Chỉ kiểm tra phòng trống là chưa đủ
Phòng còn trống nhưng không đủ thời gian setup, teardown hoặc thiết bị cần dùng.
Phần mềm AI tối ưu lịch phòng hội nghị và sự kiện MICE cho khách sạn
Faceworks Hotel MICE Scheduling AI
Phần mềm AI tối ưu lịch phòng hội nghị và sự kiện MICE cho khách sạn
Tối ưu lịch phòng họp, ballroom, setup, thiết bị, F&B, nhân sự và lưu trú cho khách sạn có dịch vụ hội nghị, sự kiện và MICE.
Room scheduleXếp lịch phòng theo sức chứa, layout, setup, teardown và thời lượng sự kiện
Revenue mixTối ưu doanh thu phòng họp, F&B, lưu trú, thiết bị và dịch vụ phụ trợ
Resource planningQuản lý thiết bị, nhân sự, bếp, phục vụ, âm thanh ánh sáng và housekeeping
Conflict alertCảnh báo trùng lịch, thiếu thời gian setup, thiếu phòng hoặc thiếu nguồn lực
Mockup dashboard
Bảng điều hành nghiệp vụ theo thời gian thực
Faceworks AI Control TowerPhần mềm AI tối ưu lịch phòng hội nghị và sự kiện MICE cho khách sạn
Ngày sự kiện22/08/2026
Yêu cầuHội thảo 280 khách + gala tối
Phòng đề xuấtBallroom A+B
Rủi roTeardown chỉ còn 45 phút
AI gợi ýĐổi gala sang Ballroom C, tăng 4 nhân sự setup
Doanh thu dự báo+18% so với phương án cũ
Bản chất nghiệp vụ
Không chỉ là một màn hình nhập liệu, đây là bài toán điều hành có nhiều biến động
Lịch phòng MICE trong khách sạn phức tạp hơn lịch đặt phòng lưu trú. Một sự kiện cần phòng phù hợp sức chứa, layout, thời gian setup, thời gian teardown, thiết bị âm thanh ánh sáng, tiệc trà, buffet, nhân sự phục vụ, luồng khách, phòng nghỉ và đôi khi cả nhiều không gian phụ trợ.
Nếu chỉ nhìn phòng còn trống hay không, khách sạn dễ nhận sự kiện chồng chéo, thiếu thời gian setup, thiếu thiết bị, quá tải bếp hoặc bỏ lỡ cơ hội bán gói lưu trú đi kèm. Lịch MICE tốt phải tối ưu cả doanh thu và khả năng vận hành.
Faceworks kết nối CRM sales, báo giá sự kiện, phòng họp, F&B, kho thiết bị, nhân sự, phòng lưu trú và kế toán. AI đề xuất phương án xếp lịch, cảnh báo xung đột nguồn lực, mô phỏng doanh thu và hỗ trợ điều phối ngày sự kiện.
Vấn đề thực tế
Những điểm nghẽn thường làm doanh nghiệp mất năng suất và khó kiểm soát
Nhiều sự kiện dùng chung nguồn lực
Hệ thống âm thanh, màn hình LED, nhân sự setup, bếp và phục vụ có thể bị trùng giữa nhiều phòng.
Không tối ưu doanh thu tổng
Nhận một sự kiện nhỏ có thể chặn phòng lớn, làm mất cơ hội sự kiện doanh thu cao hơn.
F&B và phòng họp tách lịch
Bếp không biết chính xác số khách, giờ phục vụ, menu và yêu cầu đặc biệt đủ sớm.
Lưu trú đoàn không được nối
Khách MICE có thể cần block phòng ngủ, nhưng lịch sự kiện và phòng lưu trú không đồng bộ.
Báo giá nhiều phiên bản khó quản lý
Khách thay đổi layout, menu, số khách, thiết bị làm lịch và chi phí thay đổi theo.
Ngày sự kiện thiếu checklist
Setup phòng, test âm thanh, bảng tên, tea break, biển chỉ dẫn nếu không có checklist dễ sót.
Không học từ sự kiện cũ
Dữ liệu về thời gian setup thật, chi phí phát sinh và feedback khách không quay lại tối ưu.
Phân hệ ERP
Các phân hệ cần có trong Phần mềm AI tối ưu lịch phòng hội nghị và sự kiện MICE cho khách sạn
Danh mục phòng sự kiện
Quản lý ballroom, meeting room, sức chứa, layout, thiết bị cố định và giới hạn vận hành.
Booking MICE
Theo dõi lead, báo giá, hợp đồng, số khách, ngày giờ, layout và trạng thái giữ chỗ.
AI tối ưu lịch phòng
Đề xuất phòng, thời gian, layout và phương án tránh xung đột nguồn lực.
Setup – teardown
Tính thời gian dựng, tháo, vệ sinh, chuyển layout và buffer giữa sự kiện.
F&B sự kiện
Quản lý menu, tea break, buffet, set menu, suất ăn đặc biệt và lịch phục vụ.
Thiết bị sự kiện
Theo dõi âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, sân khấu, bàn ghế và tồn khả dụng.
Nhân sự phục vụ
Lập lịch setup, banquet, kỹ thuật, bếp, phục vụ, an ninh và housekeeping.
Block phòng lưu trú
Liên kết phòng ngủ, giá đoàn, rooming list và lịch check-in/check-out.
Báo giá và hợp đồng
Quản lý nhiều phiên bản báo giá, điều khoản, đặt cọc, thanh toán và phát sinh.
Checklist sự kiện
Tạo việc chuẩn bị, người phụ trách, deadline, bằng chứng và trạng thái hoàn thành.
Dashboard MICE
Hiển thị lịch phòng, doanh thu, xung đột, nguồn lực thiếu và sự kiện ưu tiên.
Tích hợp PMS – POS – ERP
Liên thông lưu trú, F&B, kho, kế toán, CRM, hóa đơn và công nợ.
Quy trình vận hành đề xuất
Luồng dữ liệu từ kế hoạch đến cảnh báo và cải tiến
- 01
Nhận yêu cầu sự kiện
Sales nhập ngày giờ, số khách, mục tiêu, layout, F&B, thiết bị và phòng ngủ nếu có.
- 02
AI kiểm tra khả dụng
Hệ thống kiểm phòng, setup time, thiết bị, nhân sự, bếp và phòng lưu trú.
- 03
Đề xuất phương án
AI gợi ý phòng, layout, thời gian và gói dịch vụ tối ưu doanh thu.
- 04
Gửi báo giá
Báo giá nhiều phiên bản được tạo kèm lịch giữ chỗ và điều kiện đặt cọc.
- 05
Chốt hợp đồng
Khi khách xác nhận, lịch phòng, thiết bị, F&B, nhân sự và phòng ngủ được block.
- 06
Điều phối chuẩn bị
Checklist setup, bếp, kỹ thuật, phục vụ, signage và housekeeping được giao việc.
- 07
Theo dõi ngày sự kiện
Trạng thái thực hiện, phát sinh và yêu cầu khách được cập nhật trong ngày.
- 08
Tổng kết hiệu quả
Doanh thu, chi phí, feedback, phát sinh và thời gian setup thật được phân tích.
Lợi ích triển khai
Giá trị quản trị khi dữ liệu được chuẩn hóa và cập nhật liên tục
Tăng doanh thu MICE
Phòng và nguồn lực được xếp để tối ưu doanh thu tổng.
Giảm trùng lịch nguồn lực
Thiết bị, nhân sự, bếp và phòng được kiểm tra cùng nhau.
Tăng chất lượng sự kiện
Checklist rõ giúp giảm sai sót ngày tổ chức.
Bán kèm lưu trú tốt hơn
Block phòng ngủ được nối với lịch sự kiện.
Báo giá nhanh hơn
Sales có phương án và chi phí ngay từ đầu.
Học từ sự kiện cũ
Thời gian setup và feedback giúp tối ưu lần sau.
KPI quản trị
Các chỉ số nên theo dõi sau khi triển khai
MICE revenue
Doanh thu hội nghị sự kiện
Room utilization
Tỷ lệ sử dụng phòng sự kiện
Setup conflict rate
Tỷ lệ xung đột setup hoặc nguồn lực
Ancillary revenue
Doanh thu F&B, thiết bị, lưu trú đi kèm
Event satisfaction
Điểm hài lòng sự kiện
Quote conversion
Tỷ lệ báo giá thành hợp đồng
Tùy biến theo quy trình
Faceworks triển khai theo cách doanh nghiệp đang vận hành
Faceworks có thể tùy biến cho khách sạn, trung tâm hội nghị, resort hoặc chuỗi khách sạn có MICE. Quy trình có thể thiết kế theo đội sales, banquet, F&B, kỹ thuật và kế toán hiện hữu.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
AI có tự nhận sự kiện không?
Không. AI gợi ý phương án lịch và nguồn lực, sales/banquet duyệt trước khi giữ chỗ.
Có quản lý nhiều phiên bản báo giá không?
Có. Hệ thống lưu các phiên bản menu, layout, thiết bị và giá.
Có nối với phòng lưu trú không?
Có. Có thể block phòng ngủ cho đoàn MICE và theo dõi rooming list.
Có cảnh báo thiếu thiết bị không?
Có. Hệ thống kiểm thiết bị, nhân sự, F&B và setup time trước khi chốt.
