Không có dữ liệu thành viên tập trung
Thông tin hộ, diện tích, hợp đồng liên kết, tài khoản nhận tiền, công nợ vật tư và lịch sử giao dịch thường nằm ở nhiều nơi.
Phần mềm ERP quản lý hợp tác xã nông nghiệp
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm ERP quản lý hợp tác xã nông nghiệp
Phần mềm Faceworks giúp hợp tác xã nông nghiệp quản lý thành viên, vùng trồng, mùa vụ, vật tư, nhật ký canh tác, thu mua, sơ chế, truy xuất nguồn gốc, bán hàng và tài chính trên một hệ thống.
Bản chất nghiệp vụ
Hợp tác xã nông nghiệp vận hành khác doanh nghiệp thương mại thông thường. Dữ liệu không chỉ nằm ở kho, đơn hàng và công nợ mà còn nằm ở thành viên, diện tích canh tác, mã vùng trồng, nhật ký chăm sóc, vật tư cấp phát, lịch thu hoạch, chất lượng nông sản và hồ sơ truy xuất.
Khi hợp tác xã mở rộng quy mô, Excel thường không còn đủ. Ban điều hành khó biết từng hộ đang canh tác gì, dùng vật tư nào, sản lượng dự kiến ra sao, lô hàng nào đạt tiêu chuẩn, công nợ vật tư của từng thành viên thế nào và đơn hàng xuất khẩu cần hồ sơ nào.
Faceworks xây dựng ERP theo quy trình thật của hợp tác xã. Mỗi đơn vị có thể khác nhau về cây trồng, mô hình liên kết, cách thu mua, cách chia lợi nhuận, chuẩn VietGAP/GlobalGAP/hữu cơ hoặc yêu cầu truy xuất. Phần mềm được thiết kế để đi theo mô hình đó thay vì áp một mẫu cứng.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với hợp tác xã nông nghiệp, phần mềm chỉ có giá trị khi gom được dữ liệu vận hành thật, kiểm soát ngoại lệ và giúp người quản lý ra quyết định nhanh hơn.
Nhật ký canh tác không đồng nhất
Mỗi hộ ghi theo một kiểu, thiếu ảnh, thiếu thời gian, thiếu vật tư sử dụng, gây khó khi chứng minh quy trình sản xuất an toàn.
Khó dự báo sản lượng
Không gom được diện tích, giống, tuổi cây, lịch xuống giống, tình trạng sinh trưởng và tỷ lệ hao hụt nên kế hoạch bán hàng thiếu chắc chắn.
Thu mua và truy xuất bị đứt đoạn
Nông sản thu từ nhiều hộ, nhiều vùng, nhiều ngày; nếu không gắn mã lô từ đầu, khi đóng gói rất khó truy lại nguồn gốc.
Công nợ vật tư phức tạp
Hợp tác xã có thể ứng phân bón, thuốc, giống, bao bì, dịch vụ kỹ thuật rồi trừ vào tiền thu mua, cần phần mềm theo dõi minh bạch.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý hợp tác xã nông nghiệp
Các phân hệ được thiết kế dạng mở để Faceworks tùy biến theo quy trình, biểu mẫu, vai trò phê duyệt và báo cáo riêng của từng doanh nghiệp.
Thành viên hợp tác xã
Quản lý hồ sơ hộ, người đại diện, diện tích, tài khoản thanh toán, hợp đồng liên kết, lịch sử giao dịch và công nợ.
Vùng trồng – mã số
Quản lý thửa đất, tọa độ, cây trồng, chứng nhận, mã vùng trồng, nhật ký kiểm tra và hồ sơ pháp lý.
Mùa vụ
Theo dõi lịch xuống giống, chăm sóc, phun tưới, bón phân, dự kiến thu hoạch, sản lượng ước tính và rủi ro thời tiết.
Vật tư nông nghiệp
Quản lý giống, phân bón, thuốc, bao bì, công cụ; cấp phát cho hộ và tự động ghi nhận công nợ vật tư.
Nhật ký canh tác
Ghi nhận công việc, vật tư sử dụng, liều lượng, hình ảnh, nhân sự kỹ thuật kiểm tra và trạng thái tuân thủ.
Thu mua
Lập lịch thu mua, cân, phân loại chất lượng, tạp chất, độ ẩm, giá theo hạng và phiếu thanh toán cho thành viên.
Sơ chế – đóng gói
Quản lý rửa, phân loại, sấy, cấp đông, đóng gói, tem QR, hao hụt và chuyển kho thành phẩm.
Truy xuất nguồn gốc
Liên kết từ lô thành phẩm về hộ, vùng trồng, mùa vụ, nhật ký canh tác, vật tư và phiếu thu mua.
Bán hàng
Quản lý đơn hàng, hợp đồng bao tiêu, tiêu chuẩn khách hàng, lịch giao, chứng từ và công nợ phải thu.
Tài chính hợp tác xã
Theo dõi thu chi, công nợ thành viên, công nợ khách hàng, quỹ, chi phí mùa vụ và báo cáo lãi lỗ.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Hợp tác xã cập nhật hồ sơ thành viên, vùng trồng, cây trồng và hợp đồng liên kết đầu vụ.
- 02
Bộ phận kỹ thuật lập kế hoạch mùa vụ, cấp phát vật tư và hướng dẫn nhật ký canh tác cho từng hộ hoặc nhóm hộ.
- 03
Trong quá trình chăm sóc, thành viên hoặc kỹ thuật viên cập nhật nhật ký, hình ảnh, vật tư sử dụng và cảnh báo sâu bệnh.
- 04
Đến kỳ thu hoạch, hệ thống lập lịch thu mua, ghi cân, phân loại, giá mua, công nợ vật tư được khấu trừ theo chính sách.
- 05
Khi sơ chế và bán hàng, mã lô được giữ xuyên suốt để tạo hồ sơ truy xuất nguồn gốc và báo cáo hiệu quả mùa vụ.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
ERP cho hợp tác xã phải bắt đầu từ thành viên và vùng trồng
Nếu chỉ quản lý kho và bán hàng, phần mềm sẽ bỏ sót phần quan trọng nhất của hợp tác xã: dữ liệu sản xuất phân tán ngoài đồng ruộng. Faceworks cho phép quản lý từng hộ, từng thửa, từng mùa vụ và liên kết chúng với thu mua, công nợ, truy xuất.
Quản lý vật tư theo mô hình ứng trước – khấu trừ
Nhiều hợp tác xã không bán vật tư như đại lý mà ứng vật tư cho thành viên để đảm bảo quy trình canh tác. Phần mềm cần ghi nhận vật tư cấp, giá trị công nợ, lịch sử sử dụng và tự động khấu trừ khi thanh toán tiền nông sản.
Truy xuất nguồn gốc không phải chỉ là in QR
QR chỉ là điểm hiển thị. Giá trị thật nằm ở dữ liệu phía sau: hộ sản xuất, vùng trồng, nhật ký, vật tư, thu mua, sơ chế, đóng gói và kiểm nghiệm. Faceworks giúp xây chuỗi dữ liệu này từ đầu thay vì tạo tem sau cùng.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép doanh nghiệp theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy trình càng rõ, phần mềm càng có thể bám sát nghiệp vụ, biểu mẫu, quyền hạn, luồng duyệt và báo cáo thực tế.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết kho, mua hàng, sản xuất hoặc hiện trường, chất lượng, bán hàng, tài chính và dashboard điều hành để giảm nhập liệu lặp, giảm thất lạc chứng từ và tăng khả năng truy xuất.
Câu hỏi thường gặp
Hợp tác xã nhiều loại cây trồng có dùng chung một hệ thống được không?
Có. Faceworks có thể cấu hình quy trình, chỉ tiêu nhật ký, mùa vụ, tiêu chuẩn chất lượng và báo cáo riêng theo từng loại cây trồng.
Thành viên có thể cập nhật nhật ký bằng điện thoại không?
Có thể triển khai giao diện mobile để thành viên hoặc kỹ thuật viên cập nhật công việc, hình ảnh, vật tư và tình trạng vườn ngay tại hiện trường.
Phần mềm có hỗ trợ truy xuất nguồn gốc bằng QR không?
Có. QR có thể liên kết với hồ sơ lô hàng, vùng trồng, mùa vụ, nhật ký canh tác, thu mua và sơ chế theo mức thông tin doanh nghiệp muốn công bố.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình đang vận hành?
Faceworks có thể khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển hệ thống ERP phù hợp với cách doanh nghiệp thật sự làm việc.
