Phần mềm CRM cho phòng khám
Faceworks CRM cho phòng khám
Phần mềm CRM cho phòng khám
CRM phòng khám giúp kết nối marketing, tư vấn, đặt lịch, tiếp đón, chăm sóc sau khám và nhắc tái khám. Mục tiêu không phải thay HIS/EMR, mà là quản lý hành trình bệnh nhân trước và sau khi sử dụng dịch vụ.
Mockup dashboard vận hành
Mockup thể hiện các vùng dữ liệu CRM cần nhìn hằng ngày: hồ sơ khách, lịch hẹn, chiến dịch, phản hồi và doanh thu lặp lại.
| Hồ sơ khách/bệnh nhân | Nguồn, nhu cầu, lịch hẹn, dịch vụ quan tâm, người tư vấn |
| Đặt lịch | Bác sĩ, phòng, khung giờ, xác nhận, no-show, tái khám |
| Chăm sóc sau khám | Dặn dò, nhắc thuốc, nhắc tái khám, phản hồi, khiếu nại |
| Dashboard | Nguồn khách, tỷ lệ đến khám, tái khám, doanh thu dịch vụ, hài lòng |
Bản chất nghiệp vụ
CRM cho phòng khám nằm ở lớp quản lý quan hệ bệnh nhân và hiệu quả vận hành khách hàng. Hệ thống ghi nhận nguồn khách, nhu cầu tư vấn, lịch hẹn, kết quả đến khám, chăm sóc sau khám và nhắc tái khám. Các dữ liệu chuyên môn sâu vẫn có thể nằm ở HIS/EMR, còn CRM giúp phòng khám không bỏ sót bệnh nhân và đo hiệu quả marketing.
Vấn đề thực tế thường gặp
Lead tư vấn bị bỏ sót
Khách hỏi qua fanpage, hotline, website nhưng không được phân công và theo dõi đến lịch hẹn.
No-show cao
Bệnh nhân đặt lịch nhưng không được xác nhận, nhắc lịch hoặc xử lý đổi lịch.
Không đo nguồn khách
Không biết kênh marketing nào tạo lịch hẹn thật, đến khám thật và doanh thu thật.
Chăm sóc sau khám rời rạc
Dặn dò, nhắc thuốc, nhắc tái khám, hỏi thăm sau thủ thuật không được tự động hóa.
Phản hồi chậm
Khiếu nại về chờ lâu, dịch vụ, kết quả hoặc thái độ không được giao người xử lý.
Không phân biệt CRM và hồ sơ bệnh án
Dữ liệu marketing/chăm sóc lẫn với dữ liệu chuyên môn nếu không phân quyền rõ.
Các phân hệ CRM cần có
CRM cần được thiết kế theo hành trình khách hàng thật, từ nguồn khách, lịch hẹn, giao dịch, chăm sóc đến phản hồi và quay lại.
Phạm vi triển khai và vai trò sử dụng
Liên thông HIS/EMR và kênh tư vấn
Faceworks có thể nối CRM với website, tổng đài, fanpage, Zalo, HIS/EMR, lịch bác sĩ, thu ngân và khảo sát hài lòng, tùy mức dữ liệu được phép chia sẻ.
Vai trò sử dụng
Tư vấn viên xử lý lead; lễ tân xác nhận lịch; bác sĩ/điều dưỡng ghi dặn dò; CSKH nhắc tái khám; quản lý xem nguồn khách và hài lòng.
Chỉ số quản trị cần theo dõi
Quy trình vận hành đề xuất
- Khách hàng phát sinh từ các kênh và được kiểm tra trùng trước khi tạo/cập nhật hồ sơ.
- Hệ thống phân loại khách theo nguồn, nhu cầu, phân khúc, mức ưu tiên và người phụ trách.
- Nhân viên cập nhật tư vấn, lịch hẹn, giao dịch, phản hồi và bước chăm sóc tiếp theo.
- CRM tự nhắc việc, cảnh báo quá hạn, gửi chiến dịch hoặc yêu cầu chuyển người xử lý khi cần.
- Giao dịch, voucher, điểm thành viên, phản hồi và khiếu nại được gắn vào cùng hồ sơ khách.
- Sau trải nghiệm/mua hàng, hệ thống tiếp tục chăm sóc, nhắc quay lại và đo mức hài lòng.
- Dashboard tổng hợp nguồn khách, doanh thu, tỷ lệ quay lại, hiệu quả chiến dịch và vấn đề cần xử lý.
Báo cáo và kiểm soát
| Nguồn khách | Lead theo kênh, tư vấn, đặt lịch, đến khám, doanh thu và chi phí marketing. |
| Lịch hẹn | Lịch theo bác sĩ, phòng, dịch vụ, xác nhận, no-show, đổi/hủy và quá tải. |
| Chăm sóc sau khám | Dặn dò, nhắc thuốc, tái khám, phản hồi, cảnh báo và kết quả xử lý. |
| Phản hồi/khiếu nại | Vấn đề, mức độ, người phụ trách, SLA, kết quả và chăm sóc lại. |
| Tái khám | Bệnh nhân đến hạn, đã nhắc, đã quay lại, chưa phản hồi và lý do. |
| Hiệu quả dịch vụ | Lịch hẹn, đến khám, doanh thu, hài lòng và khách quay lại theo dịch vụ. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến CRM cho phòng khám đa khoa, nha khoa, sản phụ khoa, da liễu, mắt, thẩm mỹ y khoa hoặc chuỗi phòng khám nhiều cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
CRM có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks cấu hình hồ sơ, pipeline, phân quyền, cảnh báo, chiến dịch, báo cáo và tích hợp theo quy trình vận hành thật của doanh nghiệp.
Có liên thông POS, HIS/PMS, ERP, kế toán hoặc kênh chăm sóc không?
Có. CRM có thể liên thông POS, đặt bàn, HIS/phòng khám, nhà thuốc, kho, kế toán, tổng đài, email, Zalo, website hoặc app khách hàng.
Có theo dõi lịch sử khách hàng và trách nhiệm xử lý không?
Có. Hệ thống lưu lịch sử tương tác, người phụ trách, deadline, kết quả xử lý, phản hồi khách và dữ liệu thay đổi quan trọng.
