Đặt phòng phân tán
Booking từ OTA, sales, đại lý, website, walk-in và đoàn thường nằm ở nhiều nơi, dễ overbooking hoặc bỏ sót điều kiện thanh toán.
Phần mềm ERP quản lý khách sạn
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm ERP quản lý khách sạn
Phần mềm Faceworks giúp khách sạn quản lý đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, giá phòng, dịch vụ, nhà hàng, kho, bảo trì, doanh thu, công nợ và báo cáo điều hành trên một hệ thống.
Bản chất nghiệp vụ
Khách sạn là mô hình vận hành theo thời gian thực. Một booking thay đổi, một phòng chưa dọn, một yêu cầu phát sinh, một khoản minibar thiếu ghi nhận hoặc một giá phòng cập nhật chậm đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm khách.
Phần mềm ERP cho khách sạn không chỉ là màn hình đặt phòng. Hệ thống phải kết nối lễ tân, đặt phòng, buồng phòng, nhà hàng, spa, minibar, kho, mua hàng, bảo trì, kế toán, công nợ đại lý và báo cáo quản trị để ban điều hành nhìn được toàn bộ hoạt động.
Faceworks phát triển phần mềm theo quy trình riêng của từng khách sạn. Khách sạn có thể vận hành theo mô hình độc lập, chuỗi, resort, business hotel hoặc khách sạn có F&B lớn; miễn là có quy trình rõ, Faceworks có thể số hóa quy trình đó thành hệ thống quản lý phù hợp.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với khách sạn, hệ thống phải phục vụ vận hành tức thời, giảm thất thoát doanh thu và giúp quản lý nhìn thấy chất lượng dịch vụ qua dữ liệu.
Lễ tân thiếu dữ liệu tức thời
Trạng thái phòng, yêu cầu khách, đặt cọc, hồ sơ khách, phụ thu và dịch vụ phát sinh không cập nhật đủ nhanh cho ca sau.
Buồng phòng không đồng bộ
Phòng dirty, clean, inspected, out of order, mất đồ, minibar và laundry nếu ghi tay sẽ làm chậm check-in và tăng lỗi đối soát.
Doanh thu khó kiểm soát
Giá phòng thay đổi theo ngày, kênh bán, loại khách, đoàn, voucher, khuyến mãi và phụ thu nên báo cáo RevPAR/ADR dễ sai nếu dữ liệu rời rạc.
Dịch vụ ngoài phòng bị thất thoát
Nhà hàng, spa, giặt là, xe đưa đón, minibar và dịch vụ khác nếu không post về folio kịp thời sẽ thiếu doanh thu khi check-out.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý khách sạn
Faceworks thiết kế các phân hệ theo quy trình, vai trò, biểu mẫu, phân quyền và báo cáo riêng của từng mô hình khách sạn.
PMS đặt phòng
Quản lý booking, allotment, giá theo kênh, đặt cọc, chính sách hủy, đoàn và lịch phòng theo thời gian thực.
Lễ tân
Check-in, đổi phòng, gia hạn, tách/gộp folio, phụ thu, đặt cọc, check-out và bàn giao ca.
Buồng phòng
Trạng thái phòng, lịch dọn, kiểm phòng, minibar, lost & found, laundry và cảnh báo phòng cần ưu tiên.
Rate & revenue
Quản lý bảng giá, mùa vụ, ngày cao điểm, corporate rate, package, ưu đãi và chỉ số ADR, RevPAR, occupancy.
Dịch vụ khách sạn
Ghi nhận dịch vụ spa, nhà hàng, minibar, giặt là, xe đưa đón, tour và tự động đưa về hóa đơn khách.
F&B
Quản lý nhà hàng, order, bếp, định mức món, nguyên liệu, hóa đơn phòng và đối soát doanh thu.
Kho – mua hàng
Theo dõi tồn linen, amenity, thực phẩm, đồ uống, vật tư kỹ thuật, đề xuất mua và cấp phát theo bộ phận.
Bảo trì
Quản lý yêu cầu sửa chữa, phòng out of order, lịch bảo trì thiết bị, nghiệm thu và chi phí sửa chữa.
Kế toán – công nợ
Theo dõi thu chi, công nợ OTA/đại lý/corporate, hóa đơn, tiền đặt cọc, doanh thu theo bộ phận.
Dashboard điều hành
Theo dõi công suất, doanh thu, phòng trống, booking forecast, dịch vụ phát sinh và hiệu quả từng kênh bán.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Booking được ghi nhận từ các kênh bán, kiểm tra tồn phòng, chính sách giá, đặt cọc và điều kiện hủy.
- 02
Trước ngày đến, lễ tân chuẩn bị hồ sơ khách, phân phòng, yêu cầu đặc biệt và cảnh báo thanh toán.
- 03
Trong thời gian lưu trú, mọi dịch vụ phát sinh được ghi về folio để hạn chế thất thoát khi khách trả phòng.
- 04
Buồng phòng cập nhật trạng thái dọn phòng, kiểm phòng, minibar và vấn đề kỹ thuật theo thời gian thực.
- 05
Khi check-out, hệ thống đối soát tiền phòng, dịch vụ, đặt cọc, công nợ và phát hành chứng từ cho khách.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Trung tâm dữ liệu là folio của khách
Mọi giao dịch trong thời gian lưu trú cần tập trung vào folio: tiền phòng, dịch vụ, phụ thu, giảm giá, đặt cọc, chuyển phòng, tách hóa đơn và công nợ. Khi folio rõ, check-out nhanh và đối soát doanh thu chính xác hơn.
Kết nối vận hành tiền sảnh và hậu cần
Lễ tân cần biết phòng nào đã dọn, kỹ thuật cần biết phòng nào đang lỗi, buồng phòng cần biết phòng nào khách sắp đến. ERP giúp các bộ phận phối hợp trên cùng một trạng thái dữ liệu thay vì gọi điện liên tục.
Quản trị doanh thu theo nhiều chiều
Ban điều hành không chỉ cần tổng doanh thu mà cần xem theo loại phòng, kênh bán, nguồn khách, mùa vụ, gói dịch vụ, đại lý, đoàn và bộ phận phát sinh. Đây là nền tảng để tối ưu giá và kiểm soát lợi nhuận.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép khách sạn theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Khách sạn có quy trình càng rõ, phần mềm càng có thể bám sát cách vận hành thật.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ, kho, bảo trì, kế toán và dashboard để giảm nhập liệu lặp và tăng tốc điều hành.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có thay thế PMS khách sạn không?
Có thể triển khai như một PMS đầy đủ hoặc kết nối với PMS hiện có tùy nhu cầu của khách sạn.
Có quản lý được nhiều cơ sở hoặc chuỗi khách sạn không?
Có. Faceworks có thể cấu hình nhiều cơ sở, nhiều bảng giá, phân quyền theo chi nhánh và báo cáo hợp nhất.
Có kết nối nhà hàng, spa và minibar vào hóa đơn phòng không?
Có. Các dịch vụ phát sinh có thể được ghi về folio khách để đối soát khi check-out.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình khách sạn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển hệ thống ERP phù hợp với cách khách sạn thật sự vận hành.
