Corporate rate dễ sai
Mỗi doanh nghiệp có bảng giá, điều kiện hủy, hạn mức công nợ, ưu đãi ăn sáng hoặc phòng họp riêng; nếu ghi thủ công rất dễ áp sai giá.
Phần mềm ERP quản lý khách sạn business
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm ERP quản lý khách sạn business
Phần mềm Faceworks giúp khách sạn business quản lý đặt phòng corporate, khách công tác, phòng họp, lễ tân nhanh, buồng phòng, dịch vụ, công nợ doanh nghiệp và báo cáo doanh thu.
Bản chất nghiệp vụ
Khách sạn business phục vụ nhóm khách có nhịp vận hành nhanh: khách công tác, khách doanh nghiệp, đoàn hội thảo, chuyên gia lưu trú dài ngày và khách cần dịch vụ ổn định hơn là trải nghiệm nghỉ dưỡng kéo dài. Vì vậy phần mềm cần tối ưu tốc độ xử lý, độ chính xác công nợ và khả năng phục vụ khách quay lại thường xuyên.
Nghiệp vụ quan trọng của mô hình này là corporate rate, hợp đồng doanh nghiệp, đặt phòng theo đoàn, phòng họp, dịch vụ giặt là, đưa đón, ăn sáng, hóa đơn theo công ty và đối soát công nợ sau lưu trú. Nếu dữ liệu booking, folio, phòng họp và kế toán không nối nhau, khách sạn dễ thất thoát dịch vụ hoặc xuất hóa đơn sai.
Faceworks có thể thiết kế ERP theo quy trình thật của từng khách sạn business: khách lẻ, khách corporate, allotment theo công ty, chính sách thanh toán sau, tách hóa đơn theo nhân viên, phê duyệt giảm giá và báo cáo doanh thu theo doanh nghiệp.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với khách sạn business, ERP phải nối dữ liệu tiền sảnh, dịch vụ, hậu cần và tài chính để vận hành mượt và kiểm soát doanh thu.
Check-in cần rất nhanh
Khách công tác thường đến muộn, rời sớm, cần hóa đơn chuẩn và ít thời gian chờ; mọi dữ liệu phải sẵn trước khi khách đến.
Phòng họp tách khỏi phòng lưu trú
Nếu booking phòng họp, thiết bị, tea-break và setup không liên kết với lưu trú thì khó tính trọn gói và đối soát doanh thu.
Công nợ doanh nghiệp phức tạp
Một công ty có nhiều nhân viên lưu trú, nhiều đợt thanh toán, nhiều hóa đơn tách theo bộ phận hoặc dự án.
Khó chăm sóc khách quay lại
Khách business quay lại nhiều lần nhưng nếu không có lịch sử sở thích, công ty, chức danh và thói quen dịch vụ thì khó cá nhân hóa.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý khách sạn business
Các phân hệ được thiết kế compact, dễ mở rộng và có thể tùy biến theo từng mô hình khách sạn.
Corporate account
Quản lý hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng, người đặt phòng, hạn mức công nợ, bảng giá và điều kiện thanh toán.
PMS đặt phòng
Quản lý booking khách lẻ, khách đoàn, khách công tác, allotment doanh nghiệp, đặt cọc và chính sách hủy.
Check-in nhanh
Chuẩn bị hồ sơ trước ngày đến, scan giấy tờ, phân phòng, ghi chú khách, tách hóa đơn và bàn giao ca.
Phòng họp
Quản lý lịch phòng họp, layout, thiết bị, tea-break, nhân sự phục vụ, báo giá và doanh thu sự kiện nhỏ.
Folio doanh nghiệp
Ghi nhận tiền phòng, ăn sáng, giặt là, minibar, xe đưa đón, phòng họp và phân loại khoản công ty trả/khách tự trả.
Buồng phòng
Cập nhật trạng thái phòng, phòng ưu tiên check-in sớm, dọn nhanh, laundry, minibar và phòng out of order.
Dịch vụ công tác
Theo dõi đưa đón sân bay, giặt là nhanh, in ấn, văn phòng phẩm, ăn sáng mang đi và yêu cầu đặc biệt.
Công nợ – hóa đơn
Đối soát công nợ theo công ty, nhân viên lưu trú, kỳ thanh toán, hóa đơn VAT và khoản không được công ty thanh toán.
Revenue
Theo dõi occupancy, ADR, RevPAR, doanh thu corporate, doanh thu phòng họp và hiệu quả từng công ty.
CRM khách doanh nghiệp
Lưu lịch sử lưu trú, phản hồi, hợp đồng sắp hết hạn, cơ hội upsell và kế hoạch chăm sóc account.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Sales tạo hợp đồng doanh nghiệp, bảng giá, hạn mức công nợ và điều kiện xuất hóa đơn.
- 02
Booking được gắn với corporate account, người đặt phòng, nhân viên lưu trú và chính sách thanh toán.
- 03
Lễ tân chuẩn bị check-in nhanh, phân phòng, xác nhận khoản công ty thanh toán và khoản khách tự trả.
- 04
Dịch vụ phát sinh như phòng họp, giặt là, xe đưa đón được ghi vào folio đúng đối tượng thanh toán.
- 05
Kế toán đối soát công nợ theo công ty, kỳ thanh toán, hóa đơn và báo cáo doanh thu corporate.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Tách rõ khách lưu trú và đơn vị thanh toán
Khách business thường không phải người thanh toán cuối cùng. Phần mềm cần quản lý cả khách ở, người đặt phòng, công ty thanh toán, hạn mức và chính sách được phép ghi công nợ.
Phòng họp là nguồn doanh thu quan trọng
Với khách sạn business, meeting room, tea-break, thiết bị và dịch vụ sự kiện nhỏ cần được quản lý như một luồng nghiệp vụ riêng, nhưng vẫn liên kết với khách lưu trú và hóa đơn.
Báo cáo theo corporate account
Ban quản lý cần biết công ty nào tạo doanh thu tốt, công nợ nào quá hạn, hợp đồng nào sắp hết hạn và doanh nghiệp nào nên được chăm sóc lại.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép khách sạn theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là khách sạn có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo quy trình đó.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ, kho, bảo trì, kế toán và dashboard điều hành để giảm nhập liệu lặp.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý bảng giá riêng cho từng công ty không?
Có. Faceworks có thể cấu hình corporate rate, điều kiện thanh toán, ưu đãi và hạn mức công nợ riêng theo từng doanh nghiệp.
Có tách khoản công ty trả và khách tự trả không?
Có. Folio có thể tách các khoản theo chính sách thanh toán để check-out và xuất hóa đơn chính xác.
Có quản lý phòng họp và tea-break không?
Có. Hệ thống có thể quản lý lịch phòng họp, setup, thiết bị, tea-break, báo giá và doanh thu liên quan.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình khách sạn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển ERP phù hợp với cách khách sạn thật sự vận hành.
