Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì?

Hiện nay khi mà hệ thống phần mềm ERP ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp thì vẫn còn rất nhiều người vẫn luôn mông lung trong việc hiểu rõ được hệ thống phần mềm ERP là gì và lợi ích của ERP mang đến như thế nào. Ngày nay các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của mình đang là xu hướng, là giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp lớn và vừa củng cố nội lực và nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và môi trường cạnh tranh ngày càng tăng. Bài viết dưới đây, TIT chúng tôi xin được cung cấp đến các quý doanh nghiệp và quý bạn đọc những kiến thức cơ bản và bổ ích nhất về hệ thống phần mềm ERP.

1.ERP là gì?

ERP là viết tắt của cục từ Enterpris Resource Planning, nghĩa là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp và tổ chức quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. ERP bản chất là một giải pháp tích hợp các phần mềm ứng dụng đa hệ nhằm giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực. Trong một hệ thống phần mềm ERP bao gồm nhiều các module chức năng khác nhau như quản lý tài chính kế toán, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng… Mục đích của phần mềm ERP là hợp nhất các phòng ban và chức năng của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng bất kỳ nhu cầu đặc thù nào từ các bộ phận khác nhau.

Thông thường trước khi ứng dụng phần mềm ERP, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có một hệ thống phần mềm phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận nhưng các phần mềm này thường không kết nối với nhau dẫn đến khó đồng bộ thông tin, khó cập nhật và dễ nhầm lẫn các số liệu giữa các bộ phận.

Hệ thống ERP giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác nhau. Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn.

2. 5 đặc điểm của phần mềm ERP

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất (Integrated Business Operating System). Hợp nhất tức là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
• ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
• Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
• ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

3. Những lợi ích của hệ thống phần mềm ERP

Đối với các doanh nghiệp quy mô ngày càng lớn sẽ có hệ thống nhận sự càng nhiều và sự phức tạp trong công tác quản lý ngày một tăng cao hơn đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có một hệ thống phần mềm quản trị chất lượng và hiệu quả. Phần mềm ERP là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giải quyết mọi vấn đề hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Cụ thể hệ thống phần ERP có những lợi ích sau đây:

• Chuẩn hóa thông tin hành chính nhân sự

Phần mềm ERP có chức năng quản lý nhân sự và tính lương một cách chính xác nhất, giúp cho các doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hợp lý. Ngoài ra phần mềm ERP còn thực hiện các quy trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng lực lượng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót và gian lận trong việc tính công tính lương.

• Thu thập, tiếp cận các thông tin quản trị

Phần mềm ERP hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định quan trọng trong kinh doanh. Nếu không có hệ thống ERP, các cán bộ cấp cao sẽ phải dựa vào những nguồn khác nhau và tìm thấy những số liệu khác nhau để nghiên cứu và hoạch định các chiến lược hiệu quả. Với phần mềm ERP, các doanh nghiệp không cần phải làm những thao tác thủ công này vì hệ thông sẽ luôn cung cấp những con số thực. Hệ thống ERP còn tập trung xử lý các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào cơ sở quản lý dữ liệu chung, điều này giúp các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau dễ dàng.

• Ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng

Trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, các đơn hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận kế toán tài chính xuất hóa đơn. Hệ thông phần mềm ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn.

• Giảm lượng hàng tồn kho

Hệ thống phần mềm ERP có chức năng quản lý kho hàng giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo số lượng hàng tồn, làm tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp hơn.

• Công tác kế toán chính xác hơn

Phân hệ kế toán trong hệ thống phần mềm ERP sẽ giúp các doanh nghiệp giảm được các sai sot mà nhân viên thương mắc phải so với các nghiệp vụ thực hiện theo phương pháp thủ công. ERP có chức năng hỗ trợ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác thông tin của từng tài khoản. Hơn nữa một hệ thống quản lý kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chất lượng hơn.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể hoặc đăng ký tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/