Phần mềm công nợ bệnh nhân cho phòng khám
Phần mềm công nợ bệnh nhân cho phòng khám: quản lý tạm ứng, thanh toán, bảo lãnh và nhắc nợ minh bạch
Công nợ bệnh nhân là một trong những điểm nhạy cảm của phòng khám. Bệnh nhân có thể phát sinh chi phí khám, xét nghiệm, thuốc, thủ thuật, gói điều trị, tạm ứng, bảo lãnh công ty, bảo hiểm hoặc thanh toán nhiều đợt. Nếu thu ngân quản lý bằng sổ hoặc file rời, phòng khám dễ nhầm số còn phải thu, bỏ sót khoản tạm ứng hoặc khó giải thích chi tiết cho bệnh nhân. Faceworks giúp quản lý công nợ bệnh nhân rõ ràng từ lúc phát sinh dịch vụ đến khi tất toán.
Hệ thống kết nối phiếu khám, chỉ định dịch vụ, đơn thuốc, hóa đơn, phiếu thu, giảm giá, tạm ứng, bảo lãnh và lịch sử thanh toán. Mỗi bệnh nhân có hồ sơ công nợ riêng, giúp thu ngân, kế toán và quản lý phòng khám cùng theo dõi một nguồn dữ liệu thống nhất.
Vì sao phòng khám cần quản lý công nợ bệnh nhân?
Không phải mọi khoản khám chữa bệnh đều được thanh toán ngay. Với các gói điều trị nha khoa, da liễu, phục hồi chức năng, thẩm mỹ, sản phụ khoa hoặc khám doanh nghiệp, bệnh nhân có thể thanh toán nhiều lần. Một số trường hợp có bảo hiểm, bảo lãnh công ty hoặc thỏa thuận thanh toán sau. Nếu dữ liệu không được quản lý tập trung, thu ngân khó biết bệnh nhân còn nợ bao nhiêu, khoản nào đã thu, khoản nào đang chờ bảo lãnh và khoản nào quá hạn.
Faceworks giúp mỗi giao dịch có trạng thái rõ ràng. Khi bác sĩ chỉ định dịch vụ, hệ thống ghi nhận chi phí dự kiến. Khi thu ngân lập phiếu thu, công nợ giảm tương ứng. Khi có giảm giá, hoàn tiền hoặc hủy dịch vụ, phần mềm cập nhật lại số phải thu và lưu người duyệt.
Công nợ theo bệnh nhân
Theo dõi tổng phải thu, đã thu, còn nợ, tạm ứng, hoàn tiền và lịch sử thanh toán của từng bệnh nhân.
Công nợ theo hồ sơ
Gắn công nợ với từng đợt khám, gói điều trị, thủ thuật hoặc hồ sơ doanh nghiệp để đối soát dễ hơn.
Công nợ bảo lãnh
Quản lý khoản chờ bảo hiểm, công ty bảo lãnh, hồ sơ cần bổ sung và thời hạn thanh toán.
Luồng quản lý công nợ bệnh nhân
Phát sinh
Dịch vụ khám, xét nghiệm, thuốc, thủ thuật hoặc gói điều trị được ghi nhận vào hồ sơ.
Thanh toán
Thu ngân thu tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, tạm ứng hoặc bảo lãnh.
Đối soát
Faceworks tự cập nhật số đã thu, còn nợ, khoản chờ duyệt và khoản quá hạn.
Tất toán
Kế toán kiểm tra, nhắc nợ, hoàn tiền hoặc khóa hồ sơ khi công nợ đã xử lý xong.
Kiểm soát tạm ứng, hoàn tiền và giảm giá
Tạm ứng là nghiệp vụ thường gặp trong phòng khám. Bệnh nhân đặt cọc trước cho gói điều trị, sau đó sử dụng dần theo từng buổi. Faceworks theo dõi số tiền tạm ứng, số đã bù trừ, số còn dư và khoản cần hoàn nếu bệnh nhân dừng dịch vụ. Mọi khoản hoàn tiền hoặc giảm giá có thể yêu cầu người duyệt để tránh thất thoát.
Khi bệnh nhân quay lại, thu ngân nhìn thấy ngay số dư tạm ứng và công nợ hiện tại. Điều này giúp trải nghiệm thanh toán chuyên nghiệp hơn, đồng thời giảm rủi ro nhầm lẫn giữa các lần điều trị.
Gợi ý vận hành: phòng khám nên tách rõ công nợ bệnh nhân tự trả, công nợ bảo hiểm và công nợ bảo lãnh doanh nghiệp. Ba nhóm này có thời hạn, hồ sơ và cách nhắc nợ rất khác nhau.
Báo cáo công nợ cho quản lý phòng khám
Faceworks tổng hợp báo cáo công nợ theo bệnh nhân, bác sĩ, dịch vụ, chi nhánh, hình thức thanh toán, tuổi nợ và trạng thái xử lý. Quản lý có thể biết khoản nợ nào quá hạn, nhóm dịch vụ nào phát sinh công nợ cao, thu ngân nào đang giữ nhiều hồ sơ chờ xác nhận và bảo lãnh nào cần bổ sung chứng từ.
Dữ liệu công nợ cũng giúp phòng khám kiểm soát dòng tiền. Doanh thu phát sinh không đồng nghĩa với tiền đã thu. Khi phân biệt rõ phải thu và thực thu, chủ phòng khám có thể đánh giá tài chính chính xác hơn.
Minh bạch khi trao đổi với bệnh nhân
Khi bệnh nhân hỏi vì sao còn nợ hoặc đã thanh toán khoản nào, thu ngân có thể mở bảng kê chi tiết: ngày phát sinh, dịch vụ, số tiền, khoản đã thu, tạm ứng đã dùng, giảm giá, hoàn tiền và số còn lại. Việc giải thích bằng dữ liệu giúp giảm tranh cãi tại quầy và tăng sự tin tưởng.
Với các gói điều trị dài ngày, bảng kê công nợ còn giúp bệnh nhân chủ động kế hoạch thanh toán. Phòng khám có thể nhắc lịch thanh toán trước hạn thay vì chỉ xử lý khi nợ đã quá lâu.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có quản lý công nợ theo từng bệnh nhân không?
Có. Hệ thống theo dõi phải thu, đã thu, còn nợ, tạm ứng, hoàn tiền và lịch sử thanh toán của từng bệnh nhân.
Có quản lý công nợ bảo hiểm hoặc bảo lãnh không?
Có. Phòng khám có thể tách khoản chờ bảo hiểm, công ty bảo lãnh hoặc hồ sơ doanh nghiệp để đối soát riêng.
Có báo cáo công nợ quá hạn không?
Có. Faceworks hỗ trợ báo cáo tuổi nợ, trạng thái nhắc nợ, người phụ trách và lịch sử xử lý công nợ.
Quản lý công nợ bệnh nhân rõ ràng từ quầy thu ngân
Faceworks giúp phòng khám kiểm soát công nợ bệnh nhân, tạm ứng, bảo lãnh và thanh toán nhiều đợt trong một hệ thống minh bạch, dễ đối soát.
