Không lưu được sở thích khách
Thông tin về loại phòng, gối, đồ uống, dị ứng, lịch sử phàn nàn hoặc dịp đặc biệt thường bị thất lạc giữa các ca.
Phần mềm ERP quản lý khách sạn cao cấp
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm ERP quản lý khách sạn cao cấp
Phần mềm Faceworks giúp khách sạn cao cấp quản lý trải nghiệm khách, đặt phòng, lễ tân, buồng phòng chuẩn cao, dịch vụ tích hợp, chất lượng, bảo trì tài sản và doanh thu.
Bản chất nghiệp vụ
Khách sạn cao cấp cạnh tranh bằng trải nghiệm nhất quán. Khách không chỉ cần phòng sạch và thủ tục nhanh, mà còn cần được ghi nhớ sở thích, xử lý yêu cầu đúng hẹn, dịch vụ đồng đều giữa các bộ phận và phản hồi chuyên nghiệp khi có sự cố.
ERP cho khách sạn cao cấp cần kết nối PMS, guest profile, buồng phòng, concierge, F&B, spa, bảo trì, quản lý chất lượng và doanh thu. Nếu các bộ phận vận hành bằng phần mềm rời hoặc ghi chú thủ công, trải nghiệm khách sẽ phụ thuộc vào trí nhớ của từng nhân viên.
Faceworks phát triển hệ thống theo tiêu chuẩn dịch vụ riêng của khách sạn: checklist phòng, SLA yêu cầu, phân cấp xử lý phàn nàn, quy trình ưu đãi, quy trình kiểm tra chất lượng và dashboard cho quản lý vận hành.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với khách sạn cao cấp, ERP phải nối dữ liệu tiền sảnh, dịch vụ, hậu cần và tài chính để vận hành mượt và kiểm soát doanh thu.
Yêu cầu liên bộ phận chậm
Một yêu cầu của khách có thể liên quan lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, nhà hàng; nếu không có SLA, dễ trễ hẹn.
Chất lượng phòng không đồng đều
Checklist dọn phòng, kiểm phòng, minibar, amenity và bảo trì nếu không số hóa sẽ khó kiểm soát tiêu chuẩn.
Khó đo trải nghiệm khách
Khách sạn cần biết lỗi nào lặp lại, bộ phận nào xử lý chậm, khách nào không hài lòng và cơ hội bù đắp nào cần phê duyệt.
Upsell thiếu dữ liệu
Nâng hạng phòng, spa, nhà hàng, late check-out hoặc package nếu không dựa trên lịch sử khách thì thường bỏ lỡ cơ hội.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý khách sạn cao cấp
Các phân hệ được thiết kế compact, dễ mở rộng và có thể tùy biến theo từng mô hình khách sạn.
Guest profile
Lưu sở thích, lịch sử lưu trú, phản hồi, dị ứng, ghi chú chăm sóc, phân hạng khách và cơ hội cá nhân hóa.
Pre-arrival
Chuẩn bị trước ngày đến, phân phòng, ghi chú welcome, yêu cầu đặc biệt, xe đón và checklist theo hạng khách.
PMS
Quản lý đặt phòng, loại phòng, gói dịch vụ, phụ thu, đặt cọc, folio, tách hóa đơn và check-out.
Service request
Ghi nhận yêu cầu khách, giao việc cho bộ phận liên quan, SLA, cảnh báo quá hạn và lịch sử xử lý.
Housekeeping
Checklist dọn phòng, kiểm phòng, minibar, turndown, laundry, lost & found và trạng thái phòng theo thời gian thực.
Quality
Quản lý phàn nàn, nguyên nhân lỗi, phương án xử lý, bồi hoàn, phê duyệt ưu đãi và điểm hài lòng sau xử lý.
Dịch vụ tích hợp
Kết nối nhà hàng, spa, room service, minibar, xe đưa đón, tour và dịch vụ cộng thêm vào hồ sơ khách.
Bảo trì tài sản
Theo dõi thiết bị phòng, nội thất, sự cố, lịch bảo trì, phòng tạm khóa và chi phí sửa chữa.
Revenue & upsell
Theo dõi doanh thu phòng, dịch vụ, upsell, cross-sell, ADR, RevPAR và hiệu quả gói dịch vụ.
Dashboard quản lý
Tổng hợp arrival, VIP, yêu cầu quá hạn, điểm chất lượng, doanh thu và tình trạng phòng.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Trước khi khách đến, hệ thống rà soát hồ sơ khách, sở thích, yêu cầu đặc biệt và cơ hội upsell.
- 02
Lễ tân check-in dựa trên hồ sơ đã chuẩn bị, đồng thời kích hoạt các công việc liên quan cho buồng phòng và dịch vụ.
- 03
Trong thời gian lưu trú, mọi yêu cầu được ghi nhận, giao việc, theo dõi SLA và cập nhật trạng thái cho nhân viên liên quan.
- 04
Nếu có phàn nàn, hệ thống ghi nguyên nhân, người xử lý, phương án bồi hoàn và phê duyệt quản lý.
- 05
Sau lưu trú, dữ liệu phản hồi và chi tiêu được đưa vào guest profile để phục vụ chăm sóc và chiến dịch quay lại.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Trải nghiệm khách phải được vận hành bằng quy trình
Dịch vụ cao cấp không thể chỉ dựa vào nhân viên giỏi. Hệ thống cần biến tiêu chuẩn phục vụ thành checklist, SLA, phân quyền và báo cáo để chất lượng ổn định khi quy mô tăng.
Guest profile là tài sản dữ liệu
Mỗi lần khách lưu trú tạo thêm dữ liệu về sở thích, chi tiêu, phản hồi và cơ hội chăm sóc. Faceworks giúp dữ liệu này được dùng đúng nơi, đúng quyền và đúng mục đích.
Chất lượng gắn với hành động sửa lỗi
Báo cáo phàn nàn chỉ có giá trị khi đi kèm người chịu trách nhiệm, thời hạn xử lý, nguyên nhân gốc và biện pháp phòng ngừa lỗi lặp lại.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép khách sạn theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là khách sạn có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo quy trình đó.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ, kho, bảo trì, kế toán và dashboard điều hành để giảm nhập liệu lặp.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý guest profile và sở thích khách không?
Có. Hệ thống có thể lưu sở thích, lịch sử lưu trú, chi tiêu, phàn nàn và ghi chú chăm sóc khách.
Có theo dõi chất lượng dịch vụ không?
Có. Faceworks có thể theo dõi yêu cầu, SLA, phàn nàn, bồi hoàn, điểm hài lòng và lỗi lặp lại.
Có dùng được cho khách sạn cao cấp có nhiều dịch vụ không?
Có. Hệ thống có thể kết nối nhà hàng, spa, minibar, room service, xe đưa đón và các điểm doanh thu khác.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình khách sạn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển ERP phù hợp với cách khách sạn thật sự vận hành.
