Phần mềm chữ ký số cho ERP Core | Faceworks
Phần mềm chữ ký số cho ERP Core
Faceworks Chữ ký số giúp doanh nghiệp tích hợp ký điện tử và ký số vào quy trình ERP, từ hợp đồng, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu, quyết định nhân sự, đơn mua hàng đến các hồ sơ nội bộ cần xác nhận pháp lý. Tài liệu được tạo, phê duyệt, ký, lưu trữ và tra cứu trong cùng một luồng, giảm phụ thuộc vào in ấn, chuyển phát và ký tay nhiều vòng.
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, hệ thống chuyển sang bước ký số, không cần tải file ra ngoài rồi cập nhật thủ công.
Thiết lập người ký theo pháp nhân, chức danh, loại tài liệu, hạn mức, dự án hoặc vai trò trong quy trình.
Tài liệu sau ký được lưu kèm lịch sử, phiên bản, trạng thái xác thực, thời điểm ký và hồ sơ nghiệp vụ gốc.
Chữ ký số cần gắn với quy trình, không chỉ gắn với file
Nhiều doanh nghiệp đã dùng chữ ký số nhưng vẫn gặp cảnh tải hợp đồng từ ERP xuống máy, gửi qua email, ký trên một nền tảng khác, tải lại bản đã ký rồi đính kèm vào hồ sơ. Cách làm này tạo khoảng trống kiểm soát: không chắc bản nào là bản cuối, ai đã phê duyệt trước khi ký, tài liệu đã ký có đúng phiên bản không, và hồ sơ nghiệp vụ gốc nằm ở đâu.
Faceworks giải quyết bằng cách đặt chữ ký số vào lõi quy trình ERP. Tài liệu được sinh từ dữ liệu nghiệp vụ hoặc tải lên theo mẫu; sau đó đi qua phê duyệt; khi đủ điều kiện, hệ thống gửi đến đúng người ký; sau khi ký xong, trạng thái hồ sơ được cập nhật tự động. Nhờ vậy, chữ ký số không còn là thao tác rời rạc ở cuối quy trình, mà trở thành một bước kiểm soát có dữ liệu, có thẩm quyền và có lịch sử.
Luồng ký số trong Faceworks
Tạo tài liệu
Sinh file từ mẫu hợp đồng, biên bản, quyết định, phiếu đề nghị hoặc tải tài liệu đã chuẩn bị sẵn vào hồ sơ.
Phê duyệt
Kiểm tra nội dung, dữ liệu liên quan, ngân sách, pháp lý và người chịu trách nhiệm trước khi mở bước ký.
Ký số
Gửi đến người ký theo thứ tự hoặc song song, hỗ trợ nhiều vai trò ký, nhắc việc và kiểm soát phiên bản.
Lưu trữ
Lưu tài liệu đã ký, trạng thái xác thực, chứng thư, thời điểm ký và liên kết với hồ sơ ERP gốc.
Tài liệu thường cần ký số
| Nhóm tài liệu | Ví dụ |
|---|---|
| Hợp đồng | Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, phụ lục, biên bản thỏa thuận, nghiệm thu hợp đồng. |
| Tài chính | Đề nghị thanh toán, xác nhận công nợ, biên bản đối soát, chứng từ nội bộ cần phê duyệt. |
| Nhân sự | Quyết định tuyển dụng, điều chuyển, bổ nhiệm, tăng lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng. |
| Dự án và vận hành | Biên bản nghiệm thu, lệnh thay đổi, phiếu bàn giao, báo cáo xác nhận mốc công việc. |
Các lớp kiểm soát
- Xác định đúng phiên bản tài liệu được phép ký.
- Kiểm tra hồ sơ đã qua đủ bước phê duyệt trước khi gửi ký.
- Thiết lập thứ tự ký theo pháp nhân, chức danh hoặc vai trò.
- Ghi nhận thời điểm ký, người ký, trạng thái ký và tài liệu sau ký.
- Khóa sửa nội dung sau khi tài liệu đã được ký hợp lệ.
Tích hợp với Approval, hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
Khi kết hợp với Faceworks Approval, chữ ký số chỉ được kích hoạt sau khi hồ sơ đạt điều kiện duyệt. Ví dụ, hợp đồng phải qua pháp chế và tài chính trước khi chuyển giám đốc ký; đề nghị thanh toán phải đủ hóa đơn và biên bản nghiệm thu trước khi kế toán trưởng ký; quyết định nhân sự phải có phê duyệt của quản lý và phòng nhân sự trước khi người có thẩm quyền ký. Điều này giúp doanh nghiệp tránh việc ký nhầm hồ sơ chưa đủ căn cứ.
Sau khi ký, tài liệu không nằm riêng trong một thư mục khó tìm. Faceworks gắn tài liệu đã ký vào hồ sơ ERP tương ứng: hợp đồng, nhà cung cấp, khách hàng, nhân sự, dự án, thanh toán hoặc nghiệm thu. Người được phân quyền có thể tra cứu theo mã hồ sơ, đối tác, ngày ký, người ký, trạng thái hiệu lực và loại tài liệu. Khi cần kiểm toán hoặc đối chiếu, doanh nghiệp không phải ghép dữ liệu từ nhiều nơi.
Lợi ích vận hành
Faceworks Chữ ký số giúp giảm thời gian chờ ký, đặc biệt với doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc lãnh đạo thường xuyên di chuyển. Hồ sơ không phải in ra, chuyển phát, scan lại và lưu thủ công. Bộ phận pháp chế kiểm soát được phiên bản; tài chính biết tài liệu đã đủ điều kiện thanh toán; nhân sự lưu quyết định đúng hồ sơ; ban điều hành xem được các tài liệu đang chờ ký và các điểm nghẽn theo người ký hoặc loại nghiệp vụ.
Doanh nghiệp cũng có thể thiết kế thông báo và nhắc việc theo mức độ ưu tiên. Tài liệu sắp quá hạn ký được nhắc tự động; hồ sơ bị từ chối ký quay lại đúng người phụ trách; tài liệu ký xong kích hoạt bước tiếp theo như phát hành hợp đồng, gửi khách hàng, tạo chứng từ thanh toán hoặc cập nhật trạng thái nhân sự. Toàn bộ luồng này giúp ERP trở thành hệ điều hành công việc thay vì chỉ là nơi lưu chứng từ.
Faceworks đưa chữ ký số vào đúng nơi cần nó nhất
Nếu doanh nghiệp đã có ERP nhưng quy trình ký vẫn rời rạc, Faceworks giúp nối chữ ký số với phê duyệt, tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ và lưu trữ. Quyết định được ký nhanh hơn, an toàn hơn và dễ kiểm tra hơn, đồng thời giảm chi phí giấy tờ và thời gian luân chuyển hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có hỗ trợ nhiều người ký trên một tài liệu không?
Có. Hệ thống có thể cấu hình ký tuần tự hoặc song song theo vai trò, chức danh, pháp nhân và loại tài liệu.
Tài liệu có cần phê duyệt trước khi ký không?
Có thể cấu hình bắt buộc. Faceworks thường kết hợp Approval để bảo đảm tài liệu đủ điều kiện trước khi chuyển sang bước ký số.
Tài liệu sau ký có được lưu trong hồ sơ ERP không?
Có. Tài liệu sau ký được lưu kèm trạng thái, thời điểm ký, người ký và liên kết với hồ sơ gốc như hợp đồng, thanh toán, nhân sự hoặc dự án.
