thu chi ngay cả trên máy tính để bàn, quản lý chặt chẽ số tiền thu được trong suốt ca trên ngày làm việc. Phần mềm quản lý thu chi Faceworks giúp thu ngân có thể giải tỏa được các vấn đề lo lắng xảy ra trong quá trình thu chi tránh tình trạng ghi nhầm bàn, tính nhầm món cho khách hạn chế được tối đa việc thất thoát tài chính của hàng quán.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý thu chi Faceworks còn có thể tự động lập các sổ sách báo cáo bán hàng cực kỳ chính xác và nhanh chóng với sự tích hợp nhiều loại báo cáo chi tiết về bán hàng, thu chi, kho, quỹ, nguyên vật liệu,… giúp cho thu ngân hay chủ hàng quán có thể theo dõi bất cứ lúc nào mà không phải mất công tính toán.

Hãy trải nghiệm ngay phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi Faceworks để cảm nhận sự hiệu quả trong công tác quản lý thu chi một cách tối ưu nhé! 

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/