Hồ sơ sản phẩm
Quản lý mã thuốc, hoạt chất, dạng bào chế, hàm lượng, số đăng ký, giấy phép, nhà sản xuất và hồ sơ chất lượng.
Phần mềm ERP quản lý công ty dược phẩm
ERP ngành dược
Phần mềm ERP quản lý công ty dược phẩm
Công ty dược phẩm cần quản lý sản phẩm, số đăng ký, lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản, nhà cung cấp, kho GSP, bán hàng, phân phối, thu hồi và truy xuất. Faceworks thiết kế ERP theo quy trình thực tế để dữ liệu dược phẩm luôn kiểm soát được từ nhập đến xuất.
Quản lý lô, hạn dùng, số đăng kýKho GSP và điều kiện bảo quảnBán hàng, phân phối, công nợTruy xuất, thu hồi, báo cáo tuân thủ
Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể thiết kế phần mềm ERP theo đúng quy trình đó.
99.2%lô truy xuất đủ
42mặt hàng sắp hết hạn
18đơn cần duyệt
Sản phẩm -> lôKho -> phân phốiTruy xuất -> thu hồi
Bài toán tổng thể
ERP dược phẩm phải ưu tiên kiểm soát lô, hạn dùng và tuân thủ
Ngành dược không thể quản lý như hàng hóa thông thường. Mỗi sản phẩm gắn với số đăng ký, hoạt chất, hàm lượng, nhà sản xuất, điều kiện bảo quản, lô, hạn dùng, chứng từ chất lượng và quy định phân phối.
Kho GSP
Theo dõi tồn theo lô, hạn dùng, vị trí, điều kiện bảo quản, cảnh báo FEFO và cảnh báo gần hết hạn.
Truy xuất nguồn gốc
Truy từ nhà cung cấp, phiếu nhập, lô, vị trí kho, đơn xuất, khách hàng đến lịch sử thu hồi.
Bán hàng và phân phối
Quản lý đơn hàng, chính sách giá, khách hàng, kênh phân phối, công nợ và điều kiện bán.
Vấn đề thực tế
Rủi ro lớn nhất là dữ liệu lô và hạn dùng không khớp giữa kho, bán hàng và kế toán
Nếu kinh doanh bán một lô nhưng kho xuất lô khác, hoặc kế toán chỉ nhìn mã hàng mà không nhìn hạn dùng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về chất lượng, thu hồi và tuân thủ.
- Tồn kho theo số lượng nhưng không đủ thông tin lô, hạn dùng, vị trí và điều kiện bảo quản.
- Hàng gần hết hạn không được cảnh báo sớm, dẫn đến phải xả hàng gấp hoặc hủy hàng.
- Hồ sơ sản phẩm, giấy phép, chứng từ COA/CQ nằm rời rạc nên khó kiểm tra khi cần.
- Khi có yêu cầu thu hồi, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để biết lô đã bán cho khách nào.
- Chính sách giá, chiết khấu, công nợ theo kênh phân phối không liên thông với kho và đơn hàng.
Faceworks quản lý dược phẩm theo dữ liệu có thể truy vết
Mỗi giao dịch nhập, chuyển kho, xuất bán, trả hàng hoặc hủy hàng đều gắn với mã sản phẩm, lô, hạn dùng, chứng từ và người thực hiện. Khi cần truy xuất, hệ thống lần ngược được đường đi của lô hàng.
- Kiểm soát FEFO theo hạn dùng.
- Cảnh báo hàng sắp hết hạn, hết giấy phép, thiếu hồ sơ.
- Truy xuất nhanh khi có khiếu nại hoặc thu hồi.
Phân hệ ERP
Các phân hệ cần có trong ERP cho công ty dược phẩm
Faceworks có thể triển khai cho công ty phân phối dược, nhà thuốc chuỗi, đơn vị sản xuất, kho dược hoặc doanh nghiệp nhập khẩu tùy quy trình.
Danh mục dược phẩm
Thông tin hoạt chất, hàm lượng, dạng bào chế, số đăng ký, giấy phép, nhà sản xuất, hồ sơ chất lượng.
Kho dược
Tồn theo lô, hạn dùng, vị trí, nhiệt độ, điều kiện bảo quản, nhập xuất chuyển kho và kiểm kê.
Truy xuất lô
Theo dõi đường đi của lô từ nhập kho, lưu kho, xuất bán, trả hàng, hủy hoặc thu hồi.
Bán hàng
Đơn hàng, chính sách giá, chiết khấu, kênh phân phối, khách hàng và điều kiện bán.
Công nợ, tài chính
Theo dõi hạn mức, công nợ khách hàng, thanh toán, hóa đơn và dòng tiền.
Chất lượng
Quản lý COA/CQ, kiểm nghiệm, cách ly, giải phóng lô, hàng lỗi và khiếu nại chất lượng.
Tuân thủ và hồ sơ
Checklist hồ sơ pháp lý, chứng từ nhập khẩu, số đăng ký, giấy phép và thời hạn hiệu lực.
Dashboard điều hành
Tồn kho theo hạn dùng, doanh số theo kênh, công nợ, cảnh báo tuân thủ và hiệu quả phân phối.
Luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu từ hồ sơ sản phẩm đến truy xuất lô
ERP dược phẩm cần biến mỗi giao dịch kho và bán hàng thành dữ liệu có thể kiểm tra lại khi có thanh tra, khiếu nại hoặc yêu cầu thu hồi.
| Dữ liệu | Cách Faceworks quản lý | Giá trị quản trị |
|---|---|---|
| Hồ sơ sản phẩm | Lưu số đăng ký, nhà sản xuất, hoạt chất, giấy phép, COA/CQ, điều kiện bảo quản | Đảm bảo bán đúng sản phẩm đủ điều kiện |
| Nhập kho | Ghi lô, hạn dùng, chứng từ, kiểm nhận, vị trí, trạng thái cách ly/được bán | Kiểm soát chất lượng ngay từ đầu vào |
| Xuất kho | Áp dụng FEFO, chọn lô, kiểm tra hạn dùng và điều kiện khách hàng | Giảm rủi ro xuất sai lô hoặc hàng gần hết hạn không kiểm soát |
| Trả hàng, thu hồi | Gắn lý do, khách hàng, lô, tình trạng hàng và hướng xử lý | Truy vết nhanh và xử lý có kiểm soát |
| Báo cáo | Tổng hợp tồn, hạn dùng, doanh số, công nợ, lô rủi ro và hồ sơ sắp hết hiệu lực | Giúp điều hành và tuân thủ chủ động hơn |
Rule và cảnh báo
Rule kiểm soát đặc thù dược phẩm
Các rule có thể cấu hình theo chính sách chất lượng, kho và phân phối của từng doanh nghiệp.
- Không cho xuất bán lô chưa được giải phóng chất lượng hoặc đang cách ly.
- Cảnh báo sản phẩm, giấy phép, COA/CQ hoặc số đăng ký sắp hết hiệu lực.
- Ưu tiên FEFO khi xuất kho và cảnh báo nếu người dùng chọn lô hạn xa hơn.
- Cảnh báo hàng sắp hết hạn, hàng dưới tồn an toàn hoặc tồn quá mức theo kênh bán.
- Yêu cầu phê duyệt khi hủy hàng, điều chỉnh tồn, bán vượt hạn mức công nợ hoặc thu hồi lô.
Dashboard realtime
Dashboard cho ban điều hành công ty dược
Dashboard cần thể hiện đồng thời tồn kho, hạn dùng, bán hàng, chất lượng, công nợ và cảnh báo hồ sơ.
- Tồn kho theo lô, hạn dùng, kho, vị trí và nhóm sản phẩm.
- Doanh số theo kênh OTC, ETC, đại lý, khu vực, nhân viên, sản phẩm.
- Danh sách hàng gần hết hạn, giấy phép sắp hết hạn, lô cách ly hoặc lô bị khiếu nại.
- Công nợ khách hàng, hạn mức, đơn chờ duyệt và dòng tiền dự kiến.
Tùy biến Faceworks
Không đóng gói cứng theo một mẫu ERP
Một công ty dược phân phối, một kho nhập khẩu và một chuỗi nhà thuốc có quy trình rất khác nhau. Faceworks khảo sát thực tế rồi thiết kế trường dữ liệu, phân quyền, luồng duyệt và báo cáo phù hợp.
Tùy biến kho GSP
Thiết lập vị trí, vùng nhiệt độ, kiểm kê, FEFO, cảnh báo hạn dùng và trạng thái lô.
Tùy biến quy trình chất lượng
Cấu hình cách ly, kiểm nghiệm, giải phóng lô, khiếu nại, thu hồi và hủy hàng.
Tùy biến bán hàng
Thiết lập kênh bán, chính sách giá, chiết khấu, hạn mức công nợ và điều kiện khách hàng.
Tùy biến báo cáo tuân thủ
Báo cáo theo lô, hạn dùng, giấy phép, chứng từ, khách hàng và đường đi hàng hóa.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
ERP dược phẩm có quản lý lô và hạn dùng không?
Có. Faceworks quản lý tồn kho theo sản phẩm, lô, hạn dùng, vị trí và trạng thái chất lượng.
Có hỗ trợ FEFO không?
Có. Hệ thống có thể ưu tiên xuất hàng theo hạn dùng gần trước và cảnh báo khi chọn lô không phù hợp.
Có truy xuất được lô đã bán cho khách nào không?
Có. Hệ thống truy từ lô nhập đến phiếu xuất, đơn hàng, khách hàng, trả hàng hoặc thu hồi.
Faceworks có tùy biến theo quy trình GSP/GDP của doanh nghiệp không?
Có. Faceworks thiết kế phần mềm theo quy trình thực tế và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Cần ERP dược phẩm kiểm soát được lô, hạn dùng và tuân thủ?
Faceworks có thể cùng doanh nghiệp chuẩn hóa danh mục dược phẩm, kho, bán hàng, chất lượng và truy xuất thành một hệ thống ERP dùng chung.
