Điều phối dựa vào điện thoại
Thông tin sự cố, lịch hẹn, kỹ sư và phụ tùng nằm rải rác trong cuộc gọi hoặc nhóm chat.
Phần mềm AI điều phối kỹ sư bảo hành bảo trì thiết bị y tế
Faceworks Medical Service Dispatch AI
Phần mềm AI điều phối kỹ sư bảo hành bảo trì thiết bị y tế
Điều phối kỹ sư bảo hành, bảo trì, sửa chữa và kiểm định thiết bị y tế theo SLA, vị trí, kỹ năng, phụ tùng, lịch hẹn và mức độ khẩn cấp để tăng tốc xử lý sự cố.
SLA dispatchƯu tiên phiếu theo mức độ khẩn cấp, hợp đồng, SLA và rủi ro vận hành
Skill matchingGhép kỹ sư theo chứng chỉ, dòng máy, kinh nghiệm, vị trí và lịch trống
Parts readinessKiểm tra phụ tùng, vật tư, thiết bị đo và công cụ trước khi điều phối
Realtime routeTối ưu tuyến đi, lịch hẹn bệnh viện, thời gian xử lý và cập nhật hiện trường
Mockup dashboard
Bảng điều hành nghiệp vụ theo thời gian thực
Khối mô phỏng giúp hình dung cách Faceworks gom dữ liệu vận hành, cảnh báo rủi ro và đề xuất quyết định ngay trên một màn hình.
Faceworks AI Control TowerPhần mềm AI điều phối kỹ sư bảo hành bảo trì thiết bị y tế
Phiếu sự cốMáy monitor ICU báo lỗi cảm biến SpO2
Khách hàngBệnh viện đa khoa khu vực, SLA 4 giờ
Kỹ sư phù hợpAnh Minh, chứng chỉ model M-900, cách 12km
Phụ tùngSensor SpO2 còn 2 chiếc tại kho xe
AI gợi ýĐiều phối ngay, ghép thêm lịch PM gần tuyến sau khi xử lý
Rủi roNếu quá 4 giờ sẽ vi phạm SLA hợp đồng
Bản chất nghiệp vụ
Không chỉ là một màn hình nhập liệu, đây là bài toán điều hành có nhiều biến động
Bảo hành bảo trì thiết bị y tế là nghiệp vụ hiện trường có yêu cầu cao hơn bảo trì thông thường. Thiết bị có thể đang phục vụ bệnh nhân, có ràng buộc kiểm định, cần kỹ sư có chứng chỉ, cần phụ tùng đúng model và phải đáp ứng SLA với bệnh viện hoặc phòng khám.
Điều phối thủ công dễ gặp tình trạng kỹ sư gần khách nhưng không đủ kỹ năng, kỹ sư đủ kỹ năng nhưng thiếu phụ tùng, hoặc lịch hẹn trùng thời gian bệnh viện không cho vào phòng máy. Khi sự cố khẩn cấp, vài giờ chậm trễ có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín và hợp đồng.
Faceworks gom dữ liệu thiết bị, hợp đồng, SLA, kỹ sư, lịch hẹn, phụ tùng, tuyến đường và lịch sử lỗi. AI đề xuất người đi, thứ tự xử lý, phụ tùng cần mang và cảnh báo nguy cơ vi phạm SLA trước khi quá hạn.
Vấn đề thực tế
Những điểm nghẽn thường làm doanh nghiệp mất năng suất và khó kiểm soát
Không khớp kỹ năng kỹ sư
Kỹ sư được giao không đúng dòng máy hoặc thiếu chứng chỉ cần thiết.
Thiếu phụ tùng khi tới nơi
Kỹ sư đến bệnh viện nhưng thiếu sensor, board, pin, adapter hoặc thiết bị đo.
SLA bị phát hiện quá muộn
Đến khi khách nhắc mới biết phiếu sắp quá hạn hoặc đã vi phạm hợp đồng.
Lịch hẹn bệnh viện phức tạp
Một số thiết bị chỉ được bảo trì ngoài giờ khám, theo lịch phòng mổ hoặc khi có người phụ trách.
Không tối ưu tuyến đi
Kỹ sư di chuyển vòng vèo, bỏ lỡ cơ hội ghép nhiều phiếu gần nhau.
Biên bản hiện trường chậm về văn phòng
Giấy tờ, hình ảnh, chữ ký và kết luận kỹ thuật không cập nhật kịp để xuất hóa đơn hoặc bảo hành.
Khó phân tích lỗi lặp lại
Thiết bị hay lỗi nhưng dữ liệu không được gom để cảnh báo bảo trì phòng ngừa.
Phân hệ ERP
Các phân hệ cần có trong Phần mềm AI điều phối kỹ sư bảo hành bảo trì thiết bị y tế
Quy trình vận hành đề xuất
Luồng triển khai từ dữ liệu đầu vào đến quyết định quản trị
- Khách hàng gửi yêu cầu qua hotline, portal, Zalo, email hoặc nhân viên kinh doanh.
- Hệ thống nhận ticket, xác định thiết bị, hợp đồng, SLA và mức độ khẩn cấp.
- AI kiểm tra kỹ năng kỹ sư, vị trí, lịch trống, phụ tùng và lịch hẹn của khách.
- Điều phối viên duyệt phương án, gửi lịch cho kỹ sư và thông báo cho khách hàng.
- Kỹ sư nhận việc trên mobile, chuẩn bị phụ tùng, check-in khi tới hiện trường.
- Trong quá trình xử lý, kỹ sư cập nhật chẩn đoán, ảnh, vật tư dùng và kết quả sửa chữa.
- Khách ký biên bản, hệ thống đóng ticket hoặc tạo việc tiếp theo nếu cần đặt phụ tùng.
- Dữ liệu thời gian, lỗi, vật tư và SLA được tổng hợp để cải tiến điều phối sau.
Lợi ích quản trị
Giá trị doanh nghiệp nhận được khi quy trình được số hóa đúng cách
Giảm thời gian phản hồi và nguy cơ vi phạm SLA.
Giảm thời gian phản hồi và nguy cơ vi phạm SLA.
Giao đúng kỹ sư, đúng kỹ năng, đúng phụ tùng cho từng thiết bị.
Giao đúng kỹ sư, đúng kỹ năng, đúng phụ tùng cho từng thiết bị.
Tăng số phiếu xử lý mỗi ngày nhờ tối ưu tuyến và lịch hẹn.
Tăng số phiếu xử lý mỗi ngày nhờ tối ưu tuyến và lịch hẹn.
Minh bạch biên bản hiện trường, vật tư dùng và trạng thái sửa chữa.
Minh bạch biên bản hiện trường, vật tư dùng và trạng thái sửa chữa.
Phân tích lỗi lặp lại để chuyển từ sửa chữa bị động sang bảo trì chủ động.
Phân tích lỗi lặp lại để chuyển từ sửa chữa bị động sang bảo trì chủ động.
Kết nối service với hợp đồng, kho phụ tùng, công nợ và chăm sóc khách hàng.
Kết nối service với hợp đồng, kho phụ tùng, công nợ và chăm sóc khách hàng.
KPI quản lý
Những chỉ số nên theo dõi sau khi triển khai
| Thời gian phản hồi | Đo thời gian từ lúc nhận yêu cầu đến khi xác nhận lịch xử lý. |
| Tỷ lệ đúng SLA | Theo dõi phiếu đạt/không đạt cam kết phản hồi và xử lý. |
| First time fix rate | Đo tỷ lệ xử lý xong ngay lần đầu không phải quay lại. |
| Hiệu suất kỹ sư | Theo dõi số phiếu, thời gian di chuyển, thời gian xử lý và đánh giá khách hàng. |
| Tỷ lệ thiếu phụ tùng | Đo số phiếu bị kéo dài vì thiếu hoặc sai phụ tùng. |
| Lỗi lặp lại theo thiết bị | Phân tích serial hoặc model có tần suất lỗi cao để có kế hoạch phòng ngừa. |
Tùy biến theo đặc thù
Faceworks xây phần mềm theo quy trình thực tế của doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến theo mô hình hãng thiết bị, nhà phân phối, công ty cho thuê thiết bị hoặc đơn vị bảo trì độc lập. Quy trình có thể bao gồm kiểm định, hiệu chuẩn, bảo hành hãng, thay thế tạm thời, nghiệm thu bệnh viện và xuất hóa đơn dịch vụ.
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể phân tích và xây phần mềm theo đúng quy trình đó.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
AI có tự giao việc cho kỹ sư không?
AI có thể đề xuất phương án điều phối. Doanh nghiệp có thể để điều phối viên duyệt trước hoặc tự động giao theo quy tắc đã thiết lập.
Có kiểm tra phụ tùng trước khi giao việc không?
Có. Hệ thống kiểm tra tồn phụ tùng theo kho, kho xe, phụ tùng thay thế và cảnh báo thiếu trước khi kỹ sư đi.
Kỹ sư có dùng được trên điện thoại không?
Có. Kỹ sư có thể nhận việc, check-in, cập nhật ảnh, vật tư, biên bản và chữ ký khách hàng trên mobile.
Có quản lý SLA theo hợp đồng không?
Có. Mỗi khách hàng hoặc thiết bị có thể có SLA riêng theo hợp đồng bảo hành, bảo trì hoặc dịch vụ trả phí.
