Biến động theo chuyến bay
Delay hoặc hủy chuyến tạo nhu cầu phòng đột ngột, nếu không cập nhật nhanh sẽ thiếu phòng sạch, thiếu xe hoặc thiếu suất ăn.
Phần mềm ERP quản lý khách sạn sân bay
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm ERP quản lý khách sạn sân bay
Phần mềm Faceworks giúp khách sạn sân bay quản lý khách transit, crew, đặt phòng theo chuyến bay, shuttle, check-in nhanh, buồng phòng, dịch vụ ngắn giờ, công nợ hãng bay và báo cáo vận hành.
Bản chất nghiệp vụ
Khách sạn sân bay vận hành theo nhịp chuyến bay chứ không chỉ theo ngày lưu trú. Lượng khách có thể tăng đột biến khi chuyến bay delay, hủy chuyến, nối chuyến dài giờ hoặc khi có đoàn phi hành đoàn đến cùng lúc.
Nghiệp vụ của mô hình này cần quản lý booking ngắn giờ, day-use, crew allotment, xe shuttle, check-in nhanh, hành lý, ăn theo suất, wake-up call, hóa đơn cho hãng bay và công nợ đại lý. Nếu thiếu dữ liệu thời gian thực, lễ tân và buồng phòng rất dễ quá tải.
Faceworks có thể thiết kế ERP theo quy trình riêng của khách sạn sân bay: kết nối lịch chuyến bay, phân phòng crew, chính sách giá theo giờ, dịch vụ shuttle, bữa ăn theo đoàn và đối soát công nợ với hãng hàng không hoặc công ty lữ hành.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với khách sạn sân bay, phần mềm cần đi theo quy trình vận hành thật, kiểm soát điểm nghẽn và nối dữ liệu từ hiện trường đến báo cáo.
Crew allotment khó đối soát
Phi hành đoàn có danh sách thay đổi, giờ đến sát nhau, chính sách thanh toán riêng và nhiều khoản hãng bay chi trả.
Check-in cần cực nhanh
Khách transit thường mệt và ít thời gian, lễ tân phải có hồ sơ, phòng, shuttle và wake-up call sẵn sàng.
Dịch vụ ngắn giờ dễ thất thoát
Day-use, shower, lounge, suất ăn, xe đưa đón và phụ thu giờ nếu ghi tay sẽ dễ sai khi thanh toán.
Buồng phòng xoay vòng nhanh
Phòng dùng ngắn giờ cần dọn nhanh, kiểm nhanh và release kịp để bán tiếp trong cùng ngày.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý khách sạn sân bay
Faceworks thiết kế các phân hệ theo luồng nghiệp vụ riêng, có thể mở rộng theo quy mô và đặc thù từng doanh nghiệp.
Flight schedule
Theo dõi chuyến bay, giờ đến/đi, delay, hủy chuyến và ảnh hưởng đến booking khách sạn.
Crew management
Quản lý danh sách phi hành đoàn, allotment, phân phòng, chính sách thanh toán và bàn giao ca.
Transit booking
Quản lý khách nối chuyến, day-use, short stay, đặt phòng theo giờ, đặt cọc và chính sách gia hạn.
Quick check-in
Chuẩn bị hồ sơ trước, scan giấy tờ, phân phòng nhanh, wake-up call và yêu cầu đặc biệt.
Shuttle
Điều phối xe sân bay, lịch tài xế, số khách, hành lý, chuyến bay liên quan và chi phí.
Housekeeping fast turn
Quản lý phòng cần dọn nhanh, phòng day-use, minibar, lost & found và release phòng theo ưu tiên.
F&B theo suất
Quản lý suất ăn crew, buffet, packed meal, room service, định mức và post về folio hoặc hãng bay.
Folio & billing
Tách khoản khách trả, hãng bay trả, đại lý trả, phụ thu giờ và dịch vụ phát sinh.
Công nợ hãng bay
Đối soát booking, danh sách crew, voucher, hóa đơn, kỳ thanh toán và khoản tranh chấp.
Dashboard sân bay
Theo dõi arrival, departure, phòng sạch, shuttle, đoàn crew, công suất và doanh thu theo khung giờ.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Hệ thống tiếp nhận booking theo chuyến bay, đoàn crew hoặc khách transit, đồng thời kiểm tra tồn phòng và giờ sử dụng.
- 02
Trước giờ khách đến, lễ tân chuẩn bị hồ sơ, phân phòng, lịch shuttle, wake-up call và suất ăn nếu có.
- 03
Khi có delay hoặc hủy chuyến, hệ thống cập nhật nhu cầu phòng, cảnh báo buồng phòng và điều phối xe.
- 04
Trong lưu trú ngắn giờ, dịch vụ phát sinh được ghi vào folio đúng đối tượng thanh toán.
- 05
Kế toán đối soát với hãng bay, đại lý hoặc khách lẻ theo voucher, danh sách khách và hóa đơn.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Vận hành theo giờ thay vì chỉ theo đêm
Khách sạn sân bay cần quản lý phòng theo slot giờ, early check-in, late check-out, day-use và short stay. ERP phải hỗ trợ xoay vòng phòng nhanh trong cùng ngày.
Crew billing cần dữ liệu chặt
Một đoàn crew có thể phát sinh nhiều phòng, suất ăn, shuttle và phụ thu. Faceworks giúp gắn dữ liệu theo hãng bay, chuyến bay, voucher và kỳ đối soát.
Delay là tình huống vận hành trọng yếu
Khi chuyến bay delay, nhu cầu phòng và xe có thể thay đổi ngay. Dashboard giúp quản lý nhìn được phòng sạch, xe khả dụng, nhân sự và suất ăn cần chuẩn bị.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép doanh nghiệp theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo quy trình đó.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết kinh doanh, vận hành, kho, chất lượng, tài chính và dashboard để giảm nhập liệu lặp và tăng khả năng kiểm soát.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý khách lưu trú theo giờ không?
Có. Faceworks có thể cấu hình day-use, short stay, early check-in, late check-out và giá theo khung giờ.
Có quản lý đoàn phi hành đoàn không?
Có. Hệ thống có thể quản lý danh sách crew, allotment, phân phòng, suất ăn, shuttle và công nợ hãng bay.
Có đối soát công nợ với hãng hàng không không?
Có. Dữ liệu booking, voucher, danh sách khách và dịch vụ phát sinh có thể dùng để đối soát theo kỳ.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình?
Faceworks có thể khảo sát, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển ERP phù hợp với cách doanh nghiệp thật sự vận hành.
